การจัดการกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

ธุรกิจทั้งหมดมีกระบวนการไม่ว่าจะเป็นการรวบรวมผลิตภัณฑ์ประมวลผลการชำระเงินผ่านบัตรเครดิตออนบอร์ดพนักงานหรือตรวจสอบการประกันคุณภาพ บางครั้งกระบวนการเหล่านั้นทำงานได้อย่างราบรื่นและบางครั้งก็ไม่สามารถทำได้ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นระบบที่จะทำให้กระบวนการของคุณและชนะพวกเขาในรูปของนักว่ายน้ำโอลิมปิก การใช้ BPM ที่ดีจะปรับปรุงการมองเห็นกระบวนการของคุณทำให้ง่ายต่อการลบคอขวดและป้องกันการซ้ำซ้อนของงาน

เคล็ดลับ

• การจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นวิธีการสำหรับการปรับปรุงวิธีการที่ บริษัท ทำสิ่งต่าง ๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ

ตัวอย่างของกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

กระบวนการทางธุรกิจเป็นชุดของขั้นตอนที่บุคลากรในองค์กรของคุณดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะ ขั้นตอนเหล่านี้ซ้ำหลายครั้งบ่อยครั้งโดยคนจำนวนมากและโดยทั่วไปแล้วจะเป็นมาตรฐาน ไม่ว่าจะเรื่องอะไรก็ตามตั้งแต่การอนุมัติคำขอวันหยุดไปจนถึงการประเมินผู้ป่วยที่แพทย์ทำการแสดงในห้องฉุกเฉินจะถือว่าเป็นกระบวนการทางธุรกิจ

ยกตัวอย่างเช่นตัวอย่างของการขอสินเชื่อกับธนาคาร ในการเริ่มต้นกระบวนการนี้ลูกค้าจะกรอกแบบฟอร์มใบสมัครอิเล็กทรอนิกส์ในเว็บไซต์ของธนาคาร ตอนนี้ล้อของธนาคารเริ่มเปลี่ยน ก่อนอื่นธนาคารจะตรวจสอบว่าลูกค้ากรอกฟอร์มถูกต้องแล้ว จากนั้นแอปพลิเคชันจะผ่านการตรวจสอบเครดิต บางคนอาจทำการตรวจสอบรายได้ทีมอื่นอาจขอเอกสารเพิ่มเติมและอาจมีกิจกรรมอื่น ๆ เพื่อให้ธนาคารตัดสินใจเกี่ยวกับว่าจะอนุมัติเงินกู้หรือไม่

กุญแจสำคัญคือกระบวนการนี้มีหลายแง่มุม เช่นเดียวกับกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่มันเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนและหลายคนและคนเหล่านี้ใช้เครื่องมือและระบบต่าง ๆ เพื่อทำสิ่งต่างๆให้เสร็จ เมื่อนำมารวมกันระบบทั้งหมดได้รับการออกแบบมาเพื่อแปลงชุดของอินพุต (ใบสมัครสินเชื่อและเอกสารประกอบ) เป็นผลลัพธ์ที่ต้องการ (การตัดสินใจอนุมัติที่สื่อสารกับลูกค้า)

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

เมื่อธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กมากกระบวนการทางธุรกิจจะจัดการได้ง่าย อาจมีเพียงไม่กี่คนในสำนักงานที่ทำงานประจำวันและทุกคนมีภาพรวมที่มั่นคงของภาพรวมขนาดใหญ่ สถานการณ์นี้เปลี่ยนไปเมื่อคุณเติบโต งานที่ครั้งหนึ่งคนคนหนึ่งจัดการโดยทันทีถูกส่งระหว่างแผนกต่างๆ ผู้คนทำซ้ำความพยายามของแต่ละคนงานตกต่ำและมีศักยภาพมากขึ้นสำหรับคนที่จะทำผิดพลาด

วัตถุประสงค์หลักของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจคือการทำให้กระบวนการที่วุ่นวายเหล่านี้อยู่ภายใต้กล้องจุลทรรศน์และหาวิธีที่จะทำให้ดีขึ้น วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะเข้าใจสิ่งนี้คือการเห็นภาพกิจกรรมทั้งหมดในกระบวนการของคุณเป็นแผนผังลำดับขั้น BPM เป็นวินัยในการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ให้เป็นเวิร์กโฟลว์ที่สมเหตุสมผลและมีเหตุผลมากขึ้น

