การควบคุมภายในคือนโยบายและกระบวนการที่ บริษัท ใช้เพื่อช่วยป้องกันข้อผิดพลาดและการฉ้อโกงซึ่งอาจรวมถึงการโจรกรรมการยักยอกเงินการเล่นพรรคเล่นพวกหรือข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์ในเอกสารทางการเงิน คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักบัญชีสาธารณะที่ได้รับการรับรองหรือมีวุฒิการศึกษาด้านการเงินเพื่อจัดตั้งระบบการควบคุมภายในที่เป็นประโยชน์ในธุรกิจของคุณหรือกำหนดนโยบายให้พนักงานปฏิบัติตาม
ตรวจสอบผู้ลงนามร่วมและผู้มีอำนาจลงนาม
หนึ่งในการควบคุมภายในที่พบมากที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือข้อกำหนดที่จะตรวจสอบว่ามีการลงนามร่วมกัน วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้บุคคลหนึ่งเขียนเช็คให้ตนเองหรืออนุมัติการชำระเงินที่ไม่เหมาะสม หากธุรกิจของคุณเขียนเช็คจำนวนมากในแต่ละเดือนคุณอาจกำหนดนโยบายที่ต้องใช้ลายเซ็นสองฉบับสำหรับเช็คที่มีมูลค่าเกินกว่าจำนวนเงินที่แน่นอนเช่น $ 500 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบัตรลายเซ็นที่ธนาคารของคุณด้วยลายเซ็นของผู้ลงนามที่ได้รับอนุญาต วิธีนี้ทำให้ธนาคารสามารถตรวจสอบลายเซ็นได้ก่อนจ่ายเช็คใด ๆ
การกระทบยอดธนาคาร
ธุรกิจจำนวนมากบันทึกการชำระเงินและใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในบัญชีแยกประเภททั่วไปซึ่งเป็นบันทึกธุรกรรมทางการเงินของ บริษัท รายการในบัญชีแยกประเภทจะขึ้นอยู่กับเช็คที่เขียนเงินสดจ่ายและเงินสดเงินฝากอิเล็กทรอนิกส์หรือการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตที่ได้รับ เพื่อช่วยให้เห็นข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์และรายการที่เป็นการฉ้อโกงดำเนินการกระทบยอดธนาคารในแต่ละเดือนเปรียบเทียบใบแจ้งยอดธนาคารของคุณกับบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ ใบแจ้งยอดธนาคารของคุณจะรวมเงินฝากทั้งหมดที่คุณทำหรือรับทางอิเล็กทรอนิกส์และแสดงการชำระเงินทั้งหมดที่คุณทำ นอกจากนี้ยังจะรวมค่าธรรมเนียมธนาคารใด ๆ ที่คุณจ่ายเพื่อให้คุณสามารถรวมค่าธรรมเนียมเหล่านั้นในบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ
ขั้นตอนการจัดซื้อ
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับประโยชน์สูงสุดเมื่อทำการสั่งซื้อให้สร้างการควบคุมภายในที่กำหนดนโยบายสำหรับการซื้อ ซึ่งรวมถึงการใช้ผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติเท่านั้นซึ่งต้องมีการเสนอราคาแข่งขันจากผู้รับจ้างหรือทำการตรวจสอบราคาของผู้ขายหลายรายก่อนที่จะเลือก ซึ่งอาจรวมถึงการกำหนดให้ผู้จัดการสำนักงานของคุณตรวจสอบราคาออนไลน์ที่ร้านค้าสำนักงานหลายแห่งก่อนสั่งเครื่องใช้สำนักงานเฟอร์นิเจอร์หรืออุปกรณ์อื่น ๆ
นโยบายการชำระเงินคืน
สร้างนโยบายค่าใช้จ่ายพนักงานอย่างเป็นทางการเพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่พักความบันเทิงและค่าอาหาร หากคุณอนุญาตให้พนักงานจองการเดินทางและที่พักของตัวเองเมื่อเข้าร่วมการประชุมหรืองานแสดงสินค้าพวกเขาอาจจองเที่ยวบินและห้องที่ได้รับคะแนนสะสมมากที่สุดแทนที่จะเลือกการจองที่มีต้นทุนต่ำที่สุด กำหนดให้ค่าใช้จ่ายเดินทางทั้งหมดได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างานล่วงหน้าและแบบฟอร์มการชำระคืนค่าใช้จ่ายทั้งหมดรวมถึงใบเสร็จรับเงิน
การตรวจสอบ
การมีบุคคลที่สามทำการตรวจสอบการซื้อบันทึกทางการเงินใบบันทึกเวลาการชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายและกิจกรรมทางธุรกิจอื่น ๆ สามารถช่วยระบุและลดข้อผิดพลาดและการฉ้อโกง การตรวจสอบภายในช่วยให้พนักงานหรือแผนกหนึ่งสามารถตรวจสอบงานอื่นได้ การตรวจสอบภายนอกจะนำผู้รับเหมาหรือ บริษัท ภายนอกมาตรวจสอบการทำงานของพนักงานของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงการจ้างนักบัญชีที่ผ่านการรับรองเพื่อตรวจสอบหนังสือของคุณในแต่ละเดือนหรือทุกไตรมาส การตรวจสอบคลังโฆษณาสามารถช่วยให้คุณมองเห็นว่าคุณมีปัญหาเกี่ยวกับการโจรกรรมการส่งเกินหรือการแตกหรือไม่
