การขออนุมัติโครงการหรือการซื้อจำนวนมากอาจทำให้เกิดความสับสนและหงุดหงิด อย่างไรก็ตามด้วยถ้อยคำและทัศนคติที่ถูกต้องคุณมีแนวโน้มที่จะก้าวไปข้างหน้าตามที่คุณต้องการ การวิจัยก็เป็นกุญแจสำคัญเช่นกัน: คุณต้องรู้อย่างแน่นอนว่าคุณต้องการอะไรรู้ว่าผลกระทบต่อ บริษัท ของคุณจะเป็นอย่างไรและสามารถอธิบายได้ในแง่ที่เจ้านายของคุณเข้าใจ จดหมายขอที่เฉพาะเจาะจงและดีเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถไปไกลในการทำให้ความคิดหรือโครงการของคุณเป็นจริง
วิจัยข้อเสนอของคุณ
ขั้นตอนแรกในกระบวนการอนุมัติใด ๆ คือการค้นคว้าสิ่งที่คุณต้องการ หากคุณต้องการยานพาหนะของ บริษัท ใหม่ให้ทำการวิจัยว่าคุณต้องการยานพาหนะประเภทใดราคาเท่าไหร่และเหมาะสมกับความต้องการของ บริษัท อย่าสร้างคำสั่งทั่วไปเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการอนุมัติ ผู้รับจดหมายของคุณมีแนวโน้มที่จะตัดสินใจในความโปรดปรานของคุณถ้ามันชัดเจนในจดหมายของคุณว่าคุณได้พยายามที่จะหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับ บริษัท ยิ่งคุณมีความเฉพาะเจาะจงมากเท่าใดก็ยิ่งมีความเป็นไปได้มากขึ้นที่เธอจะรู้สึกสบายใจที่จะอนุมัติโครงการหรือการซื้อเพราะคุณจะรู้ว่าคุณต้องทำอะไรหลังจากได้รับอนุมัติ
จัดรูปแบบจดหมายให้ถูกต้อง
เริ่มต้นด้วยการพูดกับเจ้านายของคุณตามชื่อและตำแหน่ง (ตัวอย่างเช่นรองประธานสมิ ธ) หากบังเอิญคุณไม่ทราบว่าใครจะอ่านจดหมายให้ระบุชื่อของบุคคลนั้น (ตัวอย่างเช่น "Dear Commissioner") อย่างไรก็ตามการปรับใช้ส่วนตัวเป็นเรื่องสำคัญ. คุณมักจะพบสิ่งนี้บนเว็บไซต์ขององค์กรหรือรับโทรศัพท์และขอชื่อของบุคคลนั้น
จากนั้นแนะนำการซื้อหรือข้อเสนอที่คุณต้องการอนุมัติ ลองทำสิ่งนี้ในประโยคแรกของจดหมายของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อ่านมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเสนอทันทีและให้บริบทของเธอกับจดหมายที่เหลือ นอกจากนี้ยังช่วยให้เธอรู้ว่าคุณรู้ว่าสิ่งที่คุณต้องการ
ตัวอย่าง:
เรียนหัวหน้างานคันนิงแฮม
วงโยธวาทิตของ Castle Rock High School ต้องการเครื่องแบบใหม่
ให้ตัวอย่างโดยละเอียด
ถัดไปอธิบายว่าทำไมการกระทำที่คุณเสนอควรทำ แม้ว่ามันจะเห็นได้ชัดว่าทำไมการซื้อเป็นสิ่งที่จำเป็นให้อธิบายเหตุผลในรายละเอียด หากผู้รับจดหมายของคุณไม่เห็นเหตุผลที่ดีสำหรับการกระทำที่เสนอในจดหมายนั้นจะล้มเหลว มันควรใช้เพียงไม่กี่ประโยคในการทำเช่นนี้
ตัวอย่าง:
เราซื้อชุดเครื่องแบบครั้งสุดท้ายในปี 1992 และชุดปัจจุบันขาดมากและสวมใส่
ดำเนินการต่อโดยระบุสาเหตุทั้งหมดที่ทำให้ข้อเสนอนี้เป็นประโยชน์ต่อ บริษัท ของคุณมันเกี่ยวกับสิ่งที่งานของคุณจะทำเพื่อ บริษัท ไม่ใช่เกี่ยวกับสาเหตุที่คุณคิดว่าข้อเสนอเป็นสิ่งสำคัญ
ตัวอย่าง:
วงโยธวาทิตเป็นตัวแทนโรงเรียนของเราในขบวนพาเหรดเกมฟุตบอลและการชุมนุมในชุมชนอื่น ๆ เครื่องแบบใหม่จะทำให้โรงเรียนของเราในแง่บวกมากขึ้น
ตอนนี้เราต้องจ่าย บริษัท ตัดเย็บหลายพันดอลลาร์ในแต่ละปีเพื่อรักษาเครื่องแบบเก่าของเรา ใหม่จะกำจัดค่าธรรมเนียมเหล่านี้
การมีเครื่องแบบใหม่ที่ทันสมัยจะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจของทั้งวงอย่างมากซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะส่งผลให้คะแนนที่สูงขึ้นสำหรับนักเรียนสมาชิกทุกคน
สรุปข้อมูลที่มีค่า
สรุปจดหมายของคุณด้วยชื่อที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณและเชิญผู้อ่านให้ติดต่อคุณเมื่อมีคำถามเกี่ยวกับจดหมายหรือข้อเสนอ ถ้ามีให้สังเกตวันที่คุณหวังว่าคุณจะได้รับคำตอบสำหรับคำขอของคุณ เมื่อคุณทำจดหมายเสร็จไม่ควรเกินหนึ่งหน้ายกเว้นว่าคุณมีเหตุผลที่ดีมากที่จะดำเนินการต่อในหน้าถัดไป (เช่นข้อเสนอที่ซับซ้อนมากซึ่งต้องใช้คำอธิบายที่ยาวมากหรือรายการเหตุผลที่ยาว คำขอของคุณจะเป็นประโยชน์)
ตัวอย่าง:
หากคุณมีคำถามใด ๆ ฉันยินดีที่จะพบกับคุณตลอดเวลา
ขอบคุณ,
เบ็นวอร์เรนผู้อำนวยการ [email protected] 555-1234
เคล็ดลับสุดท้าย
เขียนด้วยความเคารพและเป็นทางการเสมอ ตัวอย่างเช่นแทนที่จะพูดว่า "มันจะดีสำหรับ บริษัท ถ้าเราสามารถซื้อเครื่องพิมพ์ใหม่ไม่กี่" เขียนอะไรบางอย่างเช่น "ถ้า บริษัท จะซื้อเครื่องพิมพ์ใหม่ห้าเครื่องมันจะได้ประโยชน์ตัวอย่าง Corp เพราะ … " หากไม่จำเป็นต้องพิจารณาพิมพ์และส่งจดหมายของคุณแทนที่จะส่งอีเมลไปยังผู้รับของคุณ มันจะแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจกับข้อเสนอของคุณจริงๆและจะทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่เขาจำได้ว่าตอบจดหมายดังกล่าวได้ทันเวลา
โปรดทราบว่าจดหมายอนุมัติที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจไม่ได้รับคุณทุกที่ - ผู้รับของคุณอาจตัดสินใจว่าข้อเสนอนั้นเป็นปัญหา ในกรณีนี้คุณจะต้องคิดใหม่หรือรอเวลาจนกว่าคุณจะลองใหม่อีกครั้ง
