การประชุมที่มีประสิทธิผลต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบรวมทั้งความเป็นผู้นำเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมุ่งเน้นในเรื่องที่ต้องการความสนใจและมีส่วนร่วมในการอภิปราย การประชุมมากเกินไปไม่มีจุดประสงค์ที่ชัดเจน ผลที่ได้อาจเป็นความรู้สึกในหมู่ผู้ที่พวกเขาเสียเวลาซึ่งอาจใช้เวลาไปในทางอื่นดีกว่า
ใส่ความคิดของคุณในการเขียน คิดเกี่ยวกับเป้าหมายของการประชุม ระดมสมองหัวข้อต่างๆเช่นสิ่งที่ต้องมีการสื่อสารและเครื่องมือที่คุณอาจต้องการ คิดเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นจะพูดคุยเกี่ยวกับ
สร้างวาระเพื่อมอบให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุม หากคุณสร้างวาระเพื่อแบ่งปันกับทุกคนจริง ๆ พวกเขาจะรู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากการประชุม ทำรายการเป้าหมายหลักของคุณด้วยตัวอักษรตัวหนาที่ด้านบนของวาระการประชุม
แนะนำวาระการประชุมที่จุดเริ่มต้นของการประชุมเดินผ่านมันสั้น ๆ โดยเน้นหัวข้อหลัก กำหนดเวลาการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ามีเวลาเพียงพอสำหรับการอภิปรายข้อกังวลทั้งหมด
