เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจการใช้บรรทัด "Attention" สามารถช่วยให้การติดต่อของคุณตรงไปยังผู้รับที่ถูกต้อง การใช้บรรทัด "Attention" นั้นเหมาะสมถ้าคุณกำลังส่งจดหมายไปยังแผนกทั้งหมดหรือถ้าคุณมีชื่อเรื่อง แต่ไม่ใช่ชื่อของบุคคลที่ต้องการรับจดหมาย หากคุณมีชื่อของบุคคลใดบุคคลหนึ่งคุณไม่จำเป็นต้องใช้บรรทัด "Attention"
การใช้บรรทัด "Attention" ภายในจดหมายธุรกิจ
เริ่มต้นจดหมายธุรกิจด้วยการพิมพ์ที่อยู่ของคุณเอง ข้ามบรรทัดและพิมพ์วันที่ ข้ามบรรทัดอื่น
พิมพ์ที่อยู่ทั่วไปของ บริษัท ที่คุณกำลังส่งจดหมาย สิ่งนี้เรียกว่าที่อยู่ภายใน
ข้ามบรรทัดแล้วพิมพ์บรรทัด "Attention" คุณสามารถใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือผสมระหว่างตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก ควรเขียนว่า "Attention" แทนที่จะเขียนว่า "ATTN" หรือ "Attn" ติดตามสิ่งนี้ด้วยชื่อของแผนกที่คุณต้องการติดต่อ หากคุณกำลังติดต่อกับบุคคลใดบุคคลหนึ่งไม่จำเป็นต้องใช้บรรทัด "ความสนใจ" ให้ใช้ชื่อบุคคลนั้นเป็นบรรทัดแรกของที่อยู่ภายในแทน มีความคิดเห็นที่แตกต่างกันไปว่าจะใช้โคลอนหรือไม่หลังจาก "Attention" แต่ในหนังสือของพวกเขา "Essentials of Business Communication" ผู้เขียน Mary Ellen Guffey และ Richard Almonte กล่าวว่าโคลอนนั้นเป็นตัวเลือก
นี่คือสองตัวอย่างของลักษณะที่ปรากฏของบรรทัด "Attention":
ผู้จัดการทรัพยากรมนุษย์ความสนใจ
หรือ
เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ข้ามบรรทัดแล้วพิมพ์คำทักทายตามด้วยเนื้อหาของจดหมาย
การใช้บรรทัด "Attention" บนฉลากหรือซองจดหมาย
พิมพ์หรือเขียนบรรทัด "Attention" ก่อน แม้ว่าจะแตกต่างจากรูปแบบสำหรับที่อยู่ภายในของจดหมายธุรกิจนี่เป็นรูปแบบที่ต้องการโดยบริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกา
ทำตามสิ่งนี้ด้วยที่อยู่ที่สมบูรณ์ของ บริษัท ที่คุณกำลังกำกับการติดต่อ อย่าลืมใส่หมายเลขห้องชุดหรือชั้นถ้าคุณรู้ว่าพวกเขาเช่นเดียวกับที่อยู่ถนนเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์
ตรวจสอบที่อยู่เพื่อความถูกต้องก่อนส่งจดหมาย
เคล็ดลับ
-
สไตลิสต์บางคนเชื่อว่าบรรทัด "Attention" ในจดหมายธุรกิจไม่จำเป็น โดยทั่วไปให้ใช้งานเฉพาะเมื่อคุณเชื่อว่าการติดต่อทางจดหมายของคุณอาจมีปัญหาในการค้นหาผู้รับที่ตั้งใจไว้
