ข้อดีของการใช้การบัญชีในธุรกิจ

แม้ว่าเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายอาจต้องการผ่าตัดคลองรากฟันมากกว่าทำบัญชีของตนเอง แต่การทำบัญชีเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ในการดำเนินธุรกิจ ประโยชน์ของการบัญชีอยู่ที่ความสามารถในการบอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นใน บริษัท ของคุณ - สิ่งหนึ่งที่สามารถช่วยคุณในการปรับปรุงการดำเนินงานสร้างผลกำไรมากขึ้นและหลีกเลี่ยงปัญหากับหน่วยงานภาษีท้องถิ่นและรัฐบาลกลาง การบัญชีอย่างละเอียดและแม่นยำยังสามารถช่วยให้คุณสร้างกรณีของคุณด้วยผู้ให้กู้และนักลงทุนที่มีศักยภาพเมื่อธุรกิจของคุณกำลังมองหาแหล่งเงินทุน

เคล็ดลับ

• ข้อดีของการใช้การบัญชีในธุรกิจเชื่อมโยงกับข้อมูลเชิงลึกที่ตัวเลขให้ ตัวเลขเหล่านี้ช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นและสถานที่ที่มีการปรับปรุง

วัตถุประสงค์หลักของการบัญชีคืออะไร?

วัตถุประสงค์หลักของการบัญชีคือการติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายของ บริษัท คุณ รายได้คือเงินทั้งหมดที่ไหลเข้าสู่ธุรกิจของคุณจากการขายสินค้าและบริการและรายได้ประเภทอื่น ๆ เช่นดอกเบี้ยที่ได้รับหรือค่าเช่าหรือค่าสิทธิที่เก็บรวบรวม ค่าใช้จ่ายคือทุกสิ่งที่ธุรกิจของคุณซื้อสำหรับการดำเนินงานและโครงสร้างพื้นฐานเช่นวัสดุแรงงานค่าเช่าอุปกรณ์ค่าส่งไปรษณีย์ค่าประกันภัยรถยนต์ค่าใช้จ่ายบริการระดับมืออาชีพการโฆษณาและอุปกรณ์

ข้อมูลที่ผู้ทำบัญชีหรือนักบัญชีของคุณรวบรวมเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายจะรวบรวมรายงานบัญชีซึ่งให้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับฐานะทางการเงินของ บริษัท ของคุณ รายงานเหล่านี้ช่วยให้คุณกำหนดจุดแข็งและระบุจุดอ่อนของคุณ พวกเขายังให้ข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับการรายงานภาษี

งบกำไรขาดทุนเป็นบทสรุปของข้อมูลการทำบัญชีของคุณเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่าย มันนับและแสดงรายการการซื้อทั้งหมดของคุณในหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องเช่นค่าเช่าและค่าจ้างจากนั้นแสดงรายการผลรวมเหล่านี้เพื่อให้ภาพรวม ในทำนองเดียวกันจะสรุปรายได้ที่เข้ามาของคุณตามแหล่งที่มาของรายได้เช่นยอดขายขายส่งหรือยอดค้าปลีก งบกำไรขาดทุนของคุณมีความสำคัญเนื่องจากจะแสดงจำนวนเงินที่คุณได้รับจริง ๆ ในตอนท้ายของวัน ตัวเลขด้านล่างนี้คือจำนวนเงินที่เหลือหลังจากหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดจากรายได้ทั้งหมด

งบดุลเป็นภาพรวมของฐานะทางการเงินโดยรวมของคุณ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง มันเป็นสิ่งสำคัญเพราะมันรวมมูลค่าสุทธิของคุณ ส่วนสินทรัพย์ของงบดุลแสดงรายการทุกอย่างที่ บริษัท ของคุณเป็นเจ้าของรวมถึงเงินสดในมือเงินที่คุณเป็นหนี้ผ่านบัญชีสินค้าคงคลังบนชั้นวางของคุณและการซื้อระยะยาวที่มีค่าเช่นชิ้นส่วนสำคัญของอุปกรณ์ ส่วนหนี้สินในงบดุลของคุณรวมถึงทุกอย่างที่คุณเป็นหนี้รวมถึงยอดเงินกู้ระยะสั้นและระยะยาวและเจ้าหนี้ มูลค่าสุทธิของ บริษัท ของคุณตามข้อมูลที่แสดงในงบดุลของคุณคำนวณโดยการลบหนี้สินทั้งหมดของคุณออกจากสินทรัพย์รวมของคุณ

