วิธีสร้างเทมเพลตจากรายการสแกน

ในระหว่างการดำเนินธุรกิจหรือการดำเนินงานโฮมออฟฟิศคุณอาจเจอเอกสารสำเนาที่คุณต้องการคัดลอกและปรับแต่งเพื่อใช้ในอนาคต สามารถทำได้ในไม่กี่นาทีไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพใบปะหน้าโทรสารหรือเอกสารประเภทอื่น ๆ ไม่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคที่แท้จริงในการแปลงรายการสแกนเป็นเอกสารที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้

รายการที่คุณจะต้อง

• เครื่องสแกนเนอร์

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

วางรายการที่คุณต้องการแปลงในเครื่องสแกนเนอร์หรืออุปกรณ์ต่อพ่วงแบบ all-in-one เปิดอินเทอร์เฟซซอฟต์แวร์ของอุปกรณ์โดยคลิกที่ไอคอนเดสก์ท็อป เลือก“ สแกน” จากนั้นสแกนและบันทึกเป็นไฟล์“.doc” หรือไฟล์ประมวลผลคำ

เปิดรายการที่สแกนโดยใช้ชุดประมวลผลคำเช่น Microsoft Word หรือ Open Office ตรวจสอบรายการที่สแกนเพื่อให้แน่ใจว่าอักขระทั้งหมดได้รับการแสดงอย่างถูกต้องระหว่างการสแกน

บันทึกไฟล์เป็นชื่อที่จดจำง่ายในโฟลเดอร์ที่คุณเลือก จากนั้นกด“ Ctrl” และ“ A” พร้อมกันตามด้วย“ Ctrl” และ“ S. ” เปิดเอกสารคำใหม่โดยไปที่“ File” และ“ ใหม่” ในเอกสารใหม่ให้กด“ Ctrl” และ“ V. ” สิ่งนี้สร้างเอกสารที่ทำงานได้และสามารถแก้ไขได้ในขณะที่รักษาต้นฉบับ

บันทึกเอกสารใหม่ด้วยชื่อที่คล้ายกันและจดจำได้ง่าย ปรับแต่งเนื้อหาของเอกสารใหม่ตามที่คุณต้องการแทรกข้อมูลเฉพาะของคุณ ตัวอย่างเช่นหากเป็นใบแจ้งหนี้ที่คุณสแกนและต้องการลอกเลียนแบบให้แทนที่ชื่อธุรกิจและข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ ด้วยตัวคุณเอง บันทึกเอกสารเป็นระยะเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล