นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาและเก็บรักษาบันทึกข้อมูลพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง ประเภทของบันทึกบุคลากรที่ถูกเก็บไว้ในไฟล์เป็นตัวกำหนดระยะเวลาที่ควรเก็บไว้ บันทึกบุคลากรทั้งหมดจะต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัย แต่เข้าถึงได้ง่าย
หนึ่งปี
มีประวัติบุคลากรบางส่วนที่ต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งปีหลังจากพนักงานออกจาก บริษัท เหล่านี้รวมถึงบันทึกการดำเนินการจ้างงานทั้งหมดเช่นการส่งเสริมการขายการโอนและการยุติและการทดสอบก่อนการจ้างงานใด ๆ บันทึกการร้องเรียนและการดำเนินการทางกฎหมาย
สองหรือสามปี
บันทึกที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายใด ๆ เช่นรายได้บัตรเวลาตารางเวลาและอัตราการจ่ายควรเก็บไว้เป็นเวลาสองปีหลังจากการสิ้นสุดของพนักงาน บันทึกบัญชีเงินเดือนที่แท้จริงควรเก็บไว้เป็นเวลาสามปีหลังจากที่พนักงานออก เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพระราชบัญญัติการลาครอบครัวและการแพทย์จะต้องถูกเก็บไว้เป็นเวลาสามปีเช่นกัน
ห้าปี
จากการบริหารความปลอดภัยและอาชีวอนามัยข้อมูลใด ๆ รวมถึงบทสรุปของรายละเอียดเกี่ยวกับการบาดเจ็บหรือเจ็บป่วยจากการทำงานควรถูกเก็บไว้เป็นเวลาห้าปี อย่างไรก็ตามการสอบทางการแพทย์ใด ๆ ที่กฎหมายกำหนดเนื่องจากการบาดเจ็บจากการทำงานหรือการเจ็บป่วยควรเก็บไว้เป็นเวลา 30 ปี
