วิธีบัญชีสำหรับคลังน้ำมันเชื้อเพลิง

การบัญชีสำหรับคลังน้ำมันเชื้อเพลิงต้องใช้วิธีการทำงานของการวัดปริมาตรทั้งในการรับและการจ่ายน้ำมัน ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมสามารถทำให้เกิดการขาดแคลนสินค้าคงคลังที่รับรู้; ตัวอย่างเช่นในอุณหภูมิสูงเชื้อเพลิงบางส่วนในถังที่ไม่มีแรงดันสามารถระเหยได้และดังนั้นจึงไม่สามารถใช้งานได้สำหรับการวัดปริมาณของเหลวหรือแม้กระทั่งหลบหนีเมื่อเปิดถังเพื่อทำการตรวจวัดด้วยตนเอง นอกจากนี้สภาพอากาศหนาวเย็นอาจทำให้ปริมาณสต็อกน้ำมันเชื้อเพลิงลดลง การป้องกันการโจรกรรมแม้ว่าการใช้กลไกการล็อคก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันในการรักษาปริมาณเชื้อเพลิงที่ถูกต้อง

บันทึกธุรกรรมเชื้อเพลิงในสมุดบันทึก บริษัท ที่มีสถานที่ตั้งหลายแห่งควรมีสมุดบันทึกสำหรับทุกสถานที่แจกจ่ายโดยมีการปรับปรุงเป็นระยะโดยเจ้าหน้าที่ธุรการของเว็บไซต์ คนขับรถของ บริษัท ควรเก็บสมุดบันทึกการทำธุรกรรมเชื้อเพลิงส่วนบุคคล ยานพาหนะที่ใช้ร่วมกันควรมีการเข้าสู่ระบบของตนเองนอกเหนือจากบันทึกการขับอิสระดังนั้นชุดข้อมูลทั้งสองอาจถูกอ้างอิงโยงในภายหลัง สมุดบันทึกยานพาหนะและคนขับควรรวมระยะทางที่เดินทางในแต่ละวันเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพการใช้เชื้อเพลิง

รวมข้อมูลจากสมุดบันทึกเป็นระยะ ๆ ในสเปรดชีตคอมพิวเตอร์เพื่อสร้างภาพรวมของการใช้เชื้อเพลิงขององค์กร บริษัท ที่มีคลังน้ำมันเชื้อเพลิงสามารถใช้ข้อมูลสมุดจดรายการเพื่อกำหนดจำนวนเชื้อเพลิงที่เหลืออยู่ในสต็อก

ตรวจสอบและบันทึกเชื้อเพลิงที่เกิดขึ้นจริงด้วยตนเองในการจัดเก็บเป็นระยะโดยใช้ทั้งตัวบ่งชี้ยานยนต์และตัวแจกจ่ายด้วยตนเอง การเปรียบเทียบสต็อกน้ำมันที่เกิดขึ้นจริงในมือกับการประเมินสเปรดชีตตามบันทึกสามารถแจ้งเตือน บริษัท ถึงอุปกรณ์ปั๊มผิดพลาดหรือขโมย จากข้อมูลของ Cantest Solutions Inc. การระเหยของน้ำมันไม่ควรส่งผลให้เกิดความคลาดเคลื่อนในการวัดมากกว่า 0.125% แม้ในวันฤดูร้อนโดยเฉลี่ย ความแตกต่างสูงกว่าที่อาจบ่งบอกถึงปัญหา

ล็อคปั๊มและฝาปิดแก๊สทุกครั้งเมื่อไม่ได้ใช้งาน เพื่อป้องกันการหดตัวของสินค้าคงคลังเนื่องจากการโจรกรรม

เปรียบเทียบข้อมูลจากหนึ่งเดือนถึงเดือนถัดไปโดยใช้ข้อมูลจากสมุดบันทึกและสเปรดชีต การอ้างอิงข้ามข้อมูลสามารถเปิดเผยแนวโน้มเกี่ยวกับการใช้น้ำมันเชื้อเพลิงและอาจเป็นตัวบ่งชี้ที่เป็นประโยชน์สำหรับการบำรุงรักษายานพาหนะเนื่องจากบันทึกจะติดตามปริมาณการใช้เชื้อเพลิงของยานพาหนะแต่ละคัน

เคล็ดลับ

• การสร้างสเปรดชีตหลายรายการโดยใช้ข้อมูลสมุดบันทึกสามารถอนุญาตให้เจ้าหน้าที่บัญชีติดตามปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจได้ ธุรกิจบางอย่างเช่นปั๊มน้ำมันอาจเป็นเนื้อหาในการบันทึกน้ำมันเชื้อเพลิงง่ายๆและรายงานเชื้อเพลิงในขณะที่ธุรกิจที่ใช้ยานพาหนะของกองทัพเรืออาจได้รับข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์จากการเก็บบันทึกและการรายงานที่ซับซ้อนมากขึ้น

การเตือน

สิ่งสำคัญคือต้องอ่านคู่มือเป็นครั้งคราวโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดการถังน้ำมันเชื้อเพลิงใต้ดิน อุปกรณ์การอ่านด้วยยานยนต์อาจล้มเหลวและรถถังสามารถรั่วได้ซึ่งหมายความว่าการทดสอบระดับเสียงอย่างง่ายกับไม้บรรทัดก้านวัดระดับสามารถจับปัญหาก่อนที่ก้อนหิมะจะกลายเป็นสิ่งที่รุนแรงกว่า