ทุกธุรกิจและบุคคลที่ทำงานกับสาธารณะต้องสื่อสารกับสาธารณะในบางจุด แต่มันก็ไม่เหมาะที่ฝ่ายหนึ่งจะแยกทรัพยากรระหว่างธุรกิจหลักและอธิบายธุรกิจนั้นไปทั่วโลก - นั่นคือที่หน่วยงานประชาสัมพันธ์เข้ามาหน่วยงานประชาสัมพันธ์ใด ๆ ที่มีมูลค่าเกลือจะใช้วิธีการที่หลากหลายเพื่อให้ได้ใบหน้าและเสียงที่มีประสิทธิภาพ สำหรับลูกค้ามันหมายถึง
รับในหน้าเดียวกันเป็นลูกค้า
ก่อนที่ตัวแทนประชาสัมพันธ์จะได้รับข้อความในนามของลูกค้านั้นจะต้องค้นหาว่าข้อความนั้นคืออะไร ตัวแทนฝ่ายประชาสัมพันธ์จะนั่งคุยกับลูกค้าในช่วงเริ่มต้นของความสัมพันธ์เพื่อค้นหาทุกสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้เกี่ยวกับการดำเนินงานของพวกเขา สำหรับธุรกิจนั้นข้อมูลดังกล่าวรวมถึงพันธกิจทั่วไปผลิตภัณฑ์บริการและวิธีการนำเสนอสู่ตลาด สำหรับบุคคลสาธารณะซึ่งรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับโครงการมืออาชีพของบุคคลนั้นรวมถึงรายละเอียดชีวิตส่วนตัวที่อาจส่งผลกระทบต่อความคิดเห็นของประชาชน สำหรับลูกค้าทั้งหมดหน่วยงานกำหนดโปรโตคอลสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อที่จะไม่พลาดโอกาสในการนำเสนอการพัฒนาใหม่สู่สาธารณะ
การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์
ผลิตภัณฑ์พื้นฐานที่ออกมาจากหน่วยงานประชาสัมพันธ์คือข่าวประชาสัมพันธ์ข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท ที่มอบให้สำนักข่าวเพื่อเผยแพร่ สำนักข่าวชอบที่จะมีงานแถลงข่าวโดยเฉพาะอย่างยิ่งในวันที่ข่าวช้าเพราะมันหมายถึงงานที่น้อยลงในการเติมเต็มพื้นที่ในหนังสือพิมพ์ ข้อแม้คือการแถลงข่าวควรมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขน้อย - มิฉะนั้นบรรณาธิการข่าวจะไม่ต้องการเสียเวลาอันมีค่าในสิ่งที่อาจเป็นข้อมูลที่ไม่จำเป็น วิธีหนึ่งในการประเมินคุณภาพของหน่วยงานประชาสัมพันธ์คือการขอตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์และกลั่นกรองพวกเขาตามแนวทางสไตล์ Associated Press หากการเผยแพร่สามารถแยกแยะได้ยากในรูปแบบจากบทความข่าวจริงและคุณยังคงเดินไปพร้อมกับความประทับใจในเชิงบวกขององค์กรที่เป็นตัวแทนในการเผยแพร่หน่วยงานทำงานได้ดี แต่แตกต่างจากบทความข่าวที่เกิดขึ้นจริงมันไม่สำคัญว่าแถลงข่าวมีคำพูดที่ถูกต้อง บ่อยครั้งที่นักเขียนประชาสัมพันธ์สร้างคำพูดขึ้น - แต่ในนามของลูกค้า - และขอการอนุมัติจากลูกค้าก่อนที่จะส่งข่าวประชาสัมพันธ์นั้นไปยังสำนักข่าว
การสร้างความสัมพันธ์กับสำนักข่าว
หน่วยงานประชาสัมพันธ์ควรเก็บรายชื่อสำนักข่าวที่พวกเขาส่งข่าวประชาสัมพันธ์ แต่ที่สำคัญกว่านั้นผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์สร้างความสัมพันธ์ที่พูดกับนักข่าวที่ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าสำหรับบทความ ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์เป็นประตูสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่ออกมาจากองค์กรที่พวกเขาเป็นตัวแทน นั่นหมายถึงหน่วยงานประชาสัมพันธ์จะเป็นผู้ติดต่อกับนักข่าวเป็นครั้งแรกเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าและตัวแทนจะทำหน้าที่เป็นโฆษกให้กับลูกค้าหรือให้นักข่าวติดต่อกับบุคคลที่เหมาะสมภายในองค์กรลูกค้า บางครั้งพนักงานที่ทำงานกับหน่วยงานทำหน้าที่เป็นบุคคลที่สามในการสัมภาษณ์เพื่อให้คำแนะนำคำถามและคำตอบในทิศทางที่เป็นบวก
การจัดการการแสดงตนโซเชียลมีเดีย
ด้วยการพัฒนาสื่อสังคมออนไลน์บทบาทของผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ได้ขยายไปถึงการเป็นตัวแทนลูกค้าออนไลน์ หากลูกค้ามีบล็อก, Facebook หรือโปรไฟล์ Twitter, หน่วยงานประชาสัมพันธ์ควรเข้าถึงได้; หากลูกค้าไม่มีหน่วยงานควรจัดตั้งขึ้น ต่างจากข่าวประชาสัมพันธ์การมีอยู่ของโซเชียลมีเดียนั้นตรงไปสู่สาธารณะ เป็นผลให้หน่วยงานไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการยึดมั่นในรูปแบบข่าวหรือปรากฏลำเอียงในนามของลูกค้าเพราะไม่มีใครคาดหวังว่าบุคคลสาธารณะหรือ บริษัท จะไม่ดังฮอร์นของตัวเอง เช่นเดียวกับหน้าที่โฆษกหรือคำพูดในการแถลงข่าวการอัพเดทโซเชียลมีเดียควรเขียนราวกับว่าข้อมูลนั้นส่งตรงจากลูกค้าตรงข้ามกับมุมมองของบุคคลที่สามที่ได้รับการว่าจ้าง
