เช่นเดียวกับองค์กรที่มีโครงสร้างใด ๆ คุณต้องสร้างกฎของโปรโตคอล โพรโทคอลคือชุดของแนวทางที่เกี่ยวข้องกับสายการบังคับบัญชาสำหรับวิธีการที่สมาชิกต่าง ๆ ขององค์กรต้องสื่อสารกัน สร้างและจัดการสายการสื่อสารต่าง ๆ ภายในธุรกิจก่อนเพื่อให้พนักงานและผู้จัดการทุกคนเข้าใจว่าควรติดต่อใคร
เจ้าของผู้จัดการ
สายการสื่อสารจะต้องเปิดอยู่ระหว่างเจ้าของ บริษัท และผู้บริหาร เป็นเรื่องยากที่เจ้าของพูดกับพนักงานโดยตรงหรือผู้ติดต่ออื่น ๆ ที่ธุรกิจตามกฎเมื่อเขามีผู้จัดการที่จะทำแบบนี้กับเขา เจ้าของ บริษัท กำหนดทิศทางสำหรับวิธีการจัดการ บริษัท รวมถึงการอัปเดตและข่าวที่เขาต้องการให้พนักงานผ่านผู้จัดการ
ผู้จัดการให้กับพนักงาน
สายการสื่อสารระหว่างผู้จัดการและพนักงานมีความสำคัญต่อการดำเนินงานประจำวันของ บริษัท ผู้จัดการต้องมอบหมายหน้าที่ที่เฉพาะเจาะจงให้กับพนักงานและตอบคำถามเกี่ยวกับโครงการทำงาน ผู้จัดการทั่วไปสื่อสารผ่านการประชุมปกติกับแผนกทั้งหมดของเธอ นอกจากนี้เธอยังอาจกำหนดตารางการตรวจสอบพนักงานรายปีกับพนักงานแต่ละคนเพื่อหารือเกี่ยวกับประสิทธิภาพและประสิทธิผล ความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการและพนักงานต้องการการสื่อสารซึ่งกันและกัน - หากพนักงานมีคำถามเขาต้องขอให้ผู้จัดการหรือหัวหน้างานของเขาปฏิบัติตามสายการบังคับบัญชาโดยตรง
พนักงานหรือผู้จัดการเพื่อติดต่อทางธุรกิจ
เจ้าของอาจต้องกำหนดกฎการสื่อสารสำหรับพนักงานหรือผู้จัดการและผู้ติดต่อทางธุรกิจภายนอก ตัวอย่างเช่นพนักงานของ บริษัท ผู้ผลิตอาจต้องสื่อสารโดยตรงกับตัวแทนของ บริษัท ที่จัดหาวัตถุดิบเพื่อส่งคำสั่งซื้อหรือขอข้อมูล นักลงทุนอาจต้องการพูดคุยกับทีมผู้บริหารของ บริษัท ในฐานะผู้ร่วมทุนแบรดเฟลด์กล่าวว่า“ มันยากพอที่จะทำให้ธุรกิจดำเนินไปได้ การบังคับให้มีอุปสรรคในการสื่อสารระหว่างผู้นำที่สำคัญและผู้มีอิทธิพลของ บริษัท ทำให้มันยากขึ้น” ในเวลาเดียวกันถ้าเจ้าของหรือผู้จัดการอนุญาตให้พนักงานรายบุคคลจำนวนมากเกินไปติดต่อกับผู้ติดต่อภายนอกอาจทำให้เกิดความสับสน ด้วยเหตุนี้ผู้จัดการจึงมอบหมายพนักงานที่เฉพาะเจาะจงเช่นตัวแทนจัดซื้อหรือผู้ประสานงานทางธุรกิจเพื่อสื่อสารกับผู้ติดต่อทางธุรกิจภายนอก
การสื่อสารกับลูกค้า
การสื่อสารที่สำคัญที่สุดในธุรกิจอาจเป็นไปได้ระหว่างพนักงานของธุรกิจและลูกค้า ไม่ใช่เรื่องผิดปกติสำหรับพนักงานระดับใดรวมถึงเจ้าของธุรกิจเพื่อติดต่อโดยตรงกับลูกค้า อย่างไรก็ตามในบางกรณีพนักงานบางคนไม่ได้รับอนุญาตให้พูดคุยกับลูกค้าหรือลูกค้าด้วยเหตุผลเดียวกันกับที่พวกเขาไม่สามารถพูดคุยกับผู้ให้บริการและผู้ติดต่อทางธุรกิจ - โอกาสที่จะเกิดความสับสน
