รูปแบบอีเมลธุรกิจคืออะไร

ทุกคนที่ทำงานได้รับการทิ้งระเบิดทุกวันโดยอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุด อีเมลเหล่านี้จำนวนมากถูกสแกนและลบอย่างรวดเร็วหากพวกเขายังเปิดอยู่ เมื่อคุณส่งอีเมลธุรกิจไปให้เพื่อนร่วมงานพนักงานหรือลูกค้าคุณไม่ต้องการให้อีเมลสิ้นสุดลงในกองทิ้ง การทำความคุ้นเคยกับรูปแบบอีเมลธุรกิจสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการอ่านอีเมลของคุณและทิ้งไว้ในถังขยะเสมือน

รูปแบบอีเมลธุรกิจคืออะไร

รูปแบบอีเมลธุรกิจเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีสำหรับการส่งจดหมายโต้ตอบในนามของ บริษัท ของคุณ มันมีโครงสร้างที่เป็นทางการที่ช่วยให้คุณถ่ายทอดข้อความของคุณและรับการตอบกลับ

องค์ประกอบของอีเมลธุรกิจประกอบด้วย:

หัวเรื่องรายละเอียด ใช้หัวเรื่องที่กระตุ้นให้ผู้อ่านเปิดอีเมลของคุณ ยิ่งคุณมีความเฉพาะเจาะจงมากเท่าไหร่ รวมคำสองสามคำเกี่ยวกับอีเมลที่เกี่ยวกับ - ประชุมสัปดาห์หน้าเพื่อพูดคุยข้อเสนอ - มากกว่าคำที่คลุมเครือเช่น สวัสดี. การเป็นผู้ช่วยเฉพาะเพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณติดอยู่ในตัวกรองสแปมอย่าส่งไปยังผู้รับตั้งแต่แรก

อวยพรมืออาชีพ วิธีที่คุณทักทายคนนั้นขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ที่คุณมีอยู่หากคุณมี หากคุณกำลังติดต่อกับคนใหม่หรืออยู่ในตำแหน่งที่สูงกว่าคุณควรใช้คำทักทายที่เป็นทางการมากกว่านี้ เรียนนายโจนส์. หากคุณเคยร่วมงานกับบุคคลนี้มาก่อนและมีความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการมากขึ้นมันก็โอเคที่จะใช้ชื่อของบุคคลนั้นเช่น สวัสดีคิม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะกดชื่อบุคคลถูกต้องและที่อยู่อีเมลถูกต้อง

ข้อความสั้นกระชับ เนื้อหาของอีเมลธุรกิจควรตรงและตรงประเด็น คนที่อ่านมันไม่ได้มีเวลามากนักดังนั้นอย่าทำให้มันยาวเกินไปและละเอียดเกินไป ใช้ประโยคสั้น ๆ และย่อหน้าและรวมเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นประโยคหนึ่งหรือสองประโยคเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณต้องการพบปะและเวลาที่เสนอ สิ่งนี้ยังช่วยให้ผู้อ่านข้อความบนโทรศัพท์ของตนง่ายขึ้นซึ่งเป็นที่ที่พวกเขามีแนวโน้มที่จะเปิดอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้การจัดรูปแบบอีเมลพื้นฐานแม้ว่าคุณจะต้องการใช้สีหรืออิโมจิจำนวนมากก็ตาม

ลายเซ็น เมื่อส่งอีเมลธุรกิจควรปิดด้วยลายเซ็นอีเมลเสมอ รวมถึงชื่อของคุณตำแหน่งงาน บริษัท และข้อมูลการติดต่อ นอกจากนี้ยังสามารถรวมลิงก์ไปยังสื่อสังคมออนไลน์หรือเว็บไซต์ของคุณเพื่อให้ผู้รับสามารถเข้าถึงได้ อย่ารวมข้อมูลมากมายจนดูรก ลายเซ็นของคุณสามารถตั้งโปรแกรมไว้ล่วงหน้าในการตั้งค่าอีเมลของคุณดังนั้นมันจะถูกรวมไว้ในอีเมลใด ๆ ที่คุณส่งโดยอัตโนมัติ

ทำไมคุณต้องรู้รูปแบบอีเมลธุรกิจ

อีเมลธุรกิจเป็นหลักเหมือนกับจดหมายธุรกิจอื่น ๆ แต่ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ และเช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจใด ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้รูปแบบที่ถูกต้องเพื่อให้คุณมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด คุณไม่ต้องการส่งอีเมลที่ไม่เป็นทางการหรือไม่มีตัวตนเกินไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับปัญหาทางธุรกิจที่สำคัญ

รูปแบบอีเมลธุรกิจให้โครงสร้างที่ง่ายซึ่งสามารถปรับให้เหมาะกับอีเมลธุรกิจใดก็ได้ มันถูกออกแบบมาเพื่อบอกผู้รับว่าข้อความนั้นเกี่ยวกับอะไรและสนับสนุนให้พวกเขาเปิดอีเมลและอ่านมัน รูปแบบอีเมลธุรกิจยังช่วยให้คุณเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการขึ้นอยู่กับผู้รับ ยังคงความเป็นมืออาชีพและเป็นมิตรในอีเมลของคุณ เขียนในลักษณะที่กระตุ้นให้ผู้รับอ่านข้อความของคุณและตอบสนองต่อคำขอของคุณ

คุณเป็นตัวแทนธุรกิจของคุณพร้อมอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง การเรียนรู้รูปแบบอีเมลธุรกิจสามารถช่วยให้คุณสร้างความประทับใจที่ดีทั้งในสิ่งที่คุณทำงานด้วยและคนที่คุณอยากทำงานด้วย