เมื่อการตรวจสอบภายในนำไปสู่การลงโทษทางวินัยหรือทางกฎหมายคุณจะต้องเขียนรายงานการสอบสวนเพื่อสนับสนุนกรณีของคุณ การนำเสนอสิ่งที่ค้นพบอย่างชัดเจนและที่จริงแล้วสามารถสร้างบันทึกที่เถียงไม่ได้ในขณะที่รายงานที่เขียนไม่ดีมีศักยภาพที่จะทำให้คดีของคุณอ่อนแอลง เจ้าของธุรกิจทุกคนควรรู้ว่าจะรวมอะไรไว้ในรายงานการตรวจสอบและรูปแบบที่ควรใช้
พื้นฐาน
รายงานการสอบสวนทำหน้าที่จัดหาข้อเท็จจริงและบางครั้งให้คำแนะนำตามข้อเท็จจริงและลักษณะของข้อกล่าวหา ความรัดกุมและเที่ยงธรรมมีความสำคัญเท่ากับข้อมูลที่ถูกต้องคือการสร้างความน่าเชื่อถือ รายงานแบบร่างอย่างเป็นทางการที่เขียนในคนแรกนั้นเพิ่มความน่าเชื่อถือ สำหรับรายงานที่มีความยาวสารบัญและหน้าลำดับเลขสามารถทำให้การค้นหาข้อมูลเฉพาะง่ายขึ้นมาก การใส่ใบปะหน้าแม้จะเป็นรายงานสั้น ๆ ก็มีความสำคัญต่อความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
ส่วนการเปิด
ส่วนแรกของรายงานควรมีข้อมูลพื้นฐานเช่นชื่อผู้ส่งและผู้รับและบรรทัดหัวข้อที่ระบุเรื่องของการตรวจสอบ ในส่วนที่สองระบุผู้ร้องเรียนอธิบายถึงข้อกล่าวหาหรือข้อกล่าวหาระบุวันเริ่มต้นและสิ้นสุดของการสอบสวนและระบุแหล่งข้อมูลและหลักฐานที่ใช้ในการสอบสวนหรือรวบรวมรายงาน รายการหัวข้อย่อยมีประโยชน์สำหรับการทำให้ข้อมูลในส่วนนี้ง่ายต่อการอ่าน
ข้อเท็จจริงและข้อค้นพบจากการสืบสวน
นำเสนอการค้นพบข้อเท็จจริงในรายการหัวข้อย่อยในย่อหน้าบรรยายหรือการรวมกันของทั้งสอง การค้นพบควรอธิบายแต่ละขั้นตอนของการสอบสวนตามลำดับเวลาและรวมถึงวันที่และเวลาเมื่อเป็นไปได้ แม้ว่าคุณสามารถรวมหลักฐานการสนับสนุนไว้ในส่วนการค้นพบการอ้างอิงและต่อท้ายหลักฐานเมื่อการจัดแสดงในตอนท้ายของรายงานมักเป็นทางเลือกที่ดีกว่าเพราะจะไม่ขัดขวางการไหลของรายงาน ซึ่งรวมถึงถ้อยแถลงพยานภาพถ่ายอีเมลวิดีโอเอกสารและไฟล์สแกน
ข้อสรุป
จบรายงานด้วยย่อหน้าบรรยายหนึ่งย่อหน้าหรือมากกว่าที่คุณสรุปการสอบสวนและแนะนำวิธีการเดินหน้าต่อไปหากเหมาะสม สรุปควรรวมถึงคำแถลงการละเมิดและให้ข้อมูลที่เพียงพอที่ผู้อ่านเข้าใจถึงสิ่งที่ยืนยันการสอบสวนโดยไม่ต้องอ่านรายงานทั้งหมด ข้อเสนอแนะควรเป็นขั้นตอนดำเนินการที่สอดคล้องกับความรุนแรงของข้อกล่าวหาหลักฐานที่นำเสนอผลกระทบทางกฎหมายและจรรยาบรรณของคุณหรือนโยบายพฤติกรรมของพนักงาน
