วิธีสร้างเครื่องช่วยงาน

เครื่องมือช่วยงานเป็นเครื่องมือที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานตามเวลาจริง (เมื่อจำเป็น) เครื่องช่วยงานบางอย่างถูกเขียนขึ้นเพื่อรองรับการทำงานที่เป็นแบบอย่างของพนักงาน ตัวอย่างเช่นหากฟังก์ชั่นบางอย่างเป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดงาน แต่ไม่ได้ทำในแต่ละวันสามารถเข้าถึงความช่วยเหลืองานที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานด้วยความสำเร็จสูงสุด ตัวช่วยงานมีข้อมูลเช่นรายการตรวจสอบตัวอย่างแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลครบถ้วนและคำแนะนำวิธีการ ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงจริงและยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการประกอบอาหารได้

รายการที่คุณจะต้อง

• รายละเอียดงานเขียนและมาตรฐานงาน

• ตัวอย่างเอกสารสเปรดชีตและคำแนะนำวิธีการเขียน

• แพคเกจซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เช่น Office 2007 Word หรือคู่มืออ้างอิง 3-hole ขนาดใหญ่

ตรวจสอบรายละเอียดงานและมาตรฐาน คุณอาจเลือกความรับผิดชอบในงานเฉพาะที่ทำได้ไม่บ่อยนัก ตัวอย่างเช่นการประเมินประสิทธิภาพอาจดำเนินการปีละครั้ง ดังนั้นเนื่องจากสิ่งนี้ไม่ได้ทำบ่อยนักอาจต้องมีการทบทวนใหม่เมื่อถึงเวลาที่ต้องเตรียมการประเมิน เครื่องมือช่วยงานที่ให้คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการประเมินผลให้สมบูรณ์ด้วยแบบฟอร์มการประเมินตัวอย่างที่สมบูรณ์และคำแนะนำแบบเป็นขั้นตอนอาจเป็นประโยชน์อย่างมาก (ดูวิธีการเขียนเอกสารช่วยงาน)

ใช้ตัวอย่างจำนวนมากเช่นตัวอย่างเอกสารสเปรดชีตและรายการตรวจสอบที่เตรียมไว้ ตัวอย่างเช่นหากพนักงานต้องสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์หนึ่งครั้งในแต่ละไตรมาสอาจมีรายการตรวจสอบทีละขั้นตอนพร้อมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการสำรองข้อมูลที่ประสบความสำเร็จ รายการตรวจสอบควรมีความชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

วางแผนการพัฒนาอุปกรณ์ช่วยงานเพื่อให้ได้ประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุด มันอาจเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องนำผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (บุคคลที่เป็นนักแสดงชั้นนำที่มีทักษะและประสบการณ์ที่โดดเด่น) มาพิจารณาว่างานช่วยเหลือใดที่จำเป็นที่สุด กำหนดรูปแบบที่เครื่องมือช่วยงานจะใช้ (รายการตรวจสอบคำแนะนำทีละขั้นตอนสเปรดชีตและตัวอย่างเอกสาร) การตัดสินใจอื่น ๆ คือรูปแบบ (กระดาษหรือซอฟต์แวร์) และผู้ที่จะจัดการโครงการช่วยเหลืองาน (ดูเครื่องมือสนับสนุนประสิทธิภาพ)

ดำเนินการนำร่อง (นำเสนอโปรแกรมไปยังกลุ่มที่เลือกในช่วงระยะเวลาหนึ่ง) เพื่อให้แน่ใจว่าการช่วยเหลืองานเขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนรวดเร็วและง่ายต่อการใช้งาน ตรวจสอบความช่วยเหลืองานเมื่อสิ้นสุดเวลาที่กำหนดเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงใด ๆ ก่อนที่จะมี "go-live" ที่สำคัญ (แผ่ออกจากงานช่วยเหลือไปยังพนักงานที่เหมาะสมทั้งหมด) การกำจัดข้อผิดพลาดและข้อบกพร่องทั้งหมดในเครื่องมือช่วยงานก่อนที่จะเผยแพร่สามารถทำให้โครงการประสบความสำเร็จมากขึ้น (ดูรายการตรวจสอบเพื่อออกแบบเครื่องมือช่วยงานที่มีประสิทธิภาพ)

เคล็ดลับ

• เกี่ยวข้องกับคนที่เหมาะสมในการสนับสนุนและผลักดันโครงการความช่วยเหลือด้านงาน

  มีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านและบรรณาธิการเพื่อตรวจสอบเนื้อหา

  อย่าลืมอัพเดตการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับรายละเอียดของงานเป็นตัวช่วยงาน

การเตือน

อย่าใช้เครื่องมือช่วยงานแทนการฝึกอบรม

อย่าวางใจในการช่วยเหลืองานเพราะเป็นการรักษาที่มีประสิทธิภาพต่ำ