เมื่อเขียนรายงานเพื่อนำเสนอในที่ประชุมคุณต้องปฏิบัติตามแนวทางพื้นฐานบางประการซึ่งส่วนใหญ่คุณอาจเรียนรู้ในโรงเรียน ตัวอย่างเช่นคุณต้องแน่ใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของรายงานของคุณคุณจะต้องมุ่งเน้นไปที่หัวข้อย่อยที่กำหนดอย่างแม่นยำและคุณต้องเขียนด้วยใจผู้ชม
ทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับภูมิหลังทางการศึกษาและการทำงานของผู้เข้าร่วมประชุม สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าคุณต้องอธิบายหัวข้อกี่เรื่อง ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังจัดทำรายงานจำนวนอุบัติเหตุที่สี่แยกเมืองที่จะนำเสนอในการประชุมคณะกรรมการจราจรครั้งต่อไป หากสมาชิกสามในห้าของคณะกรรมการมีภูมิหลังในการบังคับใช้กฎหมายคุณไม่จำเป็นต้องอธิบายวลีเช่น“ การนำทาง”
จดจำคำแนะนำของครูสอนภาษาอังกฤษในโรงเรียนมัธยมของคุณ: อย่าพยายามจัดการกับจักรวาล เขียนเกี่ยวกับส่วนเล็ก ๆ ของหัวข้อหลักของคุณ ทำให้รายงานของคุณง่ายต่อการเข้าใจ ตัวอย่างเช่น "ความปลอดภัยของผู้เดินเท้า" อาจเป็นหัวข้อหลักสำหรับรายงานการศึกษาการจราจร แต่รายงานของคุณ จำกัด เพียงส่วนหนึ่งของเรื่องนั้น - ปรับปรุงความปลอดภัยที่สองทางแยก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีบริบทเพียงพอในการแนะนำและบทสรุปของคุณ ที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจถึงความสำคัญของข้อเสนอของคุณ ตัวอย่างเช่นหากรายงานของคุณแนะนำให้จ้างเจ้าหน้าที่ตำรวจเสริมมาทำงานในศาลเทศบาลคำนำของคุณจะอธิบายถึงการดิ้นรนของเทศบาลในปีที่จะชดเชยการเพิ่มขึ้นของค่าล่วงเวลาที่จ่ายให้กับเจ้าหน้าที่ตำรวจ ข้อสรุปนี้จะย้ำว่าข้อเสนอนี้เป็นเพียงหนึ่งในหลาย ๆ ที่สามารถช่วยให้เทศบาลมีส่วนร่วมในงบประมาณ
ให้ชื่อของรายงานแนะนำว่าการประชุมได้รับการกำหนดเพื่อแก้ปัญหาหรือให้ข้อมูลตัวอย่างเช่นหากผู้จัดการเรียกประชุมเพื่อแจ้งสมาชิกในทีมว่ายอดขายของไตรมาสที่แล้วเพิ่มขึ้นชื่อของคุณอาจเป็น“ ยอดขายไตรมาสที่สาม: ผลกระทบของขั้นตอนการบริการลูกค้าใหม่”
รายงานมักมีวัตถุประสงค์เพื่อโน้มน้าวการกระทำของใครบางคน พูดถึงข้อเสนอแนะที่คุณคาดหวัง - และจากใคร ตัวอย่างเช่นรายงานของผู้กำกับโรงเรียนเกี่ยวกับการเพิ่มคะแนนการทดสอบของนักเรียนอาจแนะนำให้คณะกรรมการอนุมัติมติที่เปลี่ยนโปรแกรมการศึกษานำร่องให้เป็นแบบถาวร