ข้อดีของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร

แรงผลักดันหลักของ BPM คือการประหยัดเวลาและเงินของคุณโดยการลดไขมันในกระบวนการของคุณเช่นการเอาคอขวดการขจัดความซ้ำซ้อนและการหยุดงานซ้ำซ้อนที่ไม่จำเป็น อย่างไรก็ตาม BPM ไม่ได้เกี่ยวกับการเพิ่มกำไร แต่มีผลบวกเชิงบวกอื่น ๆ ที่ธุรกิจจะได้รับประโยชน์:

• ทั้งพนักงานและผู้จัดการได้รับประโยชน์จากคำจำกัดความที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา

• ทีมทำงานร่วมกันและสื่อสารได้ดีขึ้นเมื่อทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับผลลัพธ์และกำหนดส่ง

• มีความเครียดน้อยลงเนื่องจากพนักงานที่ทำงานหนักเกินไปไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมติดตามหรือเล่นหลายงานที่ต้องทำพร้อมกัน

• BPM จัดเรียงกระบวนการของคุณกับลำดับความสำคัญขององค์กรเพื่อให้คุณไม่ต้องเสียเวลากับกระบวนการที่เพิ่มมูลค่าน้อยที่สุดให้กับธุรกิจ

• ผู้จัดการจะได้รับการมองเห็นที่ดีขึ้นในเวิร์กโฟลว์ซึ่งให้เส้นทางที่เป็นประโยชน์สำหรับการตรวจสอบและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

• ลูกค้าได้รับประโยชน์จากระยะเวลารอคอยสินค้าที่ดีขึ้นนำไปสู่ความพึงพอใจของลูกค้าที่มากขึ้น

BPM ทำงานอย่างไร

BPM เป็นสิ่งแรกและสำคัญที่สุดวิธีการ ประกอบด้วยชุดขั้นตอนและเทคนิคที่ชัดเจนซึ่งช่วยในการทำให้กระบวนการ BPM เป็นทางการเพื่อให้สามารถระบุและปรับปรุงของเสียและความไร้ประสิทธิภาพอื่น ๆ จากวิธีการ BPM ที่เป็นที่ยอมรับบางอย่างเช่น Lean หรือ Six Sigma ได้ป้อนคำศัพท์ที่ได้รับความนิยม วิธีการทั่วไปปฏิบัติตามหลักการเดียวกันหลายประการ ไม่ว่าวิธีการใดที่คุณเลือกคุณสามารถคาดหวังได้ว่าจะให้ความสำคัญกับสามเสาหลักของ BPM: กระบวนการผู้คนและเทคโนโลยี

กระบวนการ

จุดเน้นหลักของ BPM คือการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมเพื่อวัตถุประสงค์และบรรลุผลลัพธ์ที่ถูกต้องในเวลาที่ถูกต้อง

คน

การทำให้แน่ใจว่าคนทำสิ่งที่ถูกต้องในแบบที่ถูกต้องเป็นกุญแจสำคัญในกระบวนการที่ประสบความสำเร็จ BPM พิจารณางานที่ผู้คนกำลังทำและถามคำถามเช่น: ใครมีหน้าที่ทำภารกิจ A และในกรอบเวลาใด จะเกิดอะไรขึ้นถ้าบุคคลที่เกี่ยวข้องละเว้นปัญหา ใครได้รับการแจ้งเตือนเมื่อกระบวนการติดขัด การมองเห็นในระดับนี้เป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการสร้างประสิทธิภาพให้กับระบบ

เทคโนโลยี

เพื่อให้กระบวนการของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นการเปลี่ยนแปลงของงานต้องราบรื่นตลอดเวลา ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบังคับใช้กระบวนการ ดังนั้นหากคุณใช้แบบฝึกหัด BPM และกำหนดกระบวนการที่ดีกว่าเทคโนโลยีจะช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการทำงานในลักษณะที่คุณกำหนดไว้อย่างแน่นอน คุณสมบัติหลักของเทคโนโลยีคือการรวบรวมข้อมูลประสิทธิภาพเพื่อให้คุณสามารถติดตามตัวชี้วัดที่จำเป็นต่อความสำเร็จของกระบวนการ

