ฝ่ายหนึ่งฝ่ายหนึ่งเขียนจดหมายถึงอีกฝ่ายหนึ่งโดยอธิบายขอบเขตของงานที่จะจัดให้ จดหมายเหล่านี้เป็นเรื่องธรรมดากับผู้รับเหมาผู้ให้บริการจัดส่งและนักลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ แม้ว่าจะไม่ใช่สัญญา แต่ตัวอักษรคือความมั่นใจในความคาดหวังและข้อตกลงที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ เขียนจดหมายรับรองภาษาที่ชัดเจนและกระชับเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ด้านข้อตกลงอย่างเป็นทางการ
จดหมายรับรองไม่ได้เป็นสัญญา สัญญามีการลงนามโดยทั้งสองฝ่ายและมักจะมีการปฏิเสธความรับผิดชอบและศัพท์แสงทางกฎหมายจำนวนมาก ในขณะที่หนังสือรับรองไม่ได้เป็นสัญญา แต่เป็นข้อตกลงอย่างเป็นทางการกับการมีผลผูกพันทางกฎหมายในศาล จดหมายระบุความตั้งใจของผู้ส่งพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการทำโครงการ ผู้ส่งลงนามในจดหมายด้วยความสุจริตใจโดยรู้ว่าทั้งสองฝ่ายได้ตกลงกันแล้วตามข้อกำหนด ผู้รับคาดหวังว่าจดหมายมาถึงและไม่ควรแปลกใจกับเนื้อหาของมัน
ล้างโครงร่างของความตั้งใจ
จดหมายรับรองระบุความตั้งใจของผู้ส่งอย่างชัดเจนโดยใช้ภาษาธรรมดา ความตั้งใจรวมถึงวันที่เริ่มต้นค่าใช้จ่ายและระยะเวลาที่คาดว่าจะแล้วเสร็จสำหรับโครงการ สรุปค่าใช้จ่ายตามข้อกำหนดที่ตกลงกันไว้ไม่ว่าจะสำหรับโครงการทั้งหมดหรือตามชั่วโมงหรือต่อวัน
จดหมายยังอธิบายอย่างชัดเจนถึงงานที่ต้องทำ ตัวอย่างเช่นจดหมายรับรองการทำงานของจิตรกรจะระบุว่าส่วนใดของบ้านที่จะทาสีเช่นภายในหรือภายนอกกำหนดสีที่จะใช้ อุปกรณ์ใด ๆ เช่นนั่งร้านจะระบุไว้ในจดหมายด้วยค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือความต้องการที่คาดการณ์ไว้เช่นการเข้าถึงอสังหาริมทรัพย์ จิตรกรเป็นผู้เขียนจดหมายมอบให้เจ้าของบ้านก่อนเริ่มงาน
เงื่อนไขการสิ้นสุด
ในขณะที่จดหมายการทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรและลงนามโดยฝ่ายเดียวเท่านั้นมันขึ้นอยู่กับข้อตกลงร่วมกัน ดังนั้นคู่กรณีมีสิทธิบอกเลิกสัญญาได้ เหตุผลที่เป็นไปได้สำหรับการยกเลิกแสดงไว้ในจดหมาย เหตุผลอาจรวมถึงความล่าช้าที่เพิ่มขึ้นค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดหรือการละเมิดข้อตกลงอื่น ๆ
วิธีจัดรูปแบบตัวอักษรของการดำเนินการ
การจัดรูปแบบมาตรฐานสำหรับจดหมายธุรกิจใช้ระยะขอบ 1 นิ้วเท่ากันทุกด้าน ใช้แบบอักษรมืออาชีพเช่น Times New Roman หรือ Arial ในขนาดแบบอักษร 11 หรือ 12 จุด ใช้การจัดรูปแบบบล็อกกับทุกบรรทัดที่เริ่มต้นที่ระยะขอบซ้ายด้วยช่องว่างหนึ่งช่องระหว่างบล็อกข้อมูล บล็อกแรกคือชื่อผู้ส่งและข้อมูลติดต่อตามด้วยบล็อกที่สองซึ่งเป็นวันที่ของจดหมาย บล็อกถัดไปคือชื่อผู้รับและข้อมูลการติดต่อตามด้วยคำทักทายจากนั้นเนื้อหาหลักของข้อมูล เก็บมืออาชีพที่ปิดและลงนามในจดหมายด้วยหมึกสีดำหรือสีน้ำเงิน
