วิธีเขียนอีเมลธุรกิจเพื่อตั้งค่าการประชุมอาหารกลางวัน

ไม่ว่าจะเป็นการพบปะกับลูกค้าเพื่อเสนอข้อเสนอหรือทำอาหารกลางวันทำงานกับพนักงานการส่งคำเชิญทางอีเมลอาจเป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการประสานงานกิจกรรม

พิจารณาผู้ชมของคุณ น้ำเสียงของอีเมลของคุณจะต้องปรับให้เข้ากับคนที่คุณเชิญเข้าร่วมการประชุมอาหารกลางวัน น้ำเสียงไม่เป็นทางการทำงานได้ดีหากการประชุมอาหารกลางวันของคุณอยู่กับพนักงานและคุณจะใช้เวลาคุยกลยุทธ์และการระดมสมอง หากจุดประสงค์ของการประชุมนั้นจริงจังมากขึ้นคุณจะต้องทำให้ชัดเจนในการติดต่อกับสมาชิกพนักงานที่ได้รับเชิญ หากการประชุมอาหารกลางวันอยู่กับลูกค้าคุณอาจต้องการน้ำเสียงที่เป็นทางการมากขึ้นทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ในการทำงานกับพวกเขา

ค้นหาร้านอาหารที่จะสามารถรองรับกลุ่มของคุณ ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เชิญคุณอาจต้องการค้นหาสถานที่ที่มีห้องส่วนตัว เมื่อวางแผนการประชุมอาหารกลางวันกับลูกค้าอาจช่วยหาร้านอาหารที่ไม่วุ่นวายซึ่งการสนทนาจะไม่ถูกทำให้เครียดเนื่องจากเสียงดัง

ตัดสินใจว่าใครควรจะเชิญเข้าร่วมการประชุมอาหารกลางวันและปรึกษาสำนักงานปฏิทินเพื่อตรวจสอบว่าทุกฝ่ายจะสามารถใช้ได้ในวันที่ถาม สำหรับการประชุมอาหารกลางวันของพนักงานโทรโทรศัพท์ด่วนเพื่อถามว่าผู้ได้รับเชิญที่เลือกจะพร้อมใช้งานในวันนั้นหรือไม่จากนั้นขอให้พวกเขาเปิดไว้ในขณะที่แผนกำลังจะเสร็จสมบูรณ์

โทรหาร้านอาหารที่คุณเลือกและตั้งค่าการจองเบื้องต้น บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณอาจจำเป็นต้องปรับจำนวนผู้เข้าร่วมให้ใกล้เคียงกับวันนั้นมากขึ้น หากคุณพบว่าคุณมีการเข้าร่วมมากกว่าที่วางแผนไว้หลายครั้งโปรดแจ้งให้ร้านอาหารทราบโดยเร็วที่สุดเพื่อให้พนักงานสามารถตอบสนองความต้องการของคุณได้

เขียนอีเมลของคุณรวมถึงที่อยู่อีเมลของแต่ละคนที่คุณต้องการเชิญ ใช้บรรทัดหัวเรื่องเพื่อระบุเหตุผลของอีเมล รวมคำเช่น "สำคัญ" หรือ "ทำเครื่องหมายปฏิทินของคุณ" และรวมถึงวันที่และเหตุผล ตัวอย่างเช่นหัวเรื่องของคุณอาจอ่าน: "สำคัญ: Working Lunch ใน 2/18/09-RSVP Needed" แน่นอนว่าสำหรับมื้อกลางวันกับลูกค้าคุณจะต้องกลเม็ดเรื่องและเปลี่ยนเป็นคำขอแทนที่จะเป็นความต้องการ

ใช้เนื้อหาของอีเมลเพื่ออธิบายความจำเป็นของการประชุมอาหารกลางวันและสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมนำหรือแบ่งปันระหว่างการประชุม ขึ้นอยู่กับความยากที่จะตรึงคนลงคุณอาจต้องการให้พวกเขา RSVP เพื่อให้คุณสามารถสรุปจำนวนการจองกับร้านอาหารหากคุณกำลังตั้งค่าอาหารกลางวันลูกค้าคุณอาจต้องการขอนัดประชุมอาหารกลางวันและระบุรายการที่คุณต้องการหารือกับพวกเขา