เป็นการยากที่จะติดตามธุรกิจเมื่อธุรกิจเติบโต อาจทำให้สับสนมากขึ้นเมื่อคุณพยายามที่จะเข้าใจว่าโครงสร้างมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไปตัวอย่างเช่นการขยายหรือการเปลี่ยนแปลงการดูแลระบบ การทำแผนที่กระบวนการช่วยให้ฝ่ายบริหารเห็นการเปลี่ยนแปลงผ่านแผนภาพ เพื่อให้ไดอะแกรมนั้นมีความถูกต้องแม้ว่าจะต้องปฏิบัติตามกฎบางอย่างในการสร้างแผนผังกระบวนการ
กำหนดสัญลักษณ์แผนภูมิ
แผนผังกระบวนการทุกชุดมีสัญลักษณ์ที่แสดงถึงภารกิจที่แตกต่างกัน ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างแผนผังกระบวนการจำเป็นต้องกำหนดสัญลักษณ์เหล่านี้ ตัวอย่างเช่น Ovals แสดงอินพุตที่จุดเริ่มต้นของกระบวนการหรือเอาต์พุตเมื่อสิ้นสุดกระบวนการ กล่องหรือสี่เหลี่ยมแสดงงานหรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการ ลูกศรแสดงทิศทางการไหลและเพชรแสดงจุดต่าง ๆ ในกระบวนการเมื่อมีการถามคำถามหรือต้องการการตัดสินใจ (ตัวอย่างเช่นดูแหล่งข้อมูล)
กำหนดกระบวนการ
กำหนดว่ากระบวนการเริ่มต้นจากที่ใดและสิ้นสุดที่ไหน การทำแผนที่กระบวนการมักจะทำเมื่อคุณเปลี่ยนวิธีที่คนทำงานเช่นการเพิ่มกระบวนการอัตโนมัติเมื่อ บริษัท ของคุณควบรวมกับ บริษัท อื่นเมื่อคุณแนะนำสายผลิตภัณฑ์ใหม่และจำเป็นต้องเข้าใจผลกระทบที่จะเกิดขึ้น มีเจ้าหน้าที่งานและเทคโนโลยีและเมื่อคุณพยายามลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพ กำหนดสิ่งที่คุณพยายามทำเมื่อเริ่มต้นเมื่อสิ้นสุดและตั้งชื่อแผนที่กระบวนการของคุณ
รายการขั้นตอน
ขั้นตอนสามารถแสดงข้อมูลที่เพียงพอหรือรายละเอียดมากมาย เส้นทางไหนที่คุณเลือกที่จะใช้ถ้อยคำให้ง่าย เขียนแต่ละขั้นตอนในรูปแบบ "คำกริยา - วัตถุ" เช่น "แผนปฏิบัติการ"
สร้างลำดับ
ใช้ Post-It บันทึกหรือบัตรดัชนีแผนที่ขั้นตอนจากซ้ายไปขวาในรูปแบบของแผนภาพ ไม่ต้องกังวลกับการวาดลูกศรหรือตัวเลขเลย มันจะเกิดขึ้นเมื่อคุณมีความคิดที่ชัดเจนว่าแผนที่ของคุณจะเป็นอย่างไร
วาดไดอะแกรม
วาดสัญลักษณ์ตามกฎที่คุณระบุไว้แล้วสำหรับแต่ละรูปร่าง - วงรีแสดงถึงอินพุตและเอาต์พุตตัวอย่างเช่น หลังจากสัญลักษณ์เหล่านั้นเข้าที่แล้วให้วาดลูกศร หากรูปร่างเรียกร้องให้มีลูกศรมากกว่าหนึ่งลูกคุณอาจต้องวางเพชรตัดสินใจที่นั่นเพื่อที่ว่าเมื่อคุณไปถึงขั้นตอนนั้นคุณจะรู้ว่ามีทางเลือกอื่นที่ต้องพิจารณา ในการวาดแผนภูมิให้ใช้แนวทางแบบจำลองระบบโดยที่ทุกขั้นตอนเชื่อมโยงกับขั้นตอนถัดไปหรือผลลัพธ์ด้วยลูกศร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบจำลองนั้นสมบูรณ์และมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
