วิธีการวางสายโทรศัพท์ธุรกิจอย่างสุภาพ

หากคุณกำลังติดกับโทรศัพท์กับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าที่ยืดเยื้อสิ่งที่ควรจะเป็นการโทรศัพท์ที่รวดเร็วและเรียบง่ายอาจทำให้คุณรู้สึกเหนื่อยล้าทั้งวัน แทนที่จะพยายามมัลติทาสก์ขณะที่ผู้โทรเข้ามาคุณควรใช้เทคนิคที่มีไหวพริบในการวางสายให้เร็วที่สุดโดยไม่ต้องเสียสละมารยาทหรือออกจากมารยาทพื้นฐาน เมื่อคุณดูแลธุรกิจในมือคุณสามารถออกจากการโทรอย่างสุภาพและสุภาพ

มุ่งเน้นปัญหาที่อยู่ในมือ ทำให้การสนทนาเป็นศูนย์กลางในวัตถุประสงค์ของการโทรและหลีกเลี่ยงการพูดคุยเล็ก ๆ หากบุคคลที่คุณกำลังคุยด้วยเริ่มเบี่ยงเบนความสนใจไปที่หัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องให้ค่อย ๆ พาเขากลับไปที่ประเด็นที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม อย่ากลัวที่จะส่งต่อเมื่อทำสิ่งนี้ หากบุคคลที่คุณกำลังพูดถึงลอยไปที่หัวข้ออื่นให้นำมันกลับมาโดยพูดว่า“ แต่ประมาณ…” แล้วพูดถึงประเด็นหลักอีกครั้ง สิ่งนี้จะทำให้ผู้โทรทราบว่าเนื้อหาในมือเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด นอกจากนี้ยังพูดถึงว่าคุณ“ ไม่ต้องการใช้เวลามากเกินไป” นี่เป็นวิธีที่เข้มงวด แต่ก็สุภาพในการติดต่อทางโทรศัพท์

ถามคำถามปลายปิดเพื่อให้ไม่มีการลอยจากหัวข้อหลัก แทนที่จะถามว่าช่วงเวลาที่ดีในการพบกันคืออะไรถาม“ เวลา 10.00 น. เป็นช่วงเวลาที่ดีที่จะได้พบหรือไม่” คำถามที่ปิดแล้วจะมีจำนวนคำตอบที่ตั้งไว้เพียงสองหรือสามครั้งเท่านั้น กับเรื่องที่อยู่ในมือ

สรุปการโทรศัพท์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ดูแลทุกอย่าง ยืนยันปัญหาและวิธีการจัดการ ความรวดเร็ว“ ฉันจะดึงข้อมูลนั้นและรับรายงานให้คุณภายในสิ้นวัน” ตอกย้ำว่าทุกอย่างได้รับการดูแล

ถามว่ามีอะไรอีกบ้างที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยหรือเรื่องอื่น ๆ ในหัวข้อที่ต้องพูดคุย อีกครั้งเสริมวัตถุประสงค์สำหรับการโทรและไม่แยกออกเป็นหัวข้ออื่น ๆ ใช้วลีเช่น "ดังนั้นนี่จะช่วยแก้ปัญหาของคุณกับรายงานค่าใช้จ่ายหรือไม่" หรือ "มีอะไรอีกบ้างที่ฉันสามารถรวมไว้ในแพ็คเกจนี้สำหรับคุณ" เมื่อการโทรของคุณถึงข้อสรุปบุคคลที่อยู่อีกด้านหนึ่งจะยอมรับว่าไม่มีไม่มีสิ่งใดในหัวข้อนั้นที่จะพูดคุย

ขอบคุณผู้โทรสำหรับเวลาของเขาหรือการโทร (ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้เริ่มการโทร) ให้เขารู้ว่าคุณจะติดตามในสิ่งที่เหมาะสมกับสถานการณ์ ใช้คำว่า“ ขอให้มีความสุขในวันที่ดี” หรือ“ ขอบคุณที่โทรมา” เพื่อวางสาย หลีกเลี่ยงการบอกลาเป็นเวลานานในระหว่างที่คุณแลกเปลี่ยนความพึงพอใจมากเกินไป