ห้องประชุมถูกใช้โดยผู้บริหารของ บริษัท เพื่อจัดการประชุมและจัดกิจกรรมสำหรับพนักงานเพื่อนหรือเยี่ยมชมนักธุรกิจ การตั้งค่าห้องประชุมอาจส่งผลกระทบอย่างมากกับวิธีการที่ผู้คนพบกับการประชุมเนื่องจากที่นั่งด้านหลังอาจไม่สามารถได้ยินหรือเห็นทุกสิ่งที่เกิดขึ้นที่ด้านหน้าของห้อง ก่อนที่คุณจะเริ่มตั้งค่าห้องประชุมให้วิเคราะห์พื้นที่เพื่อกำหนดว่าการตั้งค่าใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพื้นที่ที่กำหนด วิธีนี้ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะได้รับประสบการณ์เดียวกันระหว่างการนำเสนอหรือกิจกรรม
เดินไปรอบ ๆ ห้องประชุมก่อนเริ่มออกแบบพื้นที่ ค้นหาช่องจ่ายไฟทั้งหมดในพื้นที่เนื่องจากด้านหน้าของห้องอาจต้องใช้ปลั๊กไฟ โปรเจ็คเตอร์และหน้าจออาจต้องใช้ไฟฟ้าในการทำงานดังนั้นให้ตั้งค่าด้านหน้าของห้องที่มีปลั๊กไฟ สิ่งนี้ทำเพื่อลดสายไฟลงบนพื้นเนื่องจากผู้คนอาจเดินทางข้ามพวกเขาขณะที่พวกเขาเดินไปรอบ ๆ ในห้องประชุม
วิเคราะห์ขนาดของพื้นที่และเปรียบเทียบขนาดกับความต้องการของ บริษัท หาก บริษัท กำลังมองหาพื้นที่ที่จะมีการประชุมกับ 20 คนหรือน้อยกว่าในครั้งเดียวการตั้งค่าของโต๊ะและเก้าอี้จะแตกต่างจากพื้นที่ที่ต้องถือหลายร้อยคนในเวลาที่กำหนด การใช้การตั้งค่าแบบโรงภาพยนตร์พร้อมแถวที่ยกขึ้นอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าสำหรับคนหลายร้อยคนเมื่อเทียบกับการตั้งค่ารูปตัว U เนื่องจากการกำหนดค่ารูปตัวยูเหมาะสำหรับ 20 คนขึ้นไป ควรใช้โต๊ะประชุมเดียวหาก บริษัท วางแผนที่จะจัดงานน้อยกว่า 15 คนในคราวเดียวเนื่องจากพนักงานที่อยู่ที่ปลายด้านหนึ่งของโต๊ะจะต้องสามารถได้ยินคนที่นั่งอยู่ฝั่งตรงข้าม
เพิ่มหน้าจอการนำเสนอหรือโปรเจ็กเตอร์ที่ด้านหน้าก่อนเพิ่มโต๊ะและเก้าอี้ลงในพื้นที่ เสียบอุปกรณ์ไฟฟ้าทั้งหมดแล้วซ่อนสายไฟตามผนังหรือใต้พรม
วางตารางในการกำหนดค่าที่ต้องการซึ่งคุณเลือกสำหรับห้องประชุม ตารางควรอยู่ใกล้กันหากคุณใช้วิธีรูปตัวยู การตั้งค่าโรงภาพยนตร์จำเป็นต้องมีตารางวางบนกล่องหรือแท่นยก วางแพลตฟอร์มในพื้นที่ที่ต้องการก่อนที่คุณจะเริ่มเพิ่มตาราง
เดินไปรอบ ๆ พื้นที่และวางตัวเองไว้ด้านหลังโต๊ะเพื่อทดสอบว่าทุกที่นั่งเป็นที่ยอมรับในแง่ของการมองเห็นด้านหน้าของห้องโดยไม่มีสิ่งกีดขวาง อย่าวางคนไว้ในที่นั่งที่เธอไม่สามารถมองเห็นด้านหน้าได้ ทำสิ่งนี้ก่อนที่เก้าอี้จะถูกเพิ่มเข้ามาในห้องเนื่องจากอาจเป็นการยากที่จะเปลี่ยนการตั้งค่าด้วยเก้าอี้และโต๊ะในห้อง
เพิ่มเก้าอี้ทั้งหมดลงในห้องประชุมและเก็บเก้าอี้ไว้ใต้โต๊ะเพื่อประหยัดพื้นที่ สิ่งนี้จะทำให้ห้องประชุมดูใหญ่ขึ้นและเป็นระเบียบมากขึ้น
เพิ่มขวดน้ำปากกาแผ่นกระดาษและอาจเป็นผลไม้ไปยังตารางการประชุมก่อนเหตุการณ์
