วิธีเขียนจดหมายเพื่อขอรายงานประจำเดือน

รายงานรายเดือนมีค่าเป็นบันทึกเหตุการณ์และผลลัพธ์ในแผนกและเป็นการสนับสนุนธุรกิจโดยรวม ในการศึกษาพวกเขายังให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อความก้าวหน้าและผลลัพธ์ พวกเขาเป็นบันทึกที่สามารถเรียงเป็นเอกสารขนาดใหญ่เพื่อให้มุมมองโดยรวมสำหรับธุรกิจหรือวิทยาลัย

เขียนคำแนะนำเกี่ยวกับเรื่องที่ระบุว่าเหตุใดคุณจึงขอให้ส่งรายงานรายเดือน แสดงเหตุผลที่ดีว่าทำไมจึงต้องมีและผลงานที่พวกเขาจะทำเพื่อธุรกิจวิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัยโดยรวม

อธิบายถึงประโยชน์ที่ผู้รับจะได้รับเนื่องจากคนส่วนใหญ่คิดว่านี่เป็นงานพิเศษ รายงานรายเดือนอาจเป็นโอกาสที่จะยกย่องและแสดงให้เห็นว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นไปด้วยดี นอกจากนี้ยังอาจเป็นโอกาสที่จะกล่าวถึงบริเวณที่ต้องการการสนับสนุนหรือสิ่งที่ต้องการการติดตาม นอกจากนี้ยังสามารถรายงานความคืบหน้าของโครงการเฉพาะ เน้นความสำคัญของรายงานสำหรับการวางแผนและมุ่งเน้นความคิดของแต่ละบุคคลในความพยายามของแผนกของเขาหรือเขา

ให้วันที่และกำหนดเวลาสำหรับปีที่จะต้องมีการรายงานรายเดือน เน้นว่าทำไมพวกเขาต้องตรงต่อเวลาเนื่องจากพวกเขามักจะมีส่วนร่วมในรายงานขนาดใหญ่และสิ่งนี้อาจล่าช้าหากรายงานรายเดือนล่าช้า

ระบุเทมเพลตหากเป็นไปได้ที่มีประเด็นหลักที่คุณต้องการรวมอยู่ในรายงานรายเดือน สิ่งนี้ทำให้ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์และประหยัดเวลาได้ง่ายขึ้นในแต่ละเดือน พวกเขาสามารถเปลี่ยนแม่แบบเมื่อจำเป็น หรือให้แนวทางในจดหมายของคุณเพื่อช่วยผู้เขียนรายงาน แผนกที่แตกต่างกันจะให้ข้อมูลที่แตกต่าง - ตัวอย่างเช่นการเงินและการขายบางส่วน - ดังนั้นแม่แบบที่แตกต่างกันอาจจำเป็นต้องใช้ ขอให้ผู้เขียนรายงานแสดงรายการหมวดหมู่ในแผ่นงานแยก

แยกแต่ละส่วนของตัวอักษรออกเป็นย่อหน้า ให้เหตุผลว่าต้องใช้รายงานรายเดือนในย่อหน้าแรก อธิบายถึงประโยชน์ที่ผู้รับจะได้รับในครั้งที่สอง กล่าวถึงวันที่และกำหนดเวลาในวรรคสามหรือจัดหารายการแยกต่างหากพร้อมกับวันที่ พูดถึงแม่แบบหรือแนวทางในวรรคที่สี่ รวมหมายเหตุการชื่นชมในวรรคสุดท้ายสำหรับความช่วยเหลือของผู้รับ รัดกุมและน่ารื่นรมย์

เคล็ดลับ

การเขียนจดหมายธุรกิจต้องใช้ระเบียบบางอย่าง หากคุณเริ่มจดหมายด้วยชื่อของใครสักคนมันควรจะจบด้วย "ขอแสดงความนับถือ" หากคุณเริ่มต้นด้วย "Dear Sir or Madam" มันควรจะจบลง "ขอแสดงความนับถือ" ด้านล่างคำทักทายควรเป็นบรรทัดอ้างอิงหรือหัวข้อรายละเอียดในกรณีนี้คือ "รายงานรายเดือน"