คุณออกแบบวิธีการ BPM ได้อย่างไร

BPM ทำงานแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของคุณ ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มออกแบบวิธีการ BPM คุณต้องประเมินสิ่งที่คุณต้องการปรับปรุงโดยการนำไปใช้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเป็นองค์กรให้บริการคุณอาจต้องการ BPM เพื่อปรับปรุงเวลาตอบสนองของคุณให้กับลูกค้า บริษัท ที่ผลิตหรือสร้างผลิตภัณฑ์อาจมองหาประสิทธิภาพและประสิทธิภาพที่ดีขึ้นในสายการประกอบหรือการประสานกับระบบและกระบวนการอื่น ๆ

การใช้ไดรเวอร์เชิงพาณิชย์เหล่านี้เป็นแนวทางแนวทางของ BPM ทุกครั้งจะเป็นไปตามวัฏจักรชีวิตของแต่ละเฟสโดยแต่ละชุดจะมีงานที่ต้องดำเนินการ วิธีการ BPM ที่พบมากที่สุดคือ DMEMO มีห้าขั้นตอนดังนี้: การออกแบบแบบจำลองการปฏิบัติการตรวจสอบและการเพิ่มประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่หนึ่ง: การออกแบบ

ขั้นตอนการออกแบบใช้เทคโนโลยี BPM เพื่อทำแผนที่กระบวนการของคุณในขณะนี้ก่อนที่จะออกแบบเวิร์กโฟลว์ใหม่เพื่อให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งที่คุณได้รับบนหน้าจอคือภาพที่แสดงให้เห็นถึงการไหลเวียนของงานเพื่อให้คุณสามารถมองเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าตำแหน่งของคอขวดและการทำซ้ำอาจอยู่ที่ใด แนวคิดคือการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ง่ายที่สุดและตรงไปตรงมามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้กระบวนการสามารถดำเนินการได้ในเวลาน้อยที่สุดในขณะที่ทำผิดพลาดน้อยที่สุด

ขั้นตอนที่สอง: การสร้างแบบจำลอง

ขั้นตอนนี้เกี่ยวกับการทดสอบกระบวนการของคุณเพื่อดูว่าทำงานอย่างไรภายใต้เงื่อนไขที่แตกต่างกัน คิดว่ามันเป็นการออกกำลังกาย "ถ้า" ถ้าเราจัดสรรคนสองคนให้กับงานนี้ ถ้าพนักงานคนนี้ส่งมอบงานล่าช้า เกิดอะไรขึ้นถ้างานนี้ทำในวิธีที่แตกต่างกันอย่างไร เราสามารถทำการปรับปรุงเพิ่มเติมได้หรือไม่

ด่านที่สาม: การดำเนินการ

เมื่อคุณจำลองการไหลของงานแล้วขั้นตอนต่อไปคือการทดสอบกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงโดยใช้เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ของซอฟต์แวร์ BPM ของคุณเพื่อจัดสรรแต่ละงานในกระบวนการให้กับหนึ่งคนหรือมากกว่านั้น

ขั้นตอนที่สี่: การตรวจสอบ

การตรวจสอบเป็นกระบวนการรวบรวมข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานตามที่คุณคาดหวัง การใช้เทคโนโลยีของคุณคุณสามารถติดตามทั้งสองขั้นตอนในกระบวนการเดียว - เช่นเดียวกับที่คุณติดตามแพ็กเกจ FedEx - หรือคุณสามารถรวบรวมข้อมูลและดูว่าคุณทำอย่างไรในกระบวนการทำงานโดยรวม เครื่องมือที่ใช้งานในขั้นตอนนี้รวมถึงการตรวจสอบกิจกรรมทางธุรกิจแดชบอร์ดการรายงานและเครื่องมือตรวจสอบ

ขั้นตอนที่ห้า: การเพิ่มประสิทธิภาพ

ในขั้นตอนนี้กระบวนการของคุณอาจไม่สมบูรณ์ ตอนนี้คุณต้องพิจารณาสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับกระบวนการให้เหมาะสม ตัวอย่างเช่นคุณจำเป็นต้องเพิ่มทรัพยากรอื่นไปยังพื้นที่เฉพาะที่เกิดปัญหาคอขวดหรือไม่? โปรดจำไว้ว่าการเพิ่มประสิทธิภาพไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว แต่คุณต้องรับฟังความคิดเห็นจากพนักงานและลูกค้าและทำการเปลี่ยนแปลงเมื่อเกิดปัญหา หากกระบวนการใหม่ไม่ได้ปรับปรุงประสบการณ์ของผู้มีส่วนได้เสียของคุณในการให้บริการก็ไม่สามารถบอกได้ว่าจะประสบความสำเร็จ