งบกระแสเงินสดหรืองบกระแสเงินสดเป็นเครื่องมือทางบัญชีที่ช่วยให้คุณคาดการณ์ว่าคุณจะมีเงินทุนที่มีอยู่และเมื่อใดที่คุณจะมีกระแสเงินสดขาด ส่วนของงบแสดงรายการเงินสดขาเข้าทั้งหมดที่คาดไว้แยกตามเดือน เงินนี้ไม่จำเป็นต้องมาจากรายได้จากการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการ นอกจากนี้ยังสามารถรวมเงินทุนจากสินเชื่อหรือการลงทุน ส่วนของงบรวมถึงเงินสดที่จ่ายออกทั้งหมดที่คุณคาดไว้รวมถึงค่าใช้จ่ายเงินเดือนค่าวัสดุค่าเช่าและค่าประกันภัย ค่าใช้จ่ายที่คาดหวังของคุณไม่เพียงรวมค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่นำไปหักลดหย่อน คุณจะแสดงรายการการชำระเงินต้นด้วยซึ่งไม่สามารถหักลดหย่อนภาษีได้และจะไม่ปรากฏในงบกำไรขาดทุนของคุณ บรรทัดด้านล่างของแต่ละคอลัมน์แสดงค่าใช้จ่ายขาออกที่หักออกจากเงินสดที่เข้ามาซึ่งระบุจำนวนเงินที่คุณคาดว่าจะมีให้ในช่วงสิ้นเดือน

วัตถุประสงค์ของนักบัญชีคืออะไร?

จุดประสงค์ของนักบัญชีของคุณคือการสรุปงานของผู้ทำบัญชีของคุณโดยรวบรวมบัญชีแยกประเภทลงในรายงาน นักบัญชีของคุณอาจกรอกแบบฟอร์มภาษีของคุณและแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการใช้จ่ายและประหยัดเงินของคุณ คุณอาจหรืออาจไม่จำเป็นต้องจ้างนักบัญชีมืออาชีพขึ้นอยู่กับระดับความสะดวกสบายของคุณในการทำงานกับตัวเลขความซับซ้อนของธุรกิจและสถานการณ์ภาษีของคุณ

วัตถุประสงค์ของผู้ทำบัญชีของคุณคือการป้อนใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ลงในฐานข้อมูลบัญชีแยกประเภทหรือสเปรดชีตเพื่อให้คุณสามารถติดตามค่าใช้จ่ายและการขาย ระบบการทำบัญชีส่วนใหญ่จะใช้คอมพิวเตอร์เพราะโปรแกรมการทำบัญชีสามารถจัดระเบียบและเพิ่มตัวเลขได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าระบบที่เขียนด้วยมือและลายมือ อย่างไรก็ตามคุณไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการทำบัญชีของ บริษัท ระบบลายมือที่ติดตามการขายและค่าใช้จ่ายจะให้ข้อมูลที่คุณต้องการ

คุณสามารถทำบัญชีของคุณเองโดยการติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายและติดตามข้อมูลนี้ในแบบที่เป็นประโยชน์กับคุณและนักบัญชีของคุณ ข้อมูลควรอ่านและเข้าใจง่ายและควรสะท้อนกิจกรรมทางการเงินของธุรกิจของคุณอย่างถูกต้อง ข้อมูลการทำบัญชีของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อนักบัญชีของคุณเพราะเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการรวบรวมรายงานภาษีและเอกสารเงินกู้ ข้อมูลเดียวกันนี้มีประโยชน์ภายในเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับธุรกิจของคุณเช่นการแสดงว่ารายได้ของคุณมาจากยอดขายขายส่งกับยอดค้าปลีกและจำนวนเงินที่คุณใช้จ่ายกับวัสดุและแรงงาน

แม้ว่าคุณจะจ้างนักบัญชีและผู้ทำบัญชีเพื่อจัดระเบียบข้อมูลทางการเงินของคุณและจัดทำแบบฟอร์มภาษีของคุณคุณยังคงมีความรับผิดชอบทางบัญชีในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณต้องบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการเช่นใบแจ้งหนี้ที่คุณเขียนและใบเสร็จรับเงินที่คุณได้รับสำหรับการซื้อธุรกิจที่คุณทำ ยิ่งเอกสารเหล่านี้มีการจัดระเบียบมากขึ้นเท่าไหร่เมื่อคุณนำพวกเขาไปยังผู้ทำบัญชีและนักบัญชีของคุณยิ่งคุณต้องจ่ายน้อยลงเท่าไร ใช้เวลานานในการจัดระเบียบกล่องรองเท้าที่เต็มไปด้วยใบเสร็จรับเงินมากกว่าการทำงานอย่างเป็นระบบผ่านไฟล์ที่มีเอกสารที่เรียงลำดับตามวันที่หรือตามบัญชีบัตรเครดิต

กฎการบัญชีคืออะไร?

