มีบางสิ่งที่คุณสามารถสื่อสารกับบุคคลอื่นในสถานที่ที่คุณทำงานโดยใช้การกระจายบันทึกช่วยจำ บันทึกมักจะสื่อสารสิ่งที่สำคัญกับเพื่อนร่วมงานและมักจะแจกจ่ายให้กับบุคคลภายใน บริษัท อย่างน้อยหนึ่งคน นอกจากนี้ยังสามารถใช้บันทึกช่วยจำให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับบางสิ่งที่เร่งด่วนเช่นไฟล์ที่สูญหาย ไฟล์ที่สูญหายสามารถส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจและพนักงานควรได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับปัญหาและวิธีการที่พวกเขาสามารถช่วยเหลือโดยเร็วที่สุด
ทำส่วนหัวให้กับบันทึกช่วยจำเกี่ยวกับไฟล์ที่หายไป ซึ่งรวมถึงบรรทัดสำหรับวันที่เรื่องที่บันทึกคือใครและมาจากใคร บรรทัดเหล่านี้มีป้ายกำกับว่า "วันที่" "หัวเรื่อง" "ถึง" และ "จาก" อย่างน้อยที่สุดหัวเรื่องควรพูดว่า "ไฟล์ที่สูญหาย" แต่ยังสามารถอธิบายว่าไฟล์ใดหายไป
อธิบายปัญหาสั้น ๆ ในวรรคแรกใต้หัวข้อ สิ่งนี้ควรรวมไฟล์ที่สูญหายอย่างแน่นอนเช่นไฟล์สำหรับไคลเอนต์หรือโครงการเฉพาะ นอกจากนี้ยังสามารถรวมถึงวิธีที่คุณเชื่อว่าไฟล์หายไปซึ่งอาจเป็นที่ใดและมีความเร่งด่วนเพียงใดในการค้นหาไฟล์
อธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาในหัวข้อถัดไป รับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์ที่สูญหาย ณ จุดนี้ คุณอาจให้รายละเอียดเกี่ยวกับไคลเอนต์หรือฉายไฟล์สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานอาจค้นหาไฟล์ ณ จุดนี้ให้ระบุวันที่ที่ไฟล์จะต้องพบ
บอกให้ผู้รับทราบถึงสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำในส่วนสุดท้าย นี่ควรเป็นรายการการกระทำเฉพาะเช่นการค้นหาในฐานข้อมูล X หรือผ่านไฟล์ส่วนบุคคลทั้งหมดของคุณในกรณีที่คุณบันทึกไฟล์ที่สูญหายในคอมพิวเตอร์ของ บริษัท หรือแฟลชไดรฟ์ ทำซ้ำวันที่จะต้องพบไฟล์
พิสูจน์อักษรบันทึก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้รวมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใด ๆ เกี่ยวกับไฟล์ที่ไม่ควรมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุความสำคัญของการค้นหาไฟล์ที่สูญหายอย่างชัดเจน
