การจัดการเอกสารเป็นกระบวนการที่องค์กรใช้ในการสร้างควบคุมรักษาความปลอดภัยจัดเก็บเรียกใช้แบ่งปันและทำลายเอกสารในทุกรูปแบบ ในยุคของการแพร่กระจายข้อมูลการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีอย่างรวดเร็วและปัญหาด้านความปลอดภัยองค์กรที่จัดตั้งระบบการจัดการเอกสารจะต้องพิจารณาไม่เพียง แต่แนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีเท่านั้น แต่กฎระเบียบและมาตรฐานที่ประกาศใช้โดยหน่วยงานของรัฐและระหว่างประเทศ
หน่วยงานสร้างกฎ: การเงิน
หน่วยงานรัฐบาลกลางหลายแห่งออกข้อบังคับที่กำหนดให้องค์กรต้องปฏิบัติตามกฎการจัดการเอกสาร ต่อไปนี้เป็นบทสรุปของหน่วยงานดังกล่าวประเภทขององค์กรที่พวกเขาส่งผลกระทบและกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับ
สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ใน SEC 17a-4 จัดทำกฎการจัดการเอกสารสำหรับโบรกเกอร์นักวิเคราะห์และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนหลักทรัพย์
กฎหมาย Sarbanes-Oxley ในมาตรา 404 และ 409 มีผลกระทบต่อการจัดการเอกสารของ บริษัท ที่มีการซื้อขายสาธารณะทั้งหมดรวมถึง บริษัท บัญชีผู้สอบบัญชีและผู้ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายหลักทรัพย์
เช็คการหักบัญชีสำหรับพระราชบัญญัติศตวรรษที่ 21 (เช็ค 21) ควบคุมการจัดการเช็คและนำไปใช้กับอุตสาหกรรมการธนาคาร บริหารงานโดย Federal Reserve
พระราชบัญญัติ Gramm-Leach Bliley ปกป้องข้อมูลทางการเงินของผู้บริโภคที่จัดขึ้นโดยสถาบันการเงินและบริหารงานโดยหน่วยงานรัฐบาลกลางหลายแห่ง
สมาคมผู้ค้าหลักทรัพย์แห่งชาติ (NASD) กฎ 3010 และตลาดหลักทรัพย์นิวยอร์ก (NYSE) กฎ 342 บริหารงานโดยสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์และควบคุมข้อกำหนดการเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสมาชิกของทั้งสององค์กร
กฎการดูแลสุขภาพ
พระราชบัญญัติประกันสุขภาพแบบพกพาและการเข้าถึงได้ง่าย (HIPAA) นำไปใช้กับกลุ่มเช่นแพทย์โรงพยาบาล บริษัท ประกันภัยและนายจ้างที่มีส่วนร่วมในการรวบรวมหรือส่งข้อมูลผู้ป่วย ดำเนินการโดยกรมอนามัยและบริการมนุษย์ของสหรัฐอเมริกา
21 CFR 11 เป็นส่วนหนึ่งของระเบียบข้อบังคับของรัฐบาลกลางที่ดำเนินการโดยองค์การอาหารและยาของสหรัฐอเมริกาและระบุบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนนี้ส่งผลกระทบต่อ บริษัท ด้านการดูแลสุขภาพและเภสัชกรรม
กฎทางทหาร
ข้อกำหนดของกระทรวงกลาโหม (กรมกลาโหม 5015.2 รุ่น 2) กำหนดข้อกำหนดสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการระเบียนที่กระทรวงกลาโหมซื้อ หน่วยงานรัฐบาลอื่น ๆ ยังใช้มาตรฐานนี้สำหรับซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกของพวกเขา
กฎของรัฐบาลกลางอื่น ๆ
กฎกลางแห่งกระบวนการทางแพ่งควบคุมว่า บริษัท กฎหมายจัดการกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางกฎหมายอย่างไร
รายรับบริการรายได้ภายใน 97-22 ให้กฎสำหรับการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และการถ่ายโอนข้อมูลผู้เสียภาษีและส่งผลกระทบต่ออุตสาหกรรมบริการทางการเงิน
ต้องการกฎ
ชาวอเมริกันขึ้นอยู่กับหน่วยงานด้านกฎระเบียบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปกป้องคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยปกป้องธุรกรรมทางการเงินและใช้การกำกับดูแลที่เหมาะสมกับผู้มีอำนาจควบคุมสินทรัพย์อาหารยาการเงินและการดูแลสุขภาพของประเทศ โครงสร้างพื้นฐานข้อมูลของประเทศมีความสำคัญต่อการป้องกันและต้องได้รับการปกป้องด้วย
มาตรฐานของการจัดการเอกสารครอบคลุมเกินกว่าสหรัฐอเมริกา หน่วยงานที่ไม่ใช่ภาครัฐเช่นองค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐานและ Open Document Management API ทำงานเพื่อสร้างมาตรฐานและแบ่งปันกระบวนการสำหรับระบบการจัดการเอกสารเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยและความพร้อมของบันทึกข้อมูลเมื่อมีความจำเป็น
