วิธีการตรวจทานขอบเขตของโครงการ

เอกสารขอบเขตของโครงการเป็นสิ่งจำเป็นในการชี้แจงสิ่งที่ส่งมอบของโครงการไม่ว่าโครงการจะพัฒนาซอฟต์แวร์หรือจัดสวน เอกสารขอบเขตโครงการมักถูกสร้างขึ้นโดยผู้จัดการโครงการหรือนักวิเคราะห์ทำงานใกล้ชิดกับลูกค้าและสมาชิกทีมโครงการอื่น ๆ เมื่อขอบเขตเสร็จสมบูรณ์แล้วควรได้รับการตรวจสอบกับลูกค้าทีมและฝ่ายจัดการเพื่อยืนยันว่าถูกต้องผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดเห็นด้วยและผลลัพธ์ของโครงการจะตรงตามความต้องการของลูกค้า ขอบเขตควรได้รับการอนุมัติจากลูกค้าและสมาชิกขององค์กรของคุณตามกระบวนการพัฒนาของคุณ

เตรียมความพร้อมสำหรับการทบทวนขอบเขตโครงการ

สร้างรายการลูกค้าและสมาชิกทีมทั้งหมดที่ต้องการตรวจสอบเอกสารขอบเขต ตรวจสอบเอกสารการเริ่มต้นโครงการหรือปรึกษากับผู้จัดการโครงการเพื่อรวบรวมข้อมูลนี้

ตั้งค่าการประชุมและเชิญสมาชิกทุกคนในทีม การประชุมอาจเป็นการประชุมด้วยตนเองหรืออาจเสมือนขึ้นอยู่กับโครงสร้างและเทคโนโลยีขององค์กรของคุณ

ส่งเอกสารขอบเขตที่เสร็จสมบูรณ์ไปยังรายการ ส่งหลายวันก่อนการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบ

ทำสำเนาเอกสารเพื่อนำมาประชุมทางกายภาพ แม้ว่าคุณวางแผนที่จะแสดงสำเนาอิเล็กทรอนิกส์บนเครื่องฉายแผ่นใสหรืออุปกรณ์ที่คล้ายกันผู้เข้าร่วมประชุมของคุณบางคนอาจทำงานได้สบายกว่าจากการถ่ายเอกสาร

ดำเนินการทบทวนขอบเขตกับลูกค้าและสมาชิกในทีม

พบกับลูกค้าและทีม อ่านเอกสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งพื้นที่ที่มีความซับซ้อนมากขึ้นหรืออาจมีการตีความมากกว่า แม้ว่าคุณจะส่งเอกสารล่วงหน้า แต่คาดว่าผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่จะไม่ได้เขียน

เก็บคำถามที่ค้างไว้หรือการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของเอกสาร

อัปเดตขอบเขตด้วยคำตอบสำหรับคำถามและการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ และส่งไปยังลูกค้าและสมาชิกในทีมโครงการขอให้ลงชื่อออกและอนุมัติเอกสาร

เคล็ดลับ

• ในบางองค์กรคุณอาจพบว่าเป็นการยากที่จะกำหนดเวลาการประชุมที่ทุกคนสามารถเข้าร่วมได้ ค้นหาคนที่ต้องเข้าร่วมด้วยตนเองและกำหนดตารางปฏิทิน ติดตามผู้อื่นที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ทางอีเมลหรือโทรศัพท์เพื่อดูว่าพวกเขามีความคิดเห็นใด ๆ เกี่ยวกับเอกสารขอบเขตหรือไม่