บันทึกบัญชีเจ้าหนี้เป็นเอกสารสำคัญสำหรับบุคคลหรือธุรกิจ ตามหลักการแล้วธุรกิจของคุณควรใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลหรือระบบจัดเก็บข้อมูลที่ช่วยให้เจ้าของและบุคลากรอื่น ๆ สามารถดึงใบเสร็จรับเงินและบันทึกสำหรับสินทรัพย์และบัญชีเมื่อจำเป็น แม้ว่าธุรกิจของคุณจะไม่ต้องเก็บบันทึกบัญชีเจ้าหนี้อย่างถาวร แต่ก็ควรเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี
ทศวรรษแห่งการบันทึก
ระยะเวลาที่คุณควรเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับการกระทำค่าใช้จ่ายหรือเหตุการณ์บันทึกเอกสารตามบริการรายได้ภายใน เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมและการชำระเงินควรเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปีตามเว็บการเงิน เอกสารดังกล่าวรวมถึงใบแจ้งยอดธนาคารสัญญาบัญชีเจ้าหนี้และบันทึกลูกหนี้และเช็คที่ถูกยกเลิก
ร็อคเก็บบันทึกที่มีประสิทธิภาพ
เหตุผลหลักในการเก็บบันทึกบัญชีเจ้าหนี้คือถ้ามีคนมีคำถามเกี่ยวกับการขายหรือสัญญาเก่า ในกรณีเช่นนี้คุณต้องสามารถค้นหารายการที่เกี่ยวข้องกับการขายหรือสัญญาในเวลาที่เหมาะสม การเข้าถึงบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันในกรณีที่ลูกค้าหรือพนักงานฟ้องธุรกิจของคุณ
รักษา IRS ให้มีความสุข
กรมสรรพากรแนะนำให้ถือบันทึกที่สนับสนุนรายการของรายได้หรือการหักภาษีคืนจนกว่าระยะเวลาของข้อ จำกัด สำหรับการส่งคืนที่หมดซึ่งเป็นระยะเวลาที่คุณสามารถแก้ไขการคืนภาษีของคุณเพื่อเรียกร้องเครดิตหรือคืนเงิน ซึ่งหมายความว่าคุณต้องมีบันทึกบัญชีเจ้าหนี้เพื่อให้คุณสามารถบันทึกกำไรหรือขาดทุนจากการขายหรือจำหน่ายสินทรัพย์ในระยะเวลาที่สินทรัพย์ยังคงอยู่ในการให้บริการ หลังจากนั้นคุณจะต้องเก็บบันทึกและใบเสร็จรับเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์นั้นเป็นเวลาอีกสามปีตาม QBalance.com
มากกว่าการเก็บบันทึก
เพื่อเพิ่มพื้นที่และลดการสูญเสียข้อมูลที่เป็นไปได้จากไฟไหม้การโจรกรรมหรือการทำลายธุรกิจของคุณอาจต้องการไร้กระดาษ โดยการโอนบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ไปยังระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ธุรกิจของคุณสามารถลดค่าใช้จ่ายในการบริหารและเวลาบุคลากร มีโปรแกรมออนไลน์และท้องถิ่นที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน มีค่าธรรมเนียมและแตกต่างกันไปตามโปรแกรม ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติมักจะจัดทำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์บริการการชำระเงินและการติดตาม / การรายงานออนไลน์
