คำทักทายของจดหมายธุรกิจเป็นสิ่งที่ผู้อ่านจะเห็นก่อนอ่านจดหมายที่เหลือ คำทักทายที่เขียนไม่ดีสามารถทำให้ผู้อ่านขุ่นเคืองและตั้งเสียงไม่ดีสำหรับจดหมายที่เหลือ โดยทั่วไปคุณควรใช้แนวทางที่เป็นทางการและให้ความเคารพเมื่อจัดทำร่างคำทักทายทางธุรกิจ หากคุณไม่แน่ใจการพูดถึงใครบางคนตามชื่อและนามสกุลของพวกเขาเหมาะสมเสมอ อย่างไรก็ตามอาจมีบางครั้งที่ชื่อแรกสามารถใช้ในจดหมายธุรกิจ
หลักการง่ายๆ
โดยทั่วไปผู้คนจะได้รับชื่อและนามสกุลในการติดต่อทางธุรกิจ นี่เป็นวิธีที่เป็นทางการและเป็นทางการที่สุดในการจัดการจดหมายธุรกิจรวมถึงจดหมายธุรกิจผ่านอีเมล อย่างไรก็ตามมันเป็นที่ยอมรับที่จะใช้ชื่อในบางกรณี ไม่ว่าคุณจะเลือกที่อยู่บุคคลอย่างไรในจดหมายธุรกิจโดยปกติแล้วเครื่องหมายโคลอนจะถูกใช้หลังจากการทักทาย
ความคุ้นเคย
หากคุณใช้ชื่อจริงกับบุคคลที่คุณระบุที่อยู่ในจดหมายโดยทั่วไปแล้วมันก็เป็นที่ยอมรับที่จะระบุชื่อของเขาในจดหมายของคุณเช่นกัน นอกจากนี้คุณสามารถรับสัญญาณจากการติดต่อก่อนหน้านี้จากผู้ติดต่อทางธุรกิจเพื่อหาว่าคุณสามารถใช้ชื่อจริงหรือไม่ ตัวอย่างเช่นเป็นที่ยอมรับที่จะระบุชื่อบุคคลในจดหมายธุรกิจหากเขาส่งจดหมายโต้ตอบถึงคุณและลงนามโดยใช้ชื่อจริง นี่เป็นข้อบ่งชี้ว่าคุณสามารถใช้วิธีการที่เป็นทางการมากขึ้น
ชื่อที่ไม่ชัดเจน
เมื่อคุณเขียนจดหมายถึงคนที่คุณไม่เคยพบมาก่อนและชื่อแรกนั้นคลุมเครือเช่น Pat, Leslie หรือ Chris คุณสามารถระบุชื่อธุรกิจตามชื่อและนามสกุลเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้ชื่อเรื่องเพศที่ไม่ถูกต้อง คำทักทายที่เป็นกลางทางเพศอื่น ๆ อาจถูกนำมาใช้แทนเพื่อหลีกเลี่ยงชื่อทั้งหมดเช่น "เพื่อผู้ที่อาจกังวล" หรือ "Dear Sir or Madam."
เมื่อไม่ใช้ชื่อ
จดหมายธุรกิจที่เป็นทางการหรือเป็นกฎหมายตามกฎหมายควรได้รับการแก้ไขด้วยชื่อและนามสกุลโดยไม่คำนึงถึงความคุ้นเคยกับผู้อ่าน เมื่อพูดถึงเพศหญิงนักเขียนไม่ควรถือว่าสถานภาพสมรส; คำว่า "นางสาว" ที่เป็นกลาง ควรใช้นอกเสียจากว่าผู้หญิงคนนั้นบอกเป็นนัยว่าเธอชอบ "นาง" โดยใช้ในการติดต่อทางธุรกิจของเธอเองหรือโดยการบอกคุณ หากบุคคลนั้นมีชื่ออาชีพเช่น "ดร." ควรใช้ชื่อนี้ให้ดีที่สุดเสมอ
