ไม่ว่าธุรกิจใดจะขยายสินเชื่ออย่างระมัดระวังจะมีลูกค้าบางรายที่ไม่ชำระค่าใช้จ่าย หนี้สูญนี้จะต้องถูกตัดออกจากธุรกิจเป็นผลขาดทุนและการลดลงของลูกหนี้การค้าและเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเนื่องจากหนี้จะไม่ถูกเก็บรวบรวม วิธีการตั้งค่าเผื่อหลักการบัญชีที่ยอมรับกันโดยทั่วไป (GAAP) ช่วยให้ บริษัท สามารถประเมินและตัดหนี้สูญได้ ตาม Michael C. Dennis, MBA, CBF“ ภายใต้วิธีการตั้งค่าเผื่อหนี้สูญจะมีการประมาณการและบันทึกเพื่อให้ตรงกับรายได้และค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่กำหนดซึ่งตรงกับหลักการจับคู่”
ใช้วิธีการตั้งค่าเผื่อแบบ GAAP ซึ่งคิดตามอัตราร้อยละของยอดขายเพื่อประมาณจำนวนหนี้เสียที่จะเรียกเก็บไม่ได้ในระหว่างปีบัญชีปัจจุบัน วิธีคำนวณงบกำไรขาดทุนนี้ง่ายมากในการคำนวณ ใช้ยอดขายปีปัจจุบันของ บริษัท และคูณตัวเลขนี้ด้วยอัตราหนี้ค้างชำระของ บริษัท ในอดีต ตัวอย่างเช่นสมมติว่ายอดขายของ บริษัท ในระหว่างปีปัจจุบันเท่ากับ 2,500,000 ดอลลาร์และค่าเฉลี่ยในอดีตสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถเรียกเก็บหนี้ได้สำหรับหนี้สูญคือ 3 เปอร์เซ็นต์ของยอดขายทั้งหมดต่อปี จากนั้นคุณจะคูณยอดขายของปีปัจจุบันด้วยจำนวนหนี้ที่ไม่สามารถเรียกคืนได้: $ 2,500,000 x 3% = $ 75,000
ประมาณจำนวนหนี้เสียสำหรับปีบัญชีปัจจุบันโดยใช้อัตราร้อยละของยอดรวมลูกหนี้ นี่คือวิธีงบดุล บริษัท บางแห่งสันนิษฐานว่าร้อยละในอดีตหรืออุตสาหกรรมของลูกหนี้คงค้างจะไม่สามารถเรียกคืนได้ หาก บริษัท รับรู้ว่าในอดีต บริษัท ไม่สามารถรวบรวม 6% ของยอดลูกหนี้คงค้างได้ บริษัท จะใช้เปอร์เซ็นต์นี้สำหรับการประมาณการปีปัจจุบันเช่นกัน ตัวอย่างเช่นหากลูกหนี้ปัจจุบันของ บริษัท เท่ากับ $ 425,000 และค่าเฉลี่ยของหนี้สูญที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้ในอดีตคือร้อยละ 6 บริษัท จะคูณลูกหนี้ปัจจุบันด้วยค่าเฉลี่ยในอดีตของหนี้เสียที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้: 6% x $ 425,000 = $ 25,000
ใช้การวิเคราะห์อายุของวิธีการบัญชีลูกหนี้ (หรือที่เรียกว่าวิธีงบดุล) เพื่อประเมินจำนวนหนี้เสียที่จะไม่สามารถเรียกเก็บได้ในระหว่างปีบัญชีปัจจุบัน วิธีการบัญชี GAAP นี้ถูกพิจารณาว่ามีความซับซ้อนและถูกต้องมากกว่าวิธีร้อยละของลูกหนี้ ภายใต้วิธีการตั้งค่าเผื่อนี้ บริษัท จะใช้อัตราร้อยละที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับประสบการณ์ที่ผ่านมาสำหรับหมวดหมู่อายุต่างๆ ตัวอย่างเช่น บริษัท จะถือว่าสิ่งต่อไปนี้: 0-30 วันที่ผ่านมาเนื่องจากปัจจุบันบัญชีลูกหนี้ = $ 50,000 และค่าเฉลี่ยในอดีตสำหรับหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้สำหรับช่วงเวลานี้คือ 