มีสาเหตุหลายประการที่พนักงานอาจต้องการพิสูจน์ว่าเธอทำงานให้คุณได้ โดยปกติมันเป็นเพราะคนเช่นเจ้าของบ้านต้องการยืนยันว่าพนักงานของคุณมีงานและมีรายได้ที่มั่นคง พนักงานต่างประเทศอาจต้องมีหนังสือรับรองการได้รับวีซ่า การเขียนจดหมายไม่ซับซ้อนตราบใดที่คุณระมัดระวังไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับ
เทมเพลตและแบบฟอร์ม
ตรวจสอบว่าแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณมีเทมเพลตที่ได้มาตรฐานหรือไม่สำหรับจดหมายยืนยันตัวตน เป็นการปฏิบัติทั่วไปโดยเฉพาะที่ บริษัท ขนาดใหญ่ เทมเพลตทำให้การเขียนเร็วขึ้นและ HR ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับจดหมายที่พูดถึงสิ่งผิดปกติ หากจดหมายดังกล่าวมีคุณสมบัติพนักงานสำหรับผลประโยชน์ของรัฐบาลบางประเภทหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอาจมีแบบฟอร์มมาตรฐาน ขึ้นอยู่กับพนักงานที่จะนำแบบฟอร์มเข้ามาหลังจากนั้นให้คุณกรอกข้อมูล
ทำให้มันเป็นทางการ
จดหมายยืนยันไม่เป็นมิตรและไม่ใช่การเขียนเชิงสร้างสรรค์ เป็นธุรกิจที่บริสุทธิ์ดังนั้นส่งออกไปยังหัวจดหมาย บริษัท ของคุณเขียนในรูปแบบธุรกิจมาตรฐาน เซ็นชื่อเหมือนจดหมายธุรกิจอื่น ๆ บรรทัดเรื่อง - "การตรวจสอบการจ้างงานสำหรับ Jane Doe" - ช่วยให้ผู้รับทราบหัวข้อ ข้อความนี้เป็นที่ที่คุณบอกผู้รับว่า Jane Doe ทำงานให้คุณได้จริงและเงินเดือนของเธอถ้าจำเป็น เมื่อเขียนถึงการเข้าเมืองคุณอาจต้องระบุรายละเอียดว่าเธอทำงานให้คุณนานแค่ไหนและหน้าที่การงานของเธอคืออะไร
ทำตามกฏ
ตรวจสอบกับแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณไม่เพียง แต่เกี่ยวกับเทมเพลตที่มีอยู่ แต่ยังมีขั้นตอนที่คุณต้องทำ อาจเป็นกฎของ บริษัท ตัวอย่างเช่นก่อนที่คุณจะส่งข้อมูลพนักงานของใครบางคนพนักงานจะต้องอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จำกัด ตัวอักษรให้อยู่กับข้อเท็จจริงที่เปลือยเปล่าที่คุณขอ: หากจดหมายนั้นไม่ขอข้อมูลเงินเดือน หลีกเลี่ยงความคิดเห็นเกี่ยวกับบุคลิกภาพหรือการทำงานของพนักงานที่อาจกลับมากัดคุณได้
สิ่งที่ต้องระวัง
ตัวอักษรการตรวจสอบเป็นประจำ แต่การตัดสินใจที่สำคัญ - พนักงานของคุณได้รับพาร์ทเมนต์หรือนโยบายการประกันหรือไม่ - อาจบานพับกับพวกเขา อย่าเพิ่งทิ้งคำตอบ: รับข้อมูลเกี่ยวกับวันที่จ้างงานหรือเงินเดือนจากบันทึก บริษัท ของคุณก่อนที่จะใส่ลงในกระดาษ (พิสูจน์อักษรก่อนที่คุณจะส่งออกไปหรือให้ HR ทำเช่นนั้นการพิมพ์ผิด $ 50,000 เมื่อเงินเดือนของพนักงานของคุณคือ $ 60,000 อาจส่งผลต่อว่าเธอได้รับอพาร์ทเม้นท์หรือไม่
