จดหมายเวียนใช้เพื่อแบ่งปันข้อมูลเดียวกันกับผู้ชมจำนวนมาก มันแตกต่างกันในวัตถุประสงค์จากจดหมายส่วนตัวซึ่งส่งข้อมูลเฉพาะไปยังผู้รับหนึ่งหรือสองสามคน จดหมายเวียนมักใช้เพื่อประกาศข้อมูลใหม่หรือชี้แจงนโยบาย พวกเขาค่อนข้างทั่วไปในหัวข้อเนื่องจากพวกเขาอ่านอย่างกว้างขวาง การเขียนจดหมายเวียนทุกชนิดต้องใช้ขั้นตอนสำคัญสองสามขั้นตอน
รู้จักผู้ชมของคุณ สำหรับจดหมายเวียนผู้อ่านมีความหลากหลายดังนั้นจึงเป็นการยากที่จะวัดระดับความรู้เดิมของผู้ชมหรือความคุ้นเคยกับเนื้อหาที่คุณต้องการแบ่งปัน อย่างไรก็ตามควรพิจารณาผู้อ่านที่เป็นไปได้ส่วนใหญ่เมื่อคุณเขียนเพื่อให้จดหมายของคุณมีประโยชน์ต่อคนส่วนใหญ่
แยกความแตกต่างระหว่างตัวอักษรวงกลมภายในและภายนอก จดหมายเวียนภายในถึงแม้ว่าจะถูกหมุนเวียนไปยังกลุ่มใหญ่ แต่ก็ยังคง จำกัด อยู่เฉพาะในกลุ่ม ตัวอย่างเช่นธุรกิจอาจส่งจดหมายภายในถึงพนักงานเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท ใหม่ ในทางตรงกันข้ามจดหมายภายนอกจะเป็นจดหมายที่แพร่กระจายไปยังลูกค้าทั้งหมดหรือสาธารณะ
ใช้เสียงและเสียงที่เหมาะสมกับประเภทของการสื่อสาร (ภายในหรือภายนอก) ที่ตัวอักษรแบบวงกลมจะทำงาน ตัวอย่างเช่นน้ำเสียงที่เข้มงวดจะเหมาะสำหรับจดหมายเวียนให้กับพนักงานทุกคนที่กล่าวถึงความเชื่องช้าหรือขาดหายไป อย่างไรก็ตามโทนสีที่เข้มงวดจะไม่เหมาะสมที่จะใช้สำหรับจดหมายที่จะหมุนเวียนไปยังลูกค้า
แบ่งปันข้อมูลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น เนื่องจากจดหมายเวียนมีไว้สำหรับผู้ชมจำนวนมากจึงไม่เหมาะที่จะเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับหรือรายละเอียดที่ไม่ได้มีไว้สำหรับผู้ชมจำนวนมาก