5 เปอร์เซ็นต์ จากนั้นจำนวนหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้สำหรับช่วงเวลานี้คือ $ 2,500: $ 50,000 x 5% = $ 2,500 สำหรับบัญชีที่มีอายุ 31-60 วันเนื่องจากลูกหนี้ปัจจุบัน = $ 40,000 และค่าเฉลี่ยในอดีตสำหรับหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้ในช่วงเวลานี้คือ 5 เปอร์เซ็นต์จากนั้นจำนวนหนี้ที่ไม่สามารถเรียกคืนได้ในช่วงเวลานี้จะเท่ากับ $ 2,000: $ 40,000 x 5% = $ 2,000 สำหรับบัญชีที่ครบกำหนด 61-90 วันที่ผ่านมา (ลูกหนี้ปัจจุบัน = 2,650 $ และค่าเฉลี่ยในอดีตสำหรับหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้สำหรับช่วงเวลานี้คือ 10 เปอร์เซ็นต์จากนั้นจำนวนหนี้ที่ไม่สามารถเรียกคืนได้ในช่วงเวลานี้คือ $ 265: $ 2,650 x 10% = $ 265 จำนวนเงินโดยประมาณทั้งหมดสำหรับหนี้สูญที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้สำหรับปีปัจจุบันคือ $ 4,765: $ 2,500 + $ 2,000 + $ 265 = $ 4,765
บันทึกค่าใช้จ่ายบัญชีที่ไม่สามารถประมาณการได้ นี่คือประมาณการหนี้สูญที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้สำหรับปีปัจจุบัน บริษัท จะสร้างค่าเผื่อที่เกี่ยวข้องสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถเรียกคืนได้ (บัญชีสินทรัพย์นี้จะหักกลบยอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้) ในบัญชีแยกประเภทเมื่อ บริษัท ประเมินจำนวนหนี้สูญที่ไม่สามารถเรียกเก็บสำหรับปีปัจจุบันโดยใช้อัตราร้อยละของยอดขายร้อยละของยอดลูกหนี้หรือการวิเคราะห์อายุของวิธีการบัญชีลูกหนี้ บริษัท ต้องบันทึกข้อมูลนี้ลงใน วารสาร. บริษัท เพียงแค่นำหนี้สูญที่คาดการณ์และหักจำนวนเงินค่าใช้จ่ายบัญชีที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้และเครดิตค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้ ตัวอย่างเช่นสมมติว่า บริษัท คาดการณ์ว่าจะไม่สามารถรวบรวมเงินได้จำนวน $ 10,000 สำหรับปีปัจจุบัน รายการบันทึกประจำวันจะมีลักษณะเช่นนี้:
ค่าใช้จ่ายบัญชีที่ไม่สามารถหักได้ - $ 10,000 (เดบิต)
ค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถรวบรวมได้ - $ 10,000 (เครดิต)
ตัดบัญชีส่วนบุคคลที่ถือว่าไม่สามารถเรียกคืนได้ เมื่อ บริษัท ได้พิสูจน์แล้วว่าจะไม่สามารถเรียกเก็บเงินที่เป็นหนี้จากลูกหนี้รายบุคคลได้อย่างแน่นอนพวกเขาจะต้องตัดยอดเงินที่ค้างชำระลงในสมุดรายวัน ในกรณีนี้จำนวนเงินที่จะถูกตัดออกไม่ได้เป็นค่าประมาณ แต่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าไม่สามารถเรียกคืนได้ บริษัท จะเครดิตค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้และตัดบัญชีลูกหนี้ ตัวอย่างเช่นหากลูกหนี้รายใดเป็นหนี้ $ 1,500 และไม่สามารถชำระคืนได้ในระหว่างปีบัญชีปัจจุบันรายการบันทึกรายวันจะมีลักษณะดังนี้:
