วิธีการเปลี่ยนแปลงคู่มือพนักงาน

คู่มือพนักงานให้ข้อมูลที่มีค่าแก่พนักงานใหม่และพนักงานที่จัดตั้งขึ้นแล้ว ช่วยให้พนักงานทุกคนเป็นแหล่งอ้างอิงสำหรับนโยบายและกฎของ บริษัท แม้ว่าอาจมีการมอบให้พนักงานใหม่ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการปฐมนิเทศ (แนะนำ บริษัท และความคาดหวังของ บริษัท) แต่อาจมีการเปลี่ยนแปลงนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่จำเป็นต้องบันทึกไว้ในคู่มือ การอัพเดตคู่มือพนักงานเป็นบทบาทสำคัญสำหรับทรัพยากรมนุษย์หรือผู้จัดการและหัวหน้างาน เนื่องจากคู่มือเล่มนี้เป็นเครื่องมือสำคัญกระบวนการจึงควรได้รับการพัฒนาเพื่อกำหนดวิธีการเปลี่ยนแปลง

กำหนดว่าควรทำการเปลี่ยนแปลงอะไรกับคู่มือและทำไม ตรวจสอบกับสมาคมการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (SHRM) เพื่อดูว่ามีกฎหมายของรัฐบาลกลางหรือกฎหมายของรัฐที่มีผลกระทบต่อพนักงานหรือไม่ อาจมีการเปลี่ยนแปลงในด้านสุขภาพหรือผลประโยชน์ตอบแทนที่ บริษัท มอบให้หรืออาจมีเหตุการณ์สำคัญเช่นภัยคุกคามทางกายหรือปัญหาการล่วงละเมิดทางเพศเกิดขึ้น สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มไว้ในคู่มือ

เขียนคู่มือเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่นอาจเป็นการดีที่จะไม่ใช้ศัพท์แสงทางกฎหมายที่ซับซ้อนจำนวนมากซึ่งอาจสร้างความสับสนแทนที่จะเป็นประโยชน์ หลีกเลี่ยงวลีที่ขัดแย้งเช่น "พนักงานประจำ" หรือคำใด ๆ ที่อาจบ่งบอกถึงข้อตกลงตามสัญญา ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎเก่าไม่เหมาะสมถูกลบและวางกฎใหม่อย่างเหมาะสม

ขอคำแนะนำทางกฎหมายจากทนายความ บริษัท หรือนิติบุคคลอื่น ๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง มันเป็นสิ่งสำคัญที่วัสดุทั้งหมดที่แจกจ่ายให้กับพนักงานจะได้รับการตรวจสอบสำหรับการฟ้องร้องในอนาคตที่เป็นไปได้ สิ่งใดก็ตามที่รวมอยู่ในหนังสือคู่มืออาจถูกพิจารณาว่าเป็นคำที่เป็นลายลักษณ์อักษรของนายจ้าง บริษัท อาจได้รับการบริการอย่างดีเพื่อให้มีการตรวจสอบคู่มือล่วงหน้าก่อนจำหน่าย

กำหนดการสื่อสารของการเปลี่ยนแปลงคู่มือ พนักงานจำเป็นต้องรู้ว่านโยบายหรือกระบวนการใหม่ได้รับการพัฒนาและรวมอยู่ในคู่มือฉบับปรับปรุง บริษัท บางแห่งอาจมีการประชุมกับพนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและให้โอกาสสำหรับพนักงานที่จะถามคำถาม บริษัท อื่น ๆ อาจส่งบันทึกช่วยจำให้กับพนักงานหากมีคู่มืออยู่ในระบบออนไลน์ มันอาจเป็นความคิดที่ดีที่จะให้พนักงานลงนามในแบบฟอร์มยอมรับว่าพวกเขาได้รับคู่มือเล่มใหม่และวางไว้ในไฟล์บุคลากร