การติดต่อทางธุรกิจจะไม่หยุดลงเมื่อมีการเซ็นสัญญา คุณอาจมีหลายโอกาสที่จะคุยเรื่องนี้ผ่านจดหมาย ตัวอย่างเช่นหากคุณมีสัญญากับมหาวิทยาลัยในฐานะอาจารย์ที่มีคุณสมบัติในการครอบครองคุณจะได้รับจดหมายโต้ตอบเพิ่มเติมอีกหลายชิ้นที่อ้างถึงสัญญาของคุณเช่นเมื่อผลประโยชน์ของคุณเริ่มต้นและเรื่องอื่น ๆ ที่คุณต้องพูดถึงเมื่อเริ่มต้น งาน. ในฐานะหัวหน้างานคุณอาจต้องเขียนจดหมายที่อ้างถึงสัญญาดั้งเดิมในลักษณะที่จะเตือนพนักงานหรือลูกค้าว่าเขาสามารถหาข้อมูลได้จากที่ไหน
บอกผู้รับถึงสิ่งที่เธอต้องการทราบจากนั้นดึงความสนใจของเธอไปยังสัญญาหรือพื้นที่ในสัญญาที่มีข้อมูลที่จำเป็น ตัวอย่างเช่น "ผลประโยชน์ของคุณจะเริ่มต้นสองสัปดาห์หลังจากวันที่เริ่มต้นของคุณตามที่ระบุไว้ในบรรทัด 5a ในหน้า 2 ของสัญญาของคุณ" คุณไม่ต้องการรูปแบบการอ้างอิงที่เป็นทางการเช่นสไตล์ American Psychological Association (APA) เพื่ออ้างอิงสัญญา เพียงอ้างถึงสัญญาที่เกี่ยวข้องและหมายเลขหน้า
พิจารณาหากคุณต้องการอ้างส่วนของสัญญาแทนการอ้างถึงเท่านั้น หากสัญญามีความยาวหรือซับซ้อนมากคุณควรอ้างอิงส่วนที่เกี่ยวข้องแล้วอธิบายว่าหมายเลขหน้าและหมายเลขส่วนใดของข้อมูลที่ตั้งอยู่
บอกผู้รับว่าคุณยินดีที่จะจัดหาสำเนาสัญญาอีกฉบับสำหรับการอ้างอิงของเขาหากเขาทำสำเนาของเขาหาย ให้ข้อมูลติดต่อของคุณแก่เขาเช่นที่อยู่อีเมลของคุณหรือหมายเลขโทรศัพท์หากเขามีคำถามหรือต้องการขอสำเนาสัญญาเพิ่มเติม
