วิธีเขียนรายงานรายเดือน

ผู้จัดการโครงการมักจะดูแลโครงการหลายแห่งภายใน บริษัท หรือองค์กร รายงานรายเดือนเป็นเอกสารที่ผู้จัดการโครงการควรเปิดเพื่อให้การอัปเดตสถานะในโครงการภายในหนึ่งสัปดาห์หลังจากสิ้นเดือน ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณควรคาดหวังว่ารายงานของคุณจะเป็นบทสรุปของกิจกรรมของเดือนก่อนหน้าและคุณอาจส่งเอกสารเพิ่มเติมเช่นกราฟหรือแผนภูมิเพื่อแสดงความคืบหน้าของความพยายามของทีม

เขียน“ รายงานประจำเดือน” ที่ด้านบนของหน้าตามด้วยชื่อโครงการ รวมเดือนและวันที่ของรายงาน เพิ่มภาพรวมคร่าวๆของโครงการ

รวมชื่อสมาชิกโครงการและจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในเดือนที่ผ่านมาสำหรับพนักงานแต่ละคน ระบุจำนวนชั่วโมงสะสมตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ

แบ่งชั่วโมงที่ใช้โดยทีมเช่น "การวางแผนโครงการ: 10 ชั่วโมง" หรือ "การจัดการ: 30 ชั่วโมง" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจำนวนชั่วโมงที่ระบุสำหรับแต่ละด้านของโครงการเท่ากับจำนวนชั่วโมงของพนักงานสำหรับเดือน

สรุปสิ่งที่กลุ่มของคุณทำในช่วงเดือนที่ผ่านมา รวมการอัปเดตของบุคลากรที่เกี่ยวข้องในโครงการเช่นการลาออกของสมาชิกในทีมจาก บริษัท หรือการจ้างงานใหม่

อภิปรายปัญหาต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ รายละเอียดสิ่งต่าง ๆ เช่นลูกค้าประจำหรือพนักงานโครงการที่พลาดงานหลายวัน อภิปรายปัญหาการจัดการที่มีประสบการณ์และวางแผนเพื่อแก้ไขปัญหา

สรุปเหตุการณ์สำคัญของโครงการเช่นสิ่งที่คุณทำสำเร็จและกลยุทธ์ใดที่ทีมเริ่มต้นเพื่อดำเนินโครงการต่อ อภิปรายถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากโครงการหรือภาวะแทรกซ้อนที่ทีมของคุณพบเช่นข้อบกพร่องในโค้ดหรือปัญหาอื่น

ตรวจสอบรายงานรายเดือนสำหรับข้อผิดพลาดหรือปัญหาใด ๆ ที่คุณไม่ได้พูดถึงอย่างเต็มที่ ทำการแก้ไขตามที่จำเป็นและส่งรายงานประจำเดือนให้นายจ้างของคุณ เขียนกำหนดเวลาสำหรับโครงการที่ด้านล่างของรายงานรายเดือน

เคล็ดลับ

• หากผู้จัดการโครงการมากกว่าหนึ่งคนทำงานในโครงการพร้อมกันแต่ละคนควรมีส่วนร่วมในการเขียนรายงานรายเดือน

  ทำตามขั้นตอนข้างต้นสำหรับแต่ละโครงการที่คุณจัดระเบียบให้กับทีมของคุณ

การเตือน

การตรวจสอบข้อเท็จจริงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับรายงานรายเดือน หลีกเลี่ยงการใช้ข้อความเท็จและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของแต่ละคนในกลุ่มของคุณนั้นมีการพิจารณาก่อนส่งรายงานของคุณ