การเตรียมการตรวจสอบประสิทธิภาพสำหรับพนักงานต้องการให้ผู้ตรวจสอบรวมข้อมูลเฉพาะไว้ในเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร หลีกเลี่ยงการพูดคลุมเครือหรือข้อความทั่วไปและความคิดเห็นส่วนตัวที่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ โดยการเก็บรักษาเอกสารการตรวจสอบประสิทธิภาพที่เฉพาะเจาะจงและชัดเจนมันจะกลายเป็นเอกสารที่มีประโยชน์ที่สามารถเก็บไว้ในไฟล์บุคลากรของพนักงานและอ้างถึงในระหว่างการตรวจสอบต่อไป
ใช้งานล่าสุดกาล
การเขียนในกาลที่ใช้งานเป็นกุญแจสำคัญในการเขียนรีวิวการปฏิบัติงาน เมื่อแสดงเป้าหมายสำหรับรอบระยะเวลาการตรวจสอบที่จะเกิดขึ้นให้เริ่มต้นแต่ละเป้าหมายด้วยคำกริยา การใช้ถ้อยคำนี้เรียกร้องให้พนักงานลงมือปฏิบัติและบอกเขาว่าต้องทำอะไร กริยากาลที่สำคัญที่ใช้ในการตรวจสอบประสิทธิภาพรวมถึง "สมบูรณ์" "สำเร็จ" และ "สร้าง" ตามเว็บไซต์ของ American Foreign Service Association การเขียนในรูปแบบที่ใช้งานอยู่ช่วยลดความเสี่ยงของความสับสนในเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เขียนไว้ในการประเมินประสิทธิภาพ
กำหนดคำสรรพนาม
หากคำสรรพนามจะถูกนำไปใช้ในการทบทวนการปฏิบัติงานตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นที่ชัดเจนว่าใครหรือสรรพนามหมายถึงอะไร เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้แน่ใจว่าคุณอ้างอิงกลุ่มบุคคลหรืองานโดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นของการทบทวนและใช้สรรพนามเท่าที่จำเป็นเพื่ออ้างอิงกลับไป หลีกเลี่ยงการใช้คำสรรพนามหลายคำในการตรวจสอบประสิทธิภาพเมื่อพวกเขาสามารถถูกแทนที่ด้วยชื่อกลุ่มหรือองค์กรที่เฉพาะเจาะจงที่สามารถอธิบายการทบทวนได้
ตัวเลขและตัวชี้วัด
ระบุเฉพาะเมื่อระบุเป้าหมาย มีความเฉพาะเจาะจงเช่นกันเมื่อกล่าวถึงความสำเร็จในช่วงระยะเวลาการตรวจสอบที่ผ่านมา อ้างถึงตัวเลขทุกครั้งที่ทำได้ อย่าใช้วลีทั่วไปเช่น "เหนือเป้าหมาย" โดยไม่ได้กำหนดว่าเป้าหมายคืออะไร การใช้เป้าหมายที่แม่นยำทำให้การตรวจสอบมีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจงและ จำกัด โอกาสในการเกิดความสับสนหากมีการอ้างอิงเมื่อพนักงานใช้สำหรับการเลื่อนตำแหน่งหรือหาการเพิ่ม ระบุตัวอย่างเฉพาะเมื่อระบุหมายเลขเหล่านี้ การบอกว่ามีคนดำเนินการในระดับ "สูงกว่าที่คาด" มีความแม่นยำน้อยกว่าการบอกว่าเธอ "เกินเป้าหมายของเขาที่ 20 รายงานเสร็จสมบูรณ์ในปีนี้โดยรายงานห้าฉบับซึ่ง 25 เปอร์เซ็นต์มากกว่าเป้าหมายที่ระบุไว้ของเธอ"
วันที่
ใช้วันที่ในการตรวจสอบประสิทธิภาพ วันที่เหล่านี้ควรอ้างอิงถึงโอกาสที่เฉพาะเจาะจงในช่วงระยะเวลาการตรวจสอบที่ผ่านมาเมื่อให้การตรวจสอบกับพนักงานของเธอพร้อมตัวอย่างเฉพาะของประสิทธิภาพเชิงบวกหรือเชิงลบ เมื่อตั้งเป้าหมายให้ระบุวันที่ที่ควรบรรลุเป้าหมาย ถ้ามันควรจะแล้วเสร็จก่อนที่จะสิ้นสุดระยะเวลาการตรวจสอบในปัจจุบันรวมถึงวันที่ระยะเวลาการตรวจสอบในปัจจุบันจะสิ้นสุด สิ่งนี้ช่วยชี้แจงเป้าหมายและทำให้พวกเขาเจาะจง
