วิธีการเขียนจดหมายปฏิเสธ

การถ่ายทอดข่าวร้ายนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายโดยเฉพาะถ้าคุณเกลียดคนที่น่าผิดหวัง อย่างไรก็ตามในบางช่วงเวลาในอาชีพของคุณคุณอาจต้องเขียนจดหมายปฏิเสธเพื่อแจ้งผู้สมัครว่าการทาบทามงานของเขาไม่สำเร็จ ด้วยวิธีการที่เหมาะสมคุณสามารถเขียนจดหมายที่ส่งข่าวร้าย แต่ยังคงสุภาพ

เริ่มจดหมายขอบคุณผู้สมัครสำหรับเวลาของเขา จดหมายควรเริ่มต้นด้วย“ Dear Mr. or Mrs …” และกล่าวขอบคุณในนามขององค์กร

ระบุการปฏิเสธอย่างชัดเจนดังนั้นจึงไม่มีความสับสนเกิดขึ้นกับผู้รับ อย่าใช้คำพูดในเชิงบวกเพื่อเริ่มประโยคเชิงลบ ตัวอย่างเช่น "เราประทับใจมากกับเรซูเม่ของคุณ แต่เสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่าคุณไม่มีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่ง" ชัดเจนและรัดกุมดังนั้นผู้รับรู้ว่าคุณหมายถึงอะไร อย่าทำให้ตัวอักษรยาวเกินกว่าที่ควรจะเป็น ทำลายข่าวร้ายโดยเร็วที่สุดในขณะที่เหลือความสุภาพ

อธิบายเหตุผลของการตัดสินใจ อาจมีการกรอกข้อมูลงานแล้วหรือมีข้อผิดพลาดในเอกสารแอปพลิเคชัน การให้เหตุผลในการปฏิเสธเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการช่วยผู้สมัครในการปรับปรุงโอกาสในการประสบความสำเร็จในอนาคตหรือหากคุณต้องการชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดที่แก้ไขได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตามบาง บริษัท หรือบุคคลมีเหตุผลเชิงโวหาร นี่เป็นตัวเลือกเพื่อหลีกเลี่ยงการบอกความจริง ตัวอย่างเช่นหากบุคคลนั้นมาสายในการสัมภาษณ์หรือดูเหมือนว่ามีสุขอนามัยไม่ดีคุณควรใช้วาทศาสตร์แทนที่จะอธิบายเหตุผลที่แท้จริง

ปิดจดหมายด้วยประโยคที่สุภาพและบันทึกความปรารถนาดี ตัวอย่างเช่น "เราขอขอบคุณเวลาและความพยายามของคุณตลอดกระบวนการสัมภาษณ์" ขอให้ผู้สมัครที่ดีที่สุดในอนาคตและสนับสนุนให้ลองอีกครั้ง อย่าทำให้ตอนจบยาวและเสี่ยงต่อการดูไม่จริงใจ