สัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่ดีมักนำไปสู่การเข้าใจผิดและในที่สุดคดีความระหว่างคู่กรณีที่เกี่ยวข้อง การฟ้องร้องตามสัญญาเป็นผลมาจากฝ่ายที่ไม่เคยอ่านหรือเข้าใจเงื่อนไขของสัญญาอย่างสมบูรณ์ แม้ว่าจดหมายแสดงเจตจำนงของผู้รับเหมาช่วงไม่ได้เป็นสัญญาเอกสารนี้ให้รายละเอียดจำนวนมากของสัญญาอย่างเป็นทางการในรูปแบบย่อ ผู้รับเหมาให้หนังสือแสดงเจตจำนงนี้แก่ผู้รับเหมาช่วงเพื่อระบุรายละเอียดและค่าตอบแทนของงานที่ผู้รับเหมาจะดำเนินการ
สิ่งที่จำเป็นต้องมีในจดหมาย
ผู้รับเหมาควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าหนังสือแสดงเจตจำนงนั้นชัดเจนเท่าที่จะเป็นไปได้ ในกรณีส่วนใหญ่สัญญาที่เป็นทางการตามตัวอักษรเจตนาและข้อกำหนดเฉพาะของจดหมายฉบับนี้กลายเป็นเงื่อนไขของสัญญาจริง ผู้รับเหมาควรระบุมูลค่าของค่าตอบแทนที่เสนอให้ผู้รับเหมาช่วงอย่างชัดเจนและรายละเอียดเฉพาะของงานที่ผู้รับเหมาจะดำเนินการ เอกสารนี้ควรแสดงรายการวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของงานที่ผู้รับเหมาช่วงจะดำเนินการ นอกจากนี้หนังสือแสดงเจตจำนงควรระบุข้อกำหนดเกี่ยวกับการประกันหรือพันธบัตรที่เกี่ยวข้องกับงานรับเหมาช่วง
สภาพการทำงาน
จดหมายแสดงเจตจำนงของผู้รับเหมาช่วงควรระบุเงื่อนไขการทำงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการด้วย จดหมายควรระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการให้คำแนะนำและรับผิดชอบงานเว็บไซต์ไม่ว่าจะเป็นผู้รับเหมาหรือผู้รับเหมาช่วง ข้อมูลเฉพาะในหนังสือแสดงเจตจำนงรวมถึงจำนวนพนักงานที่ต้องการการเข้าถึงที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จชั่วโมงในระหว่างวันที่ผู้รับเหมาช่วงจะทำงานและข้อพิจารณาอื่น ๆ เช่นเสียงและของเสีย
จำกัด เวลาของจดหมาย
จดหมายแสดงเจตจำนงไม่เหมือนกับสัญญาขั้นสุดท้าย ด้วยเหตุนี้จดหมายแสดงเจตจำนงของผู้รับเหมาช่วงเป็นเอกสารชั่วคราวที่ใช้จนกว่าผู้รับเหมาและผู้รับเหมาจะเซ็นสัญญาอย่างเป็นทางการ ทั้งสองฝ่ายควรยืนยันในการเซ็นสัญญาจริงก่อนเริ่มโครงการ สัญญาที่สมบูรณ์และเป็นลายลักษณ์อักษรที่ทั้งสองฝ่ายเข้าใจอย่างถ่องแท้จะช่วยลดโอกาสในการถูกฟ้องร้อง
ความรับผิดชอบ
จดหมายแสดงเจตนายังสามารถแจ้งให้บุคคลหรือธุรกิจที่ว่าจ้างผู้รับเหมาของงานเฉพาะที่ผู้รับเหมาได้มอบหมายให้ผู้รับเหมาช่วง หากผู้รับเหมาช่วงรับภาระและความรับผิดชอบทั้งหมดของสัญญาฉบับดั้งเดิมหนังสือแสดงเจตจำนงของผู้รับเหมาช่วงควรระบุความรับผิดชอบนี้อย่างชัดเจน
