ตัวอย่างของบรรทัดฐานสำหรับขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอนสำนักงานเป็นมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับสำหรับการทำธุรกิจภายในสถานที่ทำงานที่เฉพาะเจาะจง มาตรฐานดังกล่าวอาจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมปริมาณงานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ความเป็นมืออาชีพของสำนักงานหรือขนาดของ บริษัท ตัวอย่างเช่นขั้นตอนการปฏิบัติงานในทางการแพทย์ทันตกรรมหรือกฎหมายจะแตกต่างจากในธุรกิจก่อสร้างค้าปลีกหรือนำเข้า อย่างไรก็ตามมี "บรรทัดฐาน" บางอย่างสำหรับขั้นตอนการทำงานในอุตสาหกรรมต่างๆ

ขั้นตอนการโทรศัพท์

สำนักงานทุกแห่งต้องการมารยาททางโทรศัพท์อย่างมืออาชีพและสุภาพ รับโทรศัพท์ในทันทีพูดอย่างชัดเจนและสุภาพและไม่ต้องพักสายไว้นานกว่าสองสามวินาทีโดยไม่ต้องโทรกลับ - แม้ว่าทั้งหมดที่กล่าวไว้คือ "ฉันยังทำงานตามคำขอของคุณ"

รับข้อความสำหรับพนักงานที่ไม่อยู่ในสำนักงานหรือไม่ว่าง บันทึกชื่อ, วันที่, เวลาและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้โทรอย่างชัดเจนพร้อมกับวัตถุประสงค์สำหรับการโทรหากได้รับ เมื่อระบบฝากข้อความเสียงอยู่ในสถานที่ให้ถามผู้โทรว่าเธอต้องการฝากข้อความเสียงไว้หรือไม่แล้วโอนย้ายเธอไปยังระบบฝากข้อความเสียง มันไม่สุภาพในการโอนสายโดยไม่แจ้งให้ผู้โทรทราบล่วงหน้าก่อนการโอน

การจัดการบันทึก

ข้อมูลเฉพาะสำหรับการจัดการบันทึกแตกต่างกันไปในแต่ละสำนักงาน แต่รายละเอียดของการดำเนินธุรกิจทั้งหมดจะต้องได้รับการดูแลอย่างเป็นระเบียบและเป็นมืออาชีพ เก็บสำเนาใบเสร็จรับเงินใบแจ้งยอดบัญชีคำสั่งงานข้อเสนอประมาณการงานการติดต่อจดหมายรายงานและเอกสารอื่น ๆ ที่ บริษัท จัดทำขึ้น

สร้างไฟล์สำหรับผู้ขายแต่ละบัญชีลูกค้าการขายหรือโครงการตามข้อกำหนดของ บริษัท ระบุป้ายกำกับโฟลเดอร์ทั้งหมดอย่างชัดเจนและจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่เข้าถึงได้ง่ายซึ่งสามารถเรียกคืนได้อย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็น เหล่านี้เป็นข้อกำหนดสำหรับการจัดการที่เหมาะสมของธุรกิจใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรม

การจัดการและกระจายจดหมาย

การจัดการจดหมายขาเข้าและขาออกจะแตกต่างกันไปตามสำนักงานเช่นกัน แต่ถือว่าจดหมายทั้งหมดเป็นจดหมายโต้ตอบที่สำคัญและจัดการกับจดหมายทันทีโดยเฉพาะจดหมายโต้ตอบกับลูกค้าและลูกค้า

เปิดและจัดเส้นทางจดหมายไปยังแผนกหรือพนักงานที่เหมาะสมทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขั้นตอนของ บริษัท เฉพาะ ห้ามเปิดอีเมลที่ประทับตราว่า "ส่วนบุคคล" หากจะเปิดจดหมายขาเข้าก่อนที่จะแจกจ่ายให้ห่อกระดาษซองจดหมายไว้ด้านหลังของจดหมายโต้ตอบในกรณีที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่อยู่หรือผู้ส่ง

ชั่งน้ำหนักจดหมายขาออกถ้าจำเป็นและติดจำนวนไปรษณีย์ที่มุมขวาบน หากผู้ให้บริการรับจดหมายนั้นให้เก็บไว้ในที่ที่เหมาะสมเพื่อรับพัสดุ หากนำไปที่ที่ทำการไปรษณีย์ท้องถิ่นให้วางตัวอักษรทั้งหมดไว้ในกล่องเพื่อความสะดวกในการขนส่ง เทปแพคเกจทั้งหมดอย่างปลอดภัยและชัดเจนฉลากพวกเขาสำหรับการจัดส่งที่เหมาะสม

คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยี

การสร้างความมั่นใจว่าข้อมูลคอมพิวเตอร์ได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในสำนักงานทุกวันนี้ที่ต้องอาศัยข้อมูลดังกล่าวเป็นอย่างมาก ฝึกขั้นตอนความปลอดภัยขั้นพื้นฐานเพื่อป้องกันไฟล์คอมพิวเตอร์และฮาร์ดแวร์

เพื่อปกป้องเอกสารและซอฟต์แวร์ให้สร้างการสำรองข้อมูลรายวันของไฟล์คอมพิวเตอร์ทั้งหมดบนเว็บไซต์อินเทอร์เน็ตที่ให้บริการดังกล่าวหรือในแฟลชไดรฟ์แยกต่างหากหรือดิสก์ Zip ระมัดระวังเมื่อดาวน์โหลดไฟล์และซอฟต์แวร์จากอินเทอร์เน็ต ให้การเขียนโปรแกรมป้องกันไวรัสทำงานทุกครั้งที่เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์และปรับปรุงฐานข้อมูลไวรัสให้ทันสมัยอยู่เสมอเนื่องจากภัยคุกคามใหม่ ๆ เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง

ปกป้องฮาร์ดแวร์ด้วยอุปกรณ์ป้องกันไฟกระชากที่แข็งแกร่งและเชื่อถือได้ ปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ในเวลากลางคืนเมื่อไม่มีใครใช้งานและถอดปลั๊กอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ใด ๆ ในระหว่างเกิดพายุฝนฟ้าคะนอง