ใครเป็นผู้ดำเนินการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

บ่อยครั้งที่ทีมผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและความรู้ด้านธุรกิจดำเนินโครงการ BPM แต่จริง ๆ แล้วมันขึ้นอยู่กับขอบเขตของโครงการที่คุณวางแผนจะทำงาน หากคุณต้องการประสบความสำเร็จอย่างรวดเร็วด้วยการปรับปรุงกระบวนการที่มีความเสี่ยงต่ำและผลตอบแทนสูงในธุรกิจขนาดเล็กของคุณเองก็น่าจะง่ายกว่าที่จะได้รับโครงการ BPM จากการช่วยเหลือจากทีมภายในขนาดเล็กและบางคน ซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพเพื่อทำแผนที่กระบวนการของคุณ

วิธีเริ่มต้นที่ดีคือเข้าร่วมหลักสูตรฝึกอบรม BPM การค้นหาโดย Google อย่างรวดเร็วควรเปิดตัวเลือกในท้องถิ่นหรือโปรแกรมออนไลน์ บริษัท หลายแห่งเลือกที่จะนำพนักงานของพวกเขาผ่านโปรแกรมการรับรองการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ช่วยให้พนักงานคนสำคัญได้รับการฝึกฝนอย่างเป็นทางการในวิธีการที่เหมาะสม ปัจจุบันสถาบันจัดการกระบวนการธุรกิจมีหลักสูตร 30 หลักสูตรและประกาศนียบัตร 7 สาขาในสาขาวิชาและวิธีการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ BPM ตรวจสอบเว็บไซต์ของพวกเขาสำหรับรายละเอียด

เครื่องมือ BPM คืออะไร

เพียงแค่เครื่องมือ BPM เป็นซอฟต์แวร์ที่คุณใช้เพื่อทำให้การติดตั้ง BPM เป็นไปโดยอัตโนมัติ หน้าที่คือการเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจของคุณเพื่อให้คุณสามารถนำกระบวนการของคุณไปสู่ความสูงใหม่ ตัวเลือกนั้นกว้างพอ ๆ กับความยาว แต่โดยทั่วไปคุณจะมองหาระบบที่มีคุณสมบัติอย่างน้อยดังต่อไปนี้:

• เครื่องมือสร้างแผนภาพการประมวลผลภาพ: สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถจำลองกระบวนการของคุณและสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ เครื่องมือบางอย่างจำเป็นต้องมีทักษะการเข้ารหัสเพื่อใช้ในการสร้างแบบจำลอง ผู้ค้ารายอื่นเสนอวิธีการใช้รหัสต่ำซึ่งใช้ระบบ "การลากแล้วปล่อย" หลังอาจทำงานได้ดีถ้าคุณไม่ได้มีโปรแกรมเมอร์ไม่ยอมใครง่ายๆในทีม

• แดชบอร์ดการจัดการและการควบคุมการเข้าถึง: สิ่งนี้ทำให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถมองเห็นได้เพื่อติดตามความคืบหน้าและให้ความปลอดภัยโดยการ จำกัด การเข้าถึงข้อมูลให้กับบางคน

• การจัดการข้อผิดพลาด: มีประโยชน์ที่จะมีโมดูลการตรวจสอบที่ค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดและการทำงานผิดพลาด

• การรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่: โซลูชัน BPM ของคุณจะถูก จำกัด การใช้งานหากไม่ได้สื่อสารกับระบบ ERP / CRM หลักอื่น ๆ

• รายงานและการวิเคราะห์: โซลูชัน BPM ที่ดีจะเรียกใช้รายงานในตัวชี้วัดที่สำคัญเช่นรายการคงค้างเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์และความถี่ในการเปลี่ยนเส้นทางรายการ

ในแง่ของเครื่องมือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจโดยเฉพาะมันเป็นตลาดที่ค่อนข้างแออัด ผู้เล่นใหญ่บางคน ได้แก่ Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian และ Process Street ความเห็นนั้นมีอยู่บนอินเทอร์เน็ตและเครื่องมือส่วนใหญ่มาพร้อมกับการทดลองใช้ฟรี 14 วันเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบฟังก์ชั่นก่อนตัดสินใจซื้อขั้นสุดท้าย