วิธีการวางแผนรูปแบบรายงาน

รายงานมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ พวกเขาสามารถให้หัวหน้าและผู้บังคับบัญชาทราบว่า บริษัท ยืนอยู่ในโครงการต่าง ๆ ซึ่งสามารถรายงานให้หัวหน้าของพวกเขา รูปแบบรายงานการวางแผนต้องการข้อมูลเฉพาะที่จะทำให้แบบฟอร์มของคุณง่ายต่อการใช้โดยผู้ที่ทำรายงาน รูปแบบที่ดียังให้ห้องวางแผนสำหรับความคิดสร้างสรรค์ การวางแผนรายงานของคุณก่อนที่จะพิมพ์จำเป็นต้องสร้างแบบฟอร์มรายงานที่คุณสามารถใช้เป็นระยะเวลานาน

รายการที่คุณจะต้อง

• กระดาษ

• ดินสอ

• ยางลบ

• ปากกาหมึกถาวรสีดำ

จดข้อมูลทั้งหมดที่คุณจะต้องรวมไว้ในรายงานลงบนกระดาษแผ่นเดียวจากนั้นเปลี่ยนจุดเหล่านี้เป็นคำถามหรือรูปแบบคำสั่ง วางหน้านี้ไว้ ทำตามขั้นตอนนี้ในคอมพิวเตอร์หากคุณสับสนน้อยลง แต่ถ้าคุณจดสิ่งเหล่านี้ลงบนกระดาษคุณสามารถถ่ายทอดไปยังรูปแบบของคุณในคอมพิวเตอร์ได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณพร้อมที่จะเพิ่มแทนที่จะกลับไป ระหว่างเอกสารหลายฉบับ

จัดทำร่างรายงานคร่าวๆชุดแรกบนกระดาษชิ้นที่สองของคุณ ใส่โลโก้ บริษัท ของคุณที่ด้านบนของหน้าและเพิ่มแบบฟอร์มรายงานเป็นตัวอักษรขนาดใหญ่ที่ด้านบน สำหรับตัวอย่างนี้เราจะใช้รูปแบบทั่วไปที่สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับโครงการใด ๆ

สร้างส่วนแรกเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับโครงการเฉพาะ ซึ่งรวมถึงการให้นักข่าวเขียนชื่อโครงการหมายเลขโครงการหรือระบบใด ๆ ที่คุณใช้เพื่อระบุโครงการของคุณ จากนั้นจดคำขอที่ระบุว่ารายงานนั้นเป็นรายงานชั่วคราวหรือรายงานขั้นสุดท้ายของโครงการ ตัวอย่างเช่น

วงกลมหนึ่ง:

รายงานระหว่างกาลรายงานขั้นสุดท้าย

หรือ:

นี่คือรายงานประเภทใด ****

หรือ:

ประเภทรายงาน: รอบชิงชนะเลิศระหว่างกาล (วงกลมหนึ่ง)

ทำให้ส่วนที่สองเกี่ยวกับบุคคลที่กรอกแบบฟอร์ม รวมชื่อตำแหน่งหรือชื่อเรื่องความรับผิดชอบเฉพาะสำหรับโครงการที่รายงานและสิ่งที่พวกเขาจะแนบหรือรวมไว้ในรายงาน

พัฒนาส่วนสุดท้ายของรายงานโดยขอให้นักข่าวรายงานรายละเอียดสิ่งที่ได้ทำไปแล้วในตอนท้าย สำหรับรายงานระหว่างกาลคุณสามารถออกจากส่วนอื่นสำหรับนักข่าวเพื่อร่างขั้นตอนต่อไปและให้วันที่ประเมินโดยประมาณของขั้นตอนต่อไป คุณอาจเลือกที่จะรวมข้อตกลงสัญญาเมื่อสิ้นสุดรายงานเพื่อระบุว่าพนักงานจะไม่เปิดเผยข้อมูลใด ๆ และข้อมูลทั้งหมดที่รวมอยู่นั้นถูกต้องตามความรู้ที่ดีที่สุดของพวกเขา

ใส่รูปแบบรายงานลงในคอมพิวเตอร์โดยใช้โปรแกรมเขียนหรือโปรแกรมที่คุณต้องการและพิมพ์สำเนาได้มากเท่าที่คุณต้องการหรือทำร่างสุดท้ายและทำสำเนาหลายชุดเพื่อเก็บไว้ในไฟล์

เคล็ดลับ

• คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันเพื่อสร้างร่างสุดท้ายของแบบฟอร์มรายงานก่อนที่จะพิมพ์จำนวนมาก อย่าลืมคำนึงถึงผู้อ่านของคุณและจัดทำข้อมูลในแบบที่พนักงานส่วนใหญ่ของคุณจะเข้าใจได้ดีที่สุด