วิธีการเขียนขั้นตอนและนโยบาย

กุญแจสำคัญในการเขียนขั้นตอนและนโยบายที่รัดกุมคือการทำให้เอกสารแข็งพอที่จะจัดทำเอกสารกฎขององค์กร แต่มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะสามารถปฏิบัติตามได้อย่างง่ายดายส่วนใหญ่ไม่มีการเบี่ยงเบนเนื่องจากคุณต้องทำเอกสารทุกอย่าง คุณอาจได้ยินขั้นตอนและนโยบายที่เรียกว่าระเบียบวิธีปฏิบัติหรือมาตรฐานการปฏิบัติงานในองค์กรจำนวนมาก เอกสารเหล่านี้ก่อให้เกิดแกนหลักสำหรับองค์กรดังนั้นการเขียนให้ดีจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปได้และทำให้มั่นใจว่ากระบวนการมาตรฐานกำลังดำเนินการในลักษณะเดียวกันโดยพนักงานทุกคน หากคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเช่น บริษัท ยาหรือเทคโนโลยีชีวภาพระเบียบวิธีปฏิบัติที่แข็งแกร่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณเนื่องจากสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยาพิจารณาถึงเอกสารเหล่านี้ก่อนในการตรวจสอบใด ๆ

ร่างร่างขั้นตอนและนโยบายใด ๆ ที่องค์กรของคุณต้องการ การสร้างโครงร่างสั้น ๆ ของขั้นตอนและนโยบายจะช่วยให้คุณจัดระเบียบงานเขียนของคุณ การจัดกลุ่มนโยบายและระเบียบปฏิบัติโดยแผนกอาจช่วยให้คุณจัดระเบียบความคิดของคุณ จัดระเบียบร่างด้วยเอกสารที่สำคัญที่สุดในตอนต้นเพื่อให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญในการร่าง SOP ท้ายที่สุดคุณต้องเริ่มต้นที่ไหนสักแห่งและเริ่มต้นด้วยวิธีที่สำคัญที่สุดที่จะต้องทำอย่างน้อยที่สุด คุณอาจต้องทบทวนเอกสารแรกเหล่านี้อีกครั้งหลังจากเขียน SOPS แล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่ SOPS จะไม่ขัดแย้งกัน

แยกแต่ละขั้นตอนและนโยบายออกเป็นงานแยกต่างหากที่เกี่ยวข้องในการทำให้เอกสารแต่ละฉบับเสร็จสมบูรณ์ ในโครงร่างของคุณเพิ่มงานย่อยสำหรับแต่ละเอกสารเพื่อให้ขั้นตอนชัดเจนชัดเจนและเป็นระเบียบ ในแบบนี้เอกสารเกือบจะเขียนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเพิ่มในขั้นตอนที่กว้างที่สุดเท่านั้น หากคุณเขียน SOPS ที่มีรายละเอียดมากเกินไปก็มีโอกาสที่จะมีความคลาดเคลื่อนมากเกินไป ไม่ใช่สิ่งที่ดี

สัมภาษณ์เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงาน อย่ามองข้ามข้อมูลที่มีค่าจากพนักงานที่กำลังทำงานอยู่ ระเบียบวิธีปฏิบัติควรมีการจัดทำเอกสารว่ามีการดำเนินการอย่างไรและสิ่งเหล่านี้คือผู้รู้ ดังนั้นขอให้ผู้ปฏิบัติงานไม่ใช่ผู้จัดการที่จะทำการร่างเอกสาร นักเขียนด้านเทคนิคสามารถเสริมความแข็งแกร่งได้ตลอดเวลา

กรอกข้อมูลลงในโครงร่างของคุณด้วยขั้นตอนที่ละเอียดกว่าเพื่อให้พนักงานของคุณปฏิบัติตาม เป็นวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้ง่ายเมื่อเขียนนโยบายและขั้นตอน นอกจากนี้ยังเป็นวิธีปฏิบัติที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางในการเขียนในระดับชั้นประถมศึกษาปีที่ห้าของสหรัฐอเมริกาซึ่งหมายความว่านักเรียนระดับประถมห้าควรอ่านและเข้าใจทุกคำศัพท์

ตัดสินใจว่าใครจะลงนามในขั้นตอนและนโยบาย การออกจากระบบควรถือชื่อระดับสูงบางส่วนเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาทราบว่ากำลังทำอะไรอยู่ บางองค์กรดำเนินนโยบายและกระบวนการทุกอย่างผ่านแผนกทรัพยากรมนุษย์หรือสาขากฎหมายของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการละเมิดกฎหมาย

เรียกการประชุมทบทวนเพื่อรวบรวมผู้ลงนามทั้งหมดในห้องเดียวเพื่อหารือเกี่ยวกับนโยบาย หากเป็นไปได้การให้ทุกฝ่ายมารวมกันในห้องเดียวเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับนโยบายเฉพาะจะย้ายเอกสารไปข้างหน้าด้วยความรวดเร็วมากกว่าการส่งไปรอบ ๆ และขอความคิดเห็น หากคุณต้องการเร่งความเร็วให้ตั้งเป้าหมายในการลงชื่อเข้าใช้ SOP เมื่อสิ้นสุดการประชุม

ลงชื่อเข้าใช้วันที่การควบคุมเวอร์ชันและเผยแพร่ขั้นตอนและนโยบายที่สรุปแล้ว พิจารณาให้คู่มือพนักงานของพนักงานแต่ละคนที่สามารถอัปเดตด้วยเอกสารที่แก้ไขแล้วได้ตามต้องการ ในความเป็นจริงสร้างนโยบายและขั้นตอนการจัดการโน้ตบุ๊กรวมถึงการตรวจสอบคู่มือพนักงานเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนควรได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัย

ตรวจสอบ SOPs ที่ได้รับอนุมัติตามกำหนดเวลา ทุก ๆ SOP ควรได้รับการตรวจสอบอย่างน้อยปีละสองครั้งหรืออย่างน้อยทุก ๆ ปีเพื่อให้มั่นใจว่าการปฏิบัติและนโยบายไม่ได้เปลี่ยนแปลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับลายเซ็นและวันที่สดใหม่ดังนั้นหากตรวจสอบแล้วจะมีทางเดินกระดาษที่ชัดเจนของเวอร์ชั่นด้านหลัง