วิธีเขียนคู่มือการปฐมนิเทศพนักงาน

มีอะไรที่ทำให้สับสนมากกว่าการเดินเข้าไปในออฟฟิศใหม่ในวันแรกของการทำงานและไม่มีเงื่อนงำอะไรที่คุณควรจะทำน้อยกว่าที่จะหาห้องน้ำ? ด้วยการวางแผนเพียงเล็กน้อย (และความทรงจำที่ยาวนานของสิ่งที่เป็นเหมือนมือใหม่) คุณสามารถออกแบบคู่มือการปฐมนิเทศพนักงานที่จะทำให้คนที่มาเป็นคนแรกรู้สึกเหมือนอยู่บ้าน

ระบุวัตถุประสงค์และขอบเขตของคู่มือ มันคือการเดินหน้าใหม่ผ่านกระบวนการทีละขั้นตอนของการปฏิบัติงานที่เฉพาะเจาะจง? มันจะแนะนำให้เธอรู้จักกับประวัติศาสตร์และนโยบายขององค์กร, กฎของพฤติกรรมที่เหมาะสมและรูปแบบมาตรฐานและขั้นตอนตามการเข้าร่วมประชุม, วันหยุดพักผ่อนและลาป่วย? หรือเป็นการรวมกันของทั้งคู่?

สรุปรายการหัวข้อที่จะครอบคลุมในคู่มือและพิจารณาว่าคุณต้องการเขียนคู่มือทั้งหมดด้วยตัวเองหรือมอบหมายส่วนของมันให้กับบุคลากรที่มีความรู้ การตัดสินใจครั้งนี้จะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของงานรวมถึงความถี่ที่ต้องมีการปรับปรุงคู่มือเพื่อให้ทันกับการเติบโตของ บริษัท และการเปิดตัวเทคโนโลยีใหม่

รวบรวมและถ่ายสำเนาเอกสารที่มีอยู่เพื่อรวมไว้ในคู่มือ เหล่านี้จะรวมถึงรายการต่าง ๆ เช่นรายละเอียดงานสำหรับตำแหน่งของพนักงานใหม่, แบบฟอร์มมาตรฐาน, พันธกิจของ บริษัท และ / หรือรายงานประจำปีล่าสุด, แผนผังองค์กร, แผนสำนักงาน, รายชื่อพนักงานพร้อมชื่อและโทรศัพท์สำนักงานของพวกเขา ตัวเลขนโยบายการล่วงละเมิดทางเพศและสำเนาของจดหมายข่าว บริษัท ล่าสุด

กำหนดหัวข้อที่ต้องเขียนตั้งแต่เริ่มต้น ตัวอย่างเช่นพนักงานที่ไม่เพียง แต่ใหม่สำหรับ บริษัท แต่ยังใหม่กับเมืองอาจชื่นชมรายชื่อร้านอาหารร้านค้าและที่ทำการไปรษณีย์ในบริเวณใกล้เคียง หากมีประเพณีที่ไม่ได้เขียนไว้ซึ่งจะน่าสนใจสำหรับผู้มาใหม่ที่จะรู้ว่านี่จะเป็นสถานที่ที่ดีที่จะพูดถึงพวกเขา ตัวอย่างเช่นอาจมีการจัดเครื่องว่างเดือนละครั้งเพื่อฉลองวันเกิดหรืออาจจะมีชั้นเรียนโยคะในสถานที่ที่พบกันทุกวันศุกร์ในช่วงเวลาอาหารกลางวัน

ขอคำแนะนำจากพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างล่าสุดของคุณ ถามพวกเขาว่าสื่อประเภทไหนจะมีประโยชน์ในวันแรกของพวกเขาและพวกเขาไปหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างไร

รวมจดหมายต้อนรับจากหัวหน้างานของพนักงานหรือแม้แต่ประธาน บริษัท จดหมายฉบับนี้ควรสนับสนุนให้ผู้รับมีส่วนร่วมในการคิดสำหรับคู่มือหากเขาเห็นวิธีที่เนื้อหาสามารถปรับปรุงและ / หรือขยาย

สะกดกฎของสิ่งที่ถือเป็นพฤติกรรมสำนักงานที่เหมาะสม คุณอาจต้องการรวมถึงข้อห้ามเช่นในการใช้โทรศัพท์ในสำนักงานสำหรับการโทรส่วนตัวท่องอินเทอร์เน็ตส่งอีเมลภายนอกหรือขับรถของ บริษัท เพื่อทำธุระ หากโต๊ะทำงานหรือสำนักงานของพนักงานอยู่ในสายตาที่ชัดเจนของลูกค้าและผู้มาเยี่ยมชม บริษัท คุณจะต้องกำหนดกฎไว้ก่อนเช่นงานศิลปะต้นไม้รายการโต๊ะทำงานภาพถ่ายวิทยุ ฯลฯ

กำหนดรหัสชุด บริษัท คืออะไร

จัดระเบียบวัสดุทั้งหมดในเครื่องผูก 3 แหวนที่สามารถมอบให้กับพนักงานในวันแรกของการทำงาน

สรรหาคู่ตาพิเศษเพื่อพิสูจน์เนื้อหาอย่างละเอียด

รวมแผ่นการลงชื่อออกสำหรับพนักงานเพื่อรับทราบว่าเธอได้รับคู่มือการปฐมนิเทศและเธอจะรับผิดชอบในการตรวจสอบวัสดุทั้งหมดภายใน

เคล็ดลับ

• เนื่องจากคู่มือการปฐมนิเทศพนักงานถือเป็นงานที่กำลังดำเนินการอยู่คุณอาจต้องการพิจารณาจัดทำเวอร์ชันออนไลน์ที่พนักงานทุกคนจะสามารถเข้าถึงได้และหากจำเป็นต้องรีเฟรชความทรงจำเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท หากใช้งานได้จริงให้พนักงานทุกคนในองค์กรของคุณจัดทำคู่มือโต๊ะทำงานแต่ละตัวที่ตอบรับความรับผิดชอบทั้งหมด สิ่งนี้ไม่เพียงแนะนำให้มีในมือเป็นเครื่องมือการฝึกอบรมที่ช่วยประหยัดเวลาหาก / เมื่อพวกเขาแจ้งให้ทราบ แต่ยังช่วยให้บุคลากรชั่วคราวสามารถกรอกข้อมูลได้อย่างง่ายดายหากพนักงานไปในช่วงวันหยุดยาวหรือลาป่วย

การเตือน

อย่าเว้นขั้นตอนสำคัญจากคำอธิบายวิธีปฏิบัติงาน แม้แต่เรื่องที่เรียบง่ายเพียงบอกพวกเขาว่าปุ่ม "เปิด" ตั้งอยู่บนชิ้นส่วนของเครื่องจักรหรือในลิ้นชักเก็บเอกสารบางอย่างจะได้รับการชื่นชมอย่างมากจากผู้ใช้ใหม่