ค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถรวบรวมได้ - $ 1,500 (เดบิต)
ลูกหนี้การค้า - $ 1,500 (เครดิต)
รายการตัดจำหน่ายนี้จะลดทั้งค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้และลูกหนี้ที่เกี่ยวข้องและไม่มีผลกระทบต่องบกำไรขาดทุน และไม่มีผลกระทบต่อมูลค่าสุทธิที่รับรู้ (NRV) ของลูกหนี้ - จำนวนเงินที่ถือว่าเรียกเก็บได้หลังจาก บริษัท ได้ประเมินจำนวนเงินที่จะเรียกคืนไม่ได้: ลูกหนี้ = ค่าประมาณหนี้สูญที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้ ตัวอย่างเช่นหากบัญชีลูกหนี้ = $ 200,000 และค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถรวบรวมได้ = $ 20,000 ก่อนการตัดบัญชี NRV จะเท่ากับ $ 180,000: $ 200,000 - $ 20,000 = $ 180,000 ถ้า $ 1,500 ถูกตัดออกเป็น uncollectible NRV จะยังคงเป็น $ 180,000 เพราะ บริษัท จะลดลูกหนี้ทั้งสองลง $ 1,500 ($ 200,000 - $ 1,500 = $ 198,500) และค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่เก็บไม่ได้โดย $ 1,500 ($ 20,000 - $ 1,500 = $ 18,500; $ 18,500 = $ 180,000)
กลับรายการตัดบัญชีหากยอดรวมหรือบางส่วนของหนี้ที่ถูกตัดจำหน่ายได้รับการกู้คืนและบันทึกเงินสดที่รวบรวมไว้ บางครั้ง บริษัท สามารถรวบรวมบัญชีที่ถูกตัดออกไปก่อนหน้านี้ ในกรณีนี้จะต้องบันทึกรายการเพื่อแสดงการกู้คืน กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับสองขั้นตอน: (1) กลับรายการตัดจำหน่ายและ (2) บันทึกการเก็บเงินสดในบัญชี ตัวอย่างเช่นหากมีการรวบรวม $ 1,000 เมื่อการตัดจำหน่ายครั้งก่อนแล้ว บริษัท จะกลับรายการที่บันทึกไว้ในเวลาที่มีการตัดจำหน่าย ในกรณีนี้ลูกหนี้จะได้รับเครดิตและค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถเรียกคืนได้จะถูกหักบัญชี:
ลูกหนี้การค้า - $ 1,000 (เดบิต)
ค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่ไม่สามารถเก็บได้ - $ 1,000 (เครดิต)
บริษัท จะบันทึกเงินสดที่ได้รับโดยการหักบัญชีเงินสดและการเครดิตบัญชีลูกหนี้
เงินสด - บัญชี $ 1,000 (เดบิต) - $ 1,000 (เครดิต)
ในรายการเหล่านี้อาจดูเหมือนว่าค่าเผื่อสำหรับบัญชีที่เก็บไม่ได้จะเพิ่มขึ้น แต่ก็สันนิษฐานว่าบัญชีอื่นอาจพิสูจน์ได้ว่าจะไม่สามารถเก็บได้ในอนาคตดังนั้นประมาณการโดยรวมของหนี้สูญที่ไม่สามารถเก็บได้จะยังคงเหมือนเดิม
เคล็ดลับ
-
เพื่อลดความสูญเสีย บริษัท ควรขยายเครดิตหลังจากได้รับการอ้างอิงและคะแนนเครดิตที่เหมาะสม
การเตือน
ลูกหนี้ที่ค้างชำระนานกว่านั้นมีโอกาสน้อยที่จะได้รับเงิน
