การประชุมของ Toastmasters ช่วยให้ผู้เข้าร่วมฝึกเทคนิคการพูดในที่สาธารณะและทักษะความเป็นผู้นำในสภาพแวดล้อมที่เป็นมิตรและให้การสนับสนุน บทบาทโดยรวมของ toastmaster คือการวางแผนและควบคุมการประชุมประสานงานกับสมาชิกคนอื่น ๆ และทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ Toastmaster ยังทำหน้าที่เป็นพิธีกรแนะนำลำโพงและผู้เข้าร่วมอื่น ๆ การแสดงในบทบาทของโทสต์มาสเตอร์ช่วยให้คุณมีโอกาสใช้ทักษะที่คุณสะสมขณะรับใช้บทบาทความเป็นผู้นำอื่น ๆ
ก่อนการประชุม
สร้างโปรแกรมโดยละเอียดสำหรับการประชุม ทำความคุ้นเคยกับวาระการประชุมและผู้เข้าร่วมที่จะมีส่วนร่วมในการประชุม
ติดต่อสมาชิกที่มีกำหนดการสำหรับบทบาทล่วงหน้า สิ่งนี้ไม่เพียง แต่ยืนยันการเข้าร่วม แต่ยังช่วยให้สมาชิกสามารถแจ้งให้ทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการขาดงานอย่างกะทันหันเพื่อให้สมาชิกรายอื่นสามารถติดต่อเพื่อกรอกข้อมูลหากจำเป็น
สัมภาษณ์ผู้พูดที่กำหนดและยืนยันการเข้าร่วมประชุม รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับประเภทของคำพูดความยาวคำพูดชื่อเรื่องและข้อมูลสำคัญอื่น ๆ จำนวนของผู้พูดสามารถลดลงได้โดย Table Topics Master เพื่อให้การประชุมเป็นไปตามกำหนดเวลาหากมีผู้พูดคนใดพูดด้วยเสียงที่ยาวกว่าปกติ
เตรียมวาระการประชุมของคุณก่อนการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสำเนาเพียงพอสำหรับการแจกจ่ายระหว่างผู้เข้าร่วม
มาถึงที่ประชุมเร็ว ไม่เพียง แต่คุณจะสามารถตรวจสอบว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดมีอยู่และพร้อมที่จะดำเนินการประชุมคุณยังสามารถดูแลรายละเอียดในนาทีสุดท้ายหากมีขึ้นมา
ระหว่างการประชุม
นั่งใกล้ด้านหน้าห้อง สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าถึงวิทยากรได้อย่างรวดเร็วเมื่อถูกเรียก
เป็นเจ้าภาพการประชุมหลังจากที่ประธานเจ้าหน้าที่บริหารแนะนำคุณ ในฐานะ toastmaster คุณสามารถควบคุมการประชุมได้ยกเว้นเมื่อยกการควบคุมให้กับผู้เข้าร่วมรายอื่นเช่นผู้บรรยายหัวข้อตารางหลักและผู้ประเมินทั่วไป คุณยังจะทำงานเช่นประกาศธีมการประชุมแนะนำผู้เข้าร่วมและควบคุมการประชุมจากพวกเขาหลังจากเสร็จสิ้น
จงตระหนักถึงเวลาที่การประชุมดำเนินไป ยืนยันว่าคำปราศรัยทั้งหมดอยู่ภายในเวลาที่กำหนดไว้กับผู้จับเวลาและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมยังคงอยู่ในกำหนดเวลา
