การประชุมอาจเป็นงานที่มีประสิทธิผลที่สุดในวันของคุณหรือเป็นการเสียเวลาอย่างสมบูรณ์ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับโครงสร้างของการประชุมและความสามารถของผู้นำในการจัดการประชุม หากเป็นหน้าที่ของคุณในการตั้งค่าการประชุมหนึ่งในเป้าหมายที่สำคัญที่สุดของคุณคือการสร้างวาระการประชุม การติดฉลากรายการวาระการประชุมอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากวาระการประชุมเหล่านั้นเป็นตัวกำหนดเสียงสำหรับการประชุมและช่วยให้การอภิปรายไม่ออกนอกกรอบ
ติดป้ายรายการวาระเป็น "ข้อมูล" หากมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลพื้นฐานสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ ในที่ประชุม ตัวอย่างเช่นสมาชิกของทีมโครงการอาจต้องอธิบายขอบเขตของการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์ที่เสนอในการประชุมเริ่มต้นการประชุม วาระการประชุมประเภทนี้เป็นข้อมูล ผู้เข้าร่วมไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับรายการนี้ พวกเขาเพียงแค่ต้องการดูดซับข้อมูล
สร้างวาระการประชุมที่ปรึกษาสำหรับรายการที่ต้องมีการอภิปราย แต่ไม่คาดว่าจะได้รับการแก้ไขในที่ประชุม หัวข้อวาระการให้คำปรึกษาเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับรายการที่กำลังหารือ ตัวอย่างเช่นการประชุมเกี่ยวกับการอัปเกรดฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ที่เสนออาจมีรายการวาระการให้คำปรึกษาหลายรายการรวมถึงการหารือเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาฮาร์ดแวร์ภายใต้การพิจารณา หัวหน้าโครงการอาจให้ภาพรวมโดยย่อของแต่ละวิธีแก้ปัญหาที่เสนอแล้วตามด้วยการอภิปรายทั่วไปโดยผู้เข้าร่วมประชุมที่เหลือ
ติดป้ายรายการวาระการประชุมว่าเป็น "การแก้ปัญหา" หากมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาระหว่างการประชุม ป้ายกำกับนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของการประชุมเฉพาะที่คุณวางแผน วาระการประชุมอาจถูกระบุว่าเป็นคำแนะนำในการประชุมหนึ่งครั้งและการแก้ปัญหาในครั้งต่อไปเมื่อโครงการย้ายจากจุดเริ่มต้นไปยังการแก้ปัญหา ตัวอย่างเช่นรายการวาระการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการเลือกฮาร์ดแวร์อาจเปลี่ยนเป็นการแก้ปัญหาในการประชุมครั้งต่อไปเมื่อผู้เข้าร่วมถูกขอให้เลือกโซลูชันฮาร์ดแวร์จริง
สร้างรายการวาระการประชุมที่ระบุว่า "ขอความช่วยเหลือ" หากมีวัตถุประสงค์เพื่อขอความช่วยเหลือจากผู้เข้าร่วมประชุมรายอื่น รายการเหล่านี้สามารถทำหน้าที่ติดตามผลสำหรับการประชุมครั้งต่อไปโดยสมาชิกแต่ละคนในทีมโครงการจะทำการอัพเดทและให้ข้อมูลส่วนที่เหลือของทีมเกี่ยวกับสถานะของโครงการ
