เจ้าของธุรกิจจะต้องได้รับเงินเพื่ออยู่ในธุรกิจ แต่ธุรกิจประเภทต่างๆขอการชำระเงินด้วยวิธีต่างๆ การปิดการขายมักกระทำด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์ ผู้ให้บริการมักจะส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์หรืออีเมล โดยไม่คำนึงถึงสื่อการขอชำระเงินอย่างสุภาพช่วยเพิ่มยอดขายและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
การปิดกระบวนการขายทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเอง
ตัวแทนขายมักจะขายสินค้าด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์ ข้อตกลงการขายบางรายการใช้เวลานานกว่าข้อเสนออื่น ๆ ตัวอย่างเช่นการขายประกันชีวิตต้องการคำอธิบายมากกว่าซื้อรองเท้า
การเริ่มต้นด้วยความสุภาพเริ่มจากการต้อนรับลูกค้าและขอบคุณพวกเขาสำหรับเวลาของพวกเขา ใช้เทคนิคการฟังที่ใช้งานและตอบคำถามในภาษาที่เข้าใจง่าย หากกระบวนการทั้งหมดเป็นไปอย่างสุภาพการขอชำระเงินจะเป็นไปตามธรรมชาติ ตัวอย่างเช่น "คุณต้องการชำระด้วยเงินสดหรือบัตรเครดิตหรือไม่" เป็นวิธีทั่วไปในการขอชำระเงิน สิ่งนี้ให้ตัวเลือกผู้ซื้อและไม่ได้บังคับ ถาม "คุณต้องการจ่ายอย่างไร" เป็นอีกวิธีหนึ่งในการขอเงิน แต่ก็ยังถือว่าสุภาพตราบใดที่ทำด้วยน้ำเสียงเป็นมิตร
สรุปโดยเสมอขอบคุณลูกค้าของคุณสำหรับธุรกิจของพวกเขาแล้วถามว่า "มีอะไรอีกที่ฉันสามารถทำเพื่อคุณ?" สิ่งนี้ชี้ให้เห็นว่าการช่วยเหลือลูกค้ามีความสำคัญต่อคุณ
คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการชำระเงิน
หลาย บริษัท เรียกเก็บเงินจากลูกค้าหลังจากมีการจัดหาสินค้าหรืองานเสร็จแล้วรอการชำระเงินที่คาดว่าจะเรียกลูกหนี้ ธุรกิจต้องเผชิญกับการสูญเสียลูกหนี้ 20 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ให้กับ บริษัท ตัวแทนจัดเก็บหากลูกค้าไม่ชำระเงินตรงเวลาดังนั้นการขอการชำระเงินอย่างสุภาพช่วยหลีกเลี่ยงปัญหานี้
น้ำเสียงเป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อขอเงินทั้งในอีเมลหรือในการเขียนเชิงธุรกิจแบบดั้งเดิม โปรดทราบว่าผู้อ่านไม่ได้ตีความคำศัพท์ของคุณเสมอไป การโต้ตอบที่สุภาพขอบคุณลูกค้าสำหรับธุรกิจของพวกเขาและใช้วลีเกริ่นนำเช่น "ฉันหวังว่าทุกอย่างจะดี" ด้วยใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระคำขอการชำระเงินจะแข็งแกร่งขึ้นและเป็นมิตรน้อยลง แต่ยังคงสุภาพ
คำขอเริ่มต้น: จดหมายเริ่มต้นยืนยันว่าได้รับใบแจ้งหนี้และถามว่ามีคำถามใด ๆ หรือไม่ นี่จะถูกส่งประมาณหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่การชำระเงินจะเกินกำหนด ทำให้มันสั้นและให้ข้อมูลแจ้งเตือนลูกค้าว่าการชำระเงินจะมาถึงและคุณหวังว่าจะได้ให้บริการพวกเขาในอนาคต
จดหมายฉบับที่สองจะถูกส่งในวันที่กำหนด การวางคำขอเป็น "เตือนว่า ครบจำนวนใบแจ้งหนี้ ครบกำหนดแล้ว" ชี้ให้เห็นว่าการชำระเงินไม่ใช่การกำกับดูแลหรือการชำระเงินอาจเกิดขึ้นในจดหมาย ระบุข้อมูลใบแจ้งหนี้และวันครบกำหนดพร้อมตัวเลือกสำหรับการชำระเงิน แสดงความพร้อมและข้อเสนอของคุณเพื่อตอบคำถามที่อาจเกิดขึ้น
คำขอครบกำหนด: จดหมายที่ครบกำหนดชำระจะถูกส่งไปที่ไหนก็ได้ตั้งแต่หนึ่งสัปดาห์ถึง 90 วันหลังจากวันที่ครบกำหนด เก็บคำขอสำหรับการชำระเงินที่สุภาพโดยอ้างอิงใบแจ้งหนี้และโปรดทราบว่ายังไม่ได้รับการชำระเงิน ณ วันที่ติดต่อทางจดหมาย ขอให้ลูกค้าตรวจสอบบันทึกของตนเอง วิธีการนี้จะขจัดการเผชิญหน้าโดยให้โอกาสแก่ลูกค้าในการหาข้อแก้ตัวเช่น "โอ้ฉันคิดว่าผู้ทำบัญชีของฉันส่งไปแล้ว" ปิดตัวอักษรด้วย "ขอบคุณ" หรือ "ความนับถือ" เพื่อให้เสียงที่สุภาพและเป็นมิตร แนบสำเนาใบแจ้งหนี้พร้อมจดหมายแต่ละฉบับ
ตัวอักษรที่ตามมาจะเข้มงวดมากขึ้นเพราะลูกค้ายังไม่ได้แก้ไขปัญหา ตัวอักษรเหล่านี้ยังคงใช้เทคนิคหลายตัวของตัวอักษรก่อนหน้านี้ แต่ตัวอักษรก่อนเก็บต้องทราบว่าจะดำเนินการต่อไปหากไม่ได้รับการชำระเงิน