กฎการบัญชีควบคุมวิธีการใช้จ่ายและรายได้เข้าสู่ระบบเป็นเดบิตหรือเครดิต กฎเหล่านี้ควบคุมการทำบัญชีสองทางซึ่งเป็นระบบที่มีการใช้กันอย่างแพร่หลายมาตั้งแต่ยุคกลางตอนปลาย ระบบเข้าคู่ไม่เพียง แต่ติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณเท่านั้น แต่ยังแสดงให้เห็นว่าเงินและทรัพย์สินกำลังเคลื่อนไปรอบ ๆ บริษัท ของคุณอย่างไร ในระบบสองรายการทุกรายการที่ป้อนเป็นเดบิตจะต้องมีความสมดุลกับเครดิตที่สอดคล้องกันและในทางกลับกัน ทางเลือกในการทำบัญชีสองทางคือระบบรายการเดียวที่คุณทำรายการและรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายโดยไม่ต้องใช้โปรโตคอลในตัวสำหรับปรับรายการเหล่านี้ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ทางการเงินของคุณ

เมื่อทำงานกับบัญชีส่วนบุคคลบุคคลที่โอนสินทรัพย์ไปยังธุรกิจควรได้รับเครดิตในขณะที่ควรได้รับการเดบิตจากผู้รับหรือธุรกิจ สิ่งนี้ดูเหมือนจะเป็นเรื่องที่ขัดกับความเป็นจริงเพราะเงินได้ทิ้งให้อยู่ในมือของแต่ละบุคคลและถูกย้ายไปอยู่ในมือของธุรกิจ อย่างไรก็ตามบัญชีการทำบัญชีไม่ได้อธิบายยอดคงเหลือเงินสดที่เกิดขึ้นจริงเสมอ ค่อนข้างพวกเขาอ้างถึงจำนวนเงินที่เป็นหนี้หรือเป็นเจ้าของ เมื่อบุคคลเช่นเจ้าของโอนเงินไปยังธุรกิจธุรกรรมนี้จะเพิ่มขึ้นหรือเครดิตบัญชีและแสดงถึงจำนวนเงินที่ธุรกิจเป็นหนี้กับบุคคลนั้น การโอนเงินแบบเดียวกันนี้สร้างการหักบัญชีสำหรับบัญชีธุรกิจเนื่องจากแม้ว่าเงินสดที่มีอยู่และพร้อมให้บริการ แต่ตอนนี้เป็นหนี้สำหรับบุคคลที่ให้บริการแล้ว

เมื่อจัดการกับบัญชีจริงเช่นอสังหาริมทรัพย์และเครื่องจักรกฎการบัญชีกำหนดให้คุณหักเงินจากการซื้อและรายการเครดิตใหม่ที่คุณได้ขายไปหรือเอาออกจากบริการ เดิมมีการผ่านรายการสินทรัพย์เป็นเดบิตเนื่องจากคุณใช้เงินเพื่อรับเงินแล้ว หากคุณขายหรือนำออกจากการบริการหลังจากที่อายุการใช้งานยาวนานกว่าอายุการใช้งานคุณจะลบเดบิตหรือให้เครดิตบัญชีที่แสดงถึงสิ่งที่คุณเป็นหนี้ในการซื้อ

เมื่อธุรกิจของคุณซื้อวัสดุหรือจ่ายค่าเช่ากฎการบัญชีกำหนดให้คุณโพสต์ธุรกรรมเหล่านี้เป็นเดบิต ในทางกลับกันเมื่อคุณขายสินค้าหรือบริการระบบบัญชีของคุณจะถือเป็นธุรกรรม การซื้อที่ต้องใช้เงินทุนจะลดทุนของ บริษัท คุณดังนั้นจึงถูกติดตามเป็นการหักบัญชี รายได้และผลกำไรอื่น ๆ เช่นการชำระเงินค่าเช่าขาเข้าเพิ่มทุนของ บริษัท คุณดังนั้นพวกเขาจึงถูกติดตามเป็นเครดิต

