การบอกลาไม่ใช่เรื่องง่ายไม่ว่าจะเป็นความสัมพันธ์ส่วนตัวหรืออาชีพที่คุณออกเดินทาง แต่เมื่อคุณแยกทางกับลูกค้าไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องมีเจตนาโปร่งใสและมีไหวพริบเมื่อคุณแบ่งปันข่าว ลูกค้าของคุณมีบทบาทสำคัญในธุรกิจของคุณและคุณควรปฏิบัติต่อพวกเขาเช่นนี้
สร้างจดหมายที่มีความหมาย
การเขียนจดหมายอำลาถึงลูกค้าไม่จำเป็นต้องยุ่งยาก แต่จะต้องทำในเวลาที่เหมาะสม พวกเราหลายคนรีบเร่งในตอนจบเพราะกลัวอารมณ์ที่จะเกิดขึ้นหรือพวกเขาวางแผนไม่ดีหรือข้ามไปทั้งหมดเมื่อเราก้าวไปข้างหน้าในทิศทางของเราเอง มันไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น ทำเครื่องหมายโอกาสและให้เกียรติกับบทบาทที่ลูกค้าของคุณเล่นในธุรกิจของคุณ
รู้จักผู้อ่านของคุณ
อาจดูเหมือนชัดเจน แต่สิ่งสำคัญคือต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับเหตุผลในการติดต่อกับลูกค้า คุณกำลังจะออกไปทำธุรกิจ? คุณจะเกษียณหรือไม่ หรือคุณกำลังขจัดลูกค้า "ปัญหา" ออกจาก บริษัท ของคุณ? คุณมีความสัมพันธ์ที่เป็นทางการกับลูกค้าของคุณมากขึ้นหรือไม่ ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ชี้นำและความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขาจะช่วยให้คุณกำหนดวิธีการเขียนด้วยเสียงที่เหมาะสมกับปัญหาที่อยู่ในมือ
ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนจดหมายอำลากลุ่มลูกค้าที่ไม่พึงประสงค์คุณสามารถใช้สิ่งที่เรียกว่าวิธีแพะรับบาปซึ่งจะบอกคุณ
จงรวบรัด แต่อบอุ่น
โอกาสที่จดหมายของคุณจะส่งผลกระทบต่อลูกค้าของคุณ เมื่อคุณเขียนจดหมายให้คิดถึงข้อความของคุณ ใช้ภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม แต่ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรและเข้าถึงได้ คุณกำลังถ่ายทอดข้อมูลไปยังลูกค้าของคุณและเป็นสิ่งสำคัญที่จะรวบรัดมากที่สุด ไม่ต้องการคำอธิบายที่ยาวพร้อมรายละเอียด
อย่าฝังข่าว
ในความสัมพันธ์ทางวิชาชีพวรรคหนึ่งของจดหมายจากลูกค้าอำลาควรระบุอย่างชัดเจนว่าความสัมพันธ์กับลูกค้ากำลังถูกยกเลิกระยะเวลาและสถานะของการบริการที่ตกลงกันไว้ในสัญญาหรือข้อตกลงที่ออกก่อนหน้านี้ โดยการทำเช่นนี้คุณจะตั้งเสียงและทำให้การติดต่อของคุณชัดเจน การพยายามเลิกจ้างหรือฝังข่าวร้ายจะสร้างความสับสนให้กับลูกค้าเท่านั้น
เตรียมลูกค้าของคุณสำหรับการเปลี่ยนแปลง
ในกรณีที่คุณกล่าวคำอำลากับลูกค้าเพราะคุณกำลังลาออกจาก บริษัท โปรดบอกให้ชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป ลูกค้าควรมีความเข้าใจที่ดีในตอนท้ายของจดหมายว่าทำไมคุณถึงออกเดินทาง, ไทม์ไลน์ของคุณและสิ่งที่พวกเขาสามารถคาดหวังได้ รวมถึงวิธีการที่ลูกค้าของคุณจะติดต่อ บริษัท ของคุณและแจ้งให้ทราบขั้นตอนต่อไป
การเขียนจดหมายลาถึงลูกค้าของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นประสบการณ์เชิงลบ ที่จริงแล้วมันสามารถเพิ่มความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพของคุณ ทำให้มันง่ายกระชับและชัดเจนและมีโอกาสการกระทำของคุณจะได้รับการชื่นชม
