แบบฟอร์มบริการสรรพากรภายใน W-9 ใช้เพื่อรับหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีสำหรับบุคคลหรือนิติบุคคล บริษัท ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อรับ TIN สำหรับผู้ขายรายใหม่ หลังจากได้รับแบบฟอร์ม IRS เริ่มต้น W-9 แล้ว บริษัท ไม่จำเป็นต้องขอรับแบบฟอร์มที่ปรับปรุงใหม่สำหรับผู้ขายที่จัดตั้งขึ้น ผู้ขายมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดหาแบบฟอร์ม W-9 ที่ทันสมัยหากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบางอย่าง
การอัพเดทข้อมูล W-9
ผู้ขายมีภาระหน้าที่ในการจัดหา บริษัท ด้วยแบบฟอร์มใหม่ W-9 หากชื่อหรือ TIN สำหรับการเปลี่ยนแปลงของผู้ขาย นอกจากนี้หากโครงสร้างธุรกิจของผู้ขายเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดด้านภาษีของตนควรมีการจัดเตรียมแบบฟอร์ม W-9 ใหม่
การใช้ W-9
กรมสรรพากรกำหนดให้ บริษัท ยื่นแบบฟอร์ม 1,099 เพื่อรายงานการชำระเงินแก่ผู้ขายบางรายที่เกิน $ 600 แบบฟอร์ม W-9 ช่วยให้มั่นใจได้ว่า บริษัท จะมีข้อมูลเพียงพอที่จะจัดทำแบบฟอร์ม 1,099 ในกรณีที่จำเป็น
แบบฟอร์มการทดแทน
กรมสรรพากรอนุญาตให้ บริษัท ใช้แบบฟอร์มของตัวเองมากกว่าแบบฟอร์ม W-9 ถ้ามันร้องขอข้อมูลที่คล้ายกันมาก ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจสร้างแบบฟอร์มการตั้งค่าผู้ขายของตนเองและส่งไปยังผู้ขายรายใหม่ทั้งหมด แบบฟอร์มนี้อาจรวมถึงข้อมูลผู้ขายเฉพาะสำหรับ บริษัท เช่นเดียวกับข้อมูลที่มีอยู่ในแบบฟอร์ม W-9
แบบฟอร์มข้อมูล W-9
แบบฟอร์ม W-9 ร้องขอชื่อผู้ขายที่อยู่ทางไปรษณีย์การจำแนกประเภทภาษีและหมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขประจำตัวนายจ้าง แบบฟอร์ม W-9 หรือสินค้าทดแทนที่เทียบเท่าต้องกำหนดให้ผู้ขายรับรองว่าหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ให้ไว้นั้นถูกต้องว่าผู้ขายเป็นพลเมืองของสหรัฐอเมริกาและผู้ขายไม่ต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง
บทลงโทษ
หาก บริษัท ขอแบบฟอร์ม W-9 จากผู้ขายและผู้ขายไม่ปฏิบัติตามผู้จัดจำหน่ายอาจถูกลงโทษจำนวน $ 50 เว้นแต่ความล้มเหลวเกิดจากสาเหตุที่สมเหตุสมผลมากกว่าความประมาทโดยเจตนา ผู้ขายอาจได้รับโทษทั้งทางแพ่งและทางอาญาหากมีการให้ข้อมูลเท็จ
