ความปลอดภัยของบันทึกบัญชีเงินเดือนและพนักงานที่ทำงานกับพวกเขาคือการพิจารณาอย่างต่อเนื่องสำหรับผู้ดูแลระบบบัญชีเงินเดือนและการจัดการองค์กร การรักษาความปลอดภัยเงินเดือนรวมถึงการใช้และการรักษาความลับและความปลอดภัยของระเบียนเงินเดือนแผนกบัญชีเงินเดือนและพนักงานเงินเดือน ผู้จัดการบัญชีเงินเดือนผู้จัดการบัญชีหรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจมีความรับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเงินเดือนร่วมกับผู้บริหารระดับสูง การสร้างระบบบัญชีเงินเดือนที่มีความปลอดภัยสูงและมีการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพควรเป็นเป้าหมายของทุกแผนกบัญชีเงินเดือน
องค์กร
องค์กรของแผนกเงินเดือนพนักงานและกระบวนการต่าง ๆ มีความสำคัญต่อความปลอดภัยของบัญชีเงินเดือน สายการบังคับบัญชาที่ชัดเจน, แผนผังองค์กรของแผนกตรรกะและการมอบหมายหน้าที่ที่ชัดเจนเกี่ยวกับเงินเดือนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารบัญชีเงินเดือนที่ปลอดภัย ผู้จัดการหน่วยประมวลผลเงินเดือนผู้เชี่ยวชาญสำหรับสถานการณ์การจ่ายเงินเดือนพิเศษเช่นคำสั่งซื้อเครื่องแต่งกายค่าจ้างและ FMLA และใบเงินค่าชดเชยของคนทำงานพนักงานบันทึกพนักงานและพนักงานเงินเดือนอื่น ๆ จะต้องจัดระเบียบในแผนกสำหรับกระบวนการเงินเดือนที่เป็นความลับมีประสิทธิภาพปลอดภัยและเป็นไปตามกฎหมาย. ทุกคนในบัญชีเงินเดือนจะต้องมีความรับผิดชอบที่ชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงและกำจัดการละเมิดความปลอดภัยและช่องโหว่ในการประมวลผลเงินเดือน
การควบคุมการเข้าถึง
การเข้าถึงเอกสารกระดาษเงินเดือนไฟล์หน่วยเก็บข้อมูลทางกายภาพคอมพิวเตอร์และรายงานคอมพิวเตอร์และการเข้าถึงประเภทอื่นใดจะต้องได้รับการควบคุมและบังคับใช้อย่างเคร่งครัดเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลบัญชีเงินเดือน ความรับผิดชอบของพนักงานบัญชีเงินเดือนแต่ละคนต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้จัดการบัญชีเงินเดือนเพื่อกำหนดระดับการเข้าถึงที่จำเป็น การเข้าถึงเอกสารบัญชีเงินเดือนเช่นแผ่นเวลาเพิ่มการอนุญาตโบนัสและเอกสารค่าคอมมิชชั่นและเอกสารบัญชีเงินเดือนอื่น ๆ ที่มีข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับจะต้องถูก จำกัด เฉพาะผู้ที่ดำเนินการทำธุรกรรม ตู้เก็บเอกสารและคอมพิวเตอร์ที่มีข้อมูลบัญชีเงินเดือนข้อมูลและเอกสารสำคัญจะต้องอยู่ในพื้นที่ที่ปลอดภัยซึ่งมีเพียงผู้ที่ได้รับอนุญาตด้านความปลอดภัยเท่านั้นที่สามารถดูและทำงานกับพวกเขาได้ ตัวอย่างเช่นเสมียน timesheet ที่ป้อนชั่วโมงการทำงานในระบบบัญชีเงินเดือนเท่านั้นจะต้องไม่สามารถเข้าถึงขั้นตอนการส่งสุดท้ายหรือเอกสารค่าจ้างและผลประโยชน์
ขั้นตอนเอกสาร
ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนจะต้องจัดทำเอกสารและบังคับใช้อย่างละเอียดเพื่อความปลอดภัยของกระบวนการเงินเดือนและพนักงาน ความรับผิดชอบของพนักงานเงินเดือนแต่ละคนจะต้องกำหนดไว้อย่างชัดเจนในรายละเอียดงานของพวกเขาในขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนที่พวกเขาดำเนินการและในคู่มือการใช้งานมาตรฐานสำหรับแผนกบัญชีเงินเดือน ขั้นตอนจะต้องปฏิบัติตามแก้ไขเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและทบทวนอย่างน้อยทุกปีหากไม่บ่อยขึ้นเพื่อปกป้องความสมบูรณ์ของกระบวนการและหลีกเลี่ยงช่องว่างในการรักษาความปลอดภัย
ความปลอดภัยทางกายภาพ
ความปลอดภัยทางกายภาพของบันทึกบัญชีเงินเดือนไฟล์ข้อมูลและระบบรวมถึงสิ่งอำนวยความสะดวกด้านเงินเดือนและพนักงานมีความสำคัญ ความปลอดภัยของเงินเดือนและการรักษาความลับจะต้องไม่ถูกประนีประนอมเพื่อประหยัดเงินโดยการประมวลผลเงินเดือนที่แผนกต้อนรับส่วนหน้าหรือทำให้พนักงานเงินเดือนคนหนึ่งปฏิบัติหน้าที่โดยไม่มีการตรวจสอบซ้ำ ตู้เก็บแฟ้มต้องถูกล็อคด้วยการ จำกัด การเข้าถึง สำนักงานเฟรมหลักและคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปที่มีข้อมูลค่าจ้างและซอฟต์แวร์ประมวลผลต้องไม่อยู่ในพื้นที่ส่วนกลาง แต่ในที่ปลอดภัยที่สามารถล็อคได้อย่างง่ายดาย พนักงานบัญชีเงินเดือนจะต้องมีสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัยจากการรับส่งข้อมูลของพนักงานและผู้มาเยี่ยมและต้องมีวิธีง่าย ๆ ในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ทำงานด้วยดังนั้นพวกเขาจึงไม่ถูกพนักงานโกรธหรืออารมณ์เสีย ข้อผิดพลาดของเงินเดือนความแตกต่างและข้อร้องทุกข์ควรมีกระบวนการที่ชัดเจนและได้รับการแก้ไขจากผู้จัดการหรือหัวหน้างานไม่ใช่กับพนักงานเงินเดือนโดยตรง
