ขั้นตอนการปฏิบัติงานของสำนักงาน

ขั้นตอนการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ขั้นตอนพื้นฐานแสดงแนวทางการปฏิบัติงานส่วนหน้า: ขั้นตอนการปฏิบัติงานและสิ่งที่ทำ สำนักงานมีแนวทางสำหรับการจัดการบุคลากรเงินฝากเงินสดจดหมายขาเข้าและขาออกจดหมายโต้ตอบและการชำระเงินคืน

การจัดการเดลี่เมล์ (Receptionist)

จดหมายขาเข้าถูกเปิดและเนื้อหาถูกประทับวันที่ เช็คจะถูกวางในถัง "ถึงเงินฝาก" เมลจะถูกเรียงลำดับโดยผู้รับและวางไว้ในกล่องจดหมายของบุคคลนั้น

เขาเตรียมเงินฝากธนาคารและทำสำเนาของเช็คที่ได้รับ สิ่งที่แนบมาจะถูกเย็บเพื่อตรวจสอบสำเนา เขาส่งเช็คและสลิปสำเนาเงินฝากและเอกสารแนบไปยังบัญชีลูกหนี้

จดหมายขาออกจะถูกประทับตราไปรษณีย์และส่งไปยังที่ทำการไปรษณีย์ทุกเย็น

ขั้นตอนโทรศัพท์

รับโทรศัพท์ด้วยเสียงกริ่งที่สาม คำทักทายมาตรฐานคือ "สวัสดีตอนเช้า บริษัท ABC จอห์นพูดฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร" ตอบกลับ "รอสักครู่" และพักสายไว้

ตรวจสอบปฏิทินการทำงานของพนักงานที่ขาดงาน หากไม่อยู่ให้บอกผู้โทรและถามว่ามีคนอื่นช่วยได้หรือไม่ หากบุคคลนั้นอยู่ในประกาศผู้โทรและส่งต่อสาย หากสายไม่ว่างให้แจ้งผู้โทรและเสนอข้อความเสียงหรือข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ข้อความรวมถึงชื่อผู้โทรเวลาและวันที่เหตุผลในการโทรและหมายเลขโทรกลับ ใส่ข้อความลงในช่องจดหมายของผู้รับ

การจัดการเครื่องใช้สำนักงาน (เลขานุการ)

อุปกรณ์มาตรฐานได้รับการคิดค้นและสั่งซื้อรายเดือน ปฏิทินสำนักงานจะถูกตรวจสอบการส่งจดหมายตามกำหนดเวลาและวัสดุสิ้นเปลืองใด ๆ ที่จำเป็น เธอเตรียมแบบฟอร์มการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานและผู้จัดการสำนักงานอนุมัติก่อนที่จะวาง

สำหรับวัสดุสิ้นเปลืองที่ไม่ได้มาตรฐานให้กรอกแบบฟอร์มคำขอวัสดุสิ้นเปลืองแล้วส่งให้เลขานุการ

การบำรุงรักษาปฏิทิน Office (เลขานุการ)

เธอมีความรับผิดชอบต่อปฏิทินสำนักงาน เมื่อกำหนดเวลาการประชุมให้ตรวจสอบปฏิทินเพื่อหาข้อขัดแย้งและส่งคำขอไปยังเลขานุการ

การส่งจดหมายรายเดือนสำหรับลูกค้าการตลาดและการส่งเสริมการขายจะถูกป้อนในปฏิทินสำนักงาน พนักงานที่รับผิดชอบเรื่องเหล่านี้สามารถส่งอีเมลถึงวันที่ถึงเลขานุการ

วันที่ส่งอีเมลการขาดงานของพนักงานและการลาพักร้อนถึงเลขานุการ

ชำระเงินคืนในการเดินทางตรวจสอบคำขอและบัตรเครดิต

การชดเชยการเดินทางจะดำเนินการทุกสัปดาห์ ใช้แบบฟอร์มการเดินทางที่อนุมัติ ป้อนวันที่ค่าใช้จ่ายประเภทของค่าใช้จ่ายและเหตุผลของค่าใช้จ่าย แนบใบเสร็จรับเงินที่อ่านได้สำหรับค่าใช้จ่าย ไม่มีการชำระเงินคืนหากไม่ได้รับใบเสร็จ

ใช้แบบฟอร์มคำขอตรวจสอบที่อนุมัติแล้วสำหรับการตรวจสอบที่ผิดปกติ กรอกข้อมูลผู้รับเงินวันที่ต้องการตรวจสอบจำนวนเงินและส่วนของเหตุผล รับการอนุมัติจากผู้จัดการหรือนักบัญชี

ประมวลผลบัตรเครดิตทุกเดือน จำเป็นต้องมีใบเสร็จสำหรับการซื้อแต่ละครั้ง ใส่ชื่อของคุณเหตุผลสำหรับค่าใช้จ่ายและข้อมูลระบุตัวตนอื่น ๆ ในใบเสร็จ ค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายส่วนตัวจะถูกหักออกจากการจ่ายเงินของพนักงาน