แม้ว่ากฎการบัญชีเหล่านี้จะควบคุมวิธีการทำธุรกรรมแต่ละรายการที่ปรากฏในระบบการทำบัญชีของคุณคุณไม่จำเป็นต้องเข้าใจและนำไปใช้จริงเว้นแต่ว่าคุณกำลังทำรายการลงในระบบการทำบัญชีสองทางที่ไม่ได้เตรียมโปรแกรมไว้ล่วงหน้าเพื่อจัดการข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณใช้บัญชีแยกประเภทที่เขียนด้วยลายมือเป็นพื้นฐานของระบบบัญชีของคุณคุณจะต้องตัดสินใจในแต่ละครั้งที่คุณทำรายการว่าธุรกรรมนั้นหมายถึงเดบิตหรือเครดิตและจะมีการเดบิตหรือเครดิตที่เกี่ยวข้องกันหรือไม่ อย่างไรก็ตามหากคุณใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชีเช่น QuickBooks เช็คใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินการขายของคุณจะปรากฏในบัญชีเครดิตและเดบิตที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติพร้อมกับเดบิตหรือเครดิตที่เกี่ยวข้อง

วิธีใช้การบัญชีในธุรกิจ

ข้อดีของการบัญชีไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของกลยุทธ์ทางธุรกิจที่ดี แต่ข้อมูลการบัญชีช่วยให้คุณวางแผนและวางแผนได้อย่างแน่นอน ธุรกิจไม่สามารถอยู่รอดได้หากไม่มีระบบบัญชีบางประเภท หาก บริษัท ของคุณทำการซื้อและขายโดยไม่ติดตามจำนวนเงินที่คุณซื้อและขายคุณจะไม่มีทางตรวจสอบว่าคุณได้รับกำไรหรือขาดทุนในช่วงปลายปี คุณจะไม่ทราบว่าคุณเป็นหนี้เท่าไหร่และเป็นเจ้าของเท่าไหร่ดังนั้นคุณจะไม่สามารถประเมินจำนวนเงินสดขาเข้าของคุณที่คุณสามารถถอนเพื่อการใช้งานส่วนตัวและคุณควรเก็บไว้ในบัญชีธนาคารของ บริษัท เพื่อธุรกิจที่กำลังจะมาถึง รายจ่าย

ข้อมูลการบัญชียังให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับการดำเนินงานของ บริษัท ช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบยอดขายของคุณในหมวดหมู่ที่แตกต่างกันเมื่อเวลาผ่านไปเช่นดูแนวโน้มของผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันในพื้นที่ขาย ช่วยให้คุณมีเครื่องมือและข้อมูลเพื่อดูค่าใช้จ่ายของคุณเป็นเปอร์เซ็นต์ของรายได้ของคุณเพื่อดูว่ากำไรของคุณยั่งยืนหรือไม่และประสิทธิภาพของ บริษัท ของคุณเปรียบเทียบกับคู่แข่งในอุตสาหกรรมของคุณหรือไม่ รูปแบบเงินสดหมุนเวียนจะช่วยให้คุณมองหาแหล่งที่มาของเงินทุนก่อนที่คุณจะต้องการมันและวางแผนการซื้อที่สำคัญเพื่อให้สอดคล้องกับช่วงเวลาของปีเมื่อเงินสดมีมากมาย การดำเนินธุรกิจโดยไม่มีข้อมูลทางบัญชีก็เหมือนกับการบินเครื่องบินโดยไม่มีเรดาร์

การบัญชีเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อความอยู่รอดของ บริษัท ของคุณเพราะคุณถูกต้องตามกฎหมายในการรายงานรายได้และจ่ายภาษี หากไม่มีระบบบัญชีที่สมบูรณ์และถูกต้องคุณจะไม่ทราบจำนวนเงินที่คุณได้รับและใช้ไปและคุณจะไม่มีข้อมูลที่คุณต้องการกรอกแบบฟอร์มภาษีท้องถิ่นรัฐและรัฐบาลกลาง นอกจากนี้หากธุรกิจของคุณต้องการเงินทุนการขอสินเชื่อของคุณจะต้องให้คุณรวมงบการเงินจากปีก่อนหน้าและการคาดการณ์ที่เป็นไปได้มากที่สุดสำหรับช่วงเวลาที่ใกล้เข้ามา