การเปลี่ยนแปลงในองค์กรนั้นยาก แต่สิ่งที่สามารถสื่อสารกับพนักงานได้ยากขึ้น ผู้จัดการหลายคนหงุดหงิดกับเสียงที่ถูกต้องเมื่อทำการประกาศครั้งแรก แต่ควรพิจารณาประเด็นอื่น ๆ อีกมากมายเช่นกัน การตอบคำถามของพนักงานการตอบสนองต่อข้อกังวลและการสื่อสารอย่างต่อเนื่องในเวลาที่ไม่แน่นอนล้วนเป็นองค์ประกอบสำคัญในการประกาศและดำเนินการเปลี่ยนแปลง
ร่างแผนการสื่อสารที่ชัดเจน ทำรายการทุกสิ่งที่จะต้องสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงองค์กร คาดหวังว่าคำถามที่พนักงานอาจมีเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและพร้อมที่จะตอบคำถามเหล่านี้ รวมประเด็นที่คุณจะกล่าวถึงในการประกาศครั้งแรกรวมถึงวิธีที่คุณจะสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงต่อไปเมื่อพวกเขาเริ่มเกิดขึ้น แบ่งปันหรือสร้างแผนนี้กับผู้อื่นในตำแหน่งการจัดการเพื่อให้คุณส่งข้อความที่สอดคล้องกับพนักงานตลอดการเปลี่ยนแปลง
อธิบายให้พนักงานฟังถึงสิ่งที่กระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงองค์กร อธิบายปัญหาเฉพาะที่ บริษัท กำลังเผชิญรวมถึงวิธีการและสาเหตุที่ต้องแก้ไข หาก บริษัท ประสบกับผลกำไรต่ำต้นทุนเพิ่มขึ้นหรือขวัญกำลังใจของพนักงานไม่ดีให้อธิบายเรื่องนี้กับพนักงาน
ระบุให้พนักงานทราบว่าการเปลี่ยนแปลงองค์กรจะปรับปรุง บริษัท อย่างไร เน้นว่ามันจะส่งผลกระทบเชิงบวกต่อ บริษัท โดยรวมอย่างไร (โดยเพิ่มผลกำไรหรือปรับปรุงชื่อเสียงของ บริษัท เป็นต้น) เน้นว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อพนักงานแต่ละคนอย่างไร ดำเนินการต่อเพื่อเน้นประโยชน์ของแผนแม้หลังจากการประกาศ
ให้เวลากับพนักงานสำหรับการเปลี่ยนแปลง บอกพวกเขาเมื่อการเปลี่ยนแปลงจะเริ่มขึ้นและจะใช้เวลานานเท่าใด หากคุณไม่แน่ใจในกรอบเวลาที่แน่นอนจงซื่อสัตย์และแจ้งให้พนักงานทราบเมื่อพวกเขาคาดหวังคำตอบ
แบ่งปันข้อสงสัยและคำถามของคุณเอง หากมีข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เป็นความลับหรือยังไม่ได้รับการแก้ไขให้บอกพนักงานว่าคุณจะแจ้งให้พวกเขารู้เพิ่มเติมเมื่อคุณสามารถและพยายามให้เวลากับพวกเขาเมื่อพวกเขาอาจคาดหวังคำตอบเพื่อลดการเก็งกำไร
เปิดโอกาสให้พนักงานถามคำถามหรือแสดงความสงสัยหรือความยุ่งยากที่พวกเขามีกับการเปลี่ยนแปลง เชิญพนักงานให้พูดคุยกับคุณหรือผู้บริหารอื่น ๆ อย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับข้อกังวลใด ๆ ที่พวกเขามีตลอดกระบวนการ ตอบคำถามยาก ๆ อย่างซื่อสัตย์ที่สุดเท่าที่จะทำได้
สื่อสารกับผู้จัดการและพนักงานบ่อยครั้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ให้ข้อมูลใหม่ใด ๆ ที่เกิดขึ้นทันที แจ้งพนักงานหากแผนเปลี่ยนแปลงและอธิบายว่าทำไมมันถึงเปลี่ยนไป เปิดกว้างที่สุดเท่าที่จะทำได้ตลอดกระบวนการเพื่อให้พนักงานไม่รู้สึกว่าถูกเก็บไว้ในที่มืด
