ในการจัดการสำนักงานด้านหน้าด้านการแพทย์อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะเป็นคลินิกขนาดเล็กหรือคลินิกขนาดใหญ่ต้องมีขั้นตอนที่ชัดเจนและชัดเจนซึ่งจะต้องได้รับการพัฒนาและนำไปปฏิบัติ ขั้นตอนสำนักงานควรเน้นถึงหน้าที่ของพนักงานหลายคนเช่นการอธิบายว่าพนักงานต้อนรับควรทำอย่างไรเมื่อสำนักงานเปิดและปิด คุณควรเข้าใจว่าสำนักงานแพทย์ทำงานเพื่อปรับกระบวนการให้เหมาะสมอย่างไร
ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ
ขั้นตอน Office ควรสื่อถึงวิธีการโต้ตอบกับลูกค้า หัวข้อที่เกี่ยวข้องรวมถึงการทักทายลูกค้ามาตรฐาน (เช่นด้วยตนเองและทางโทรศัพท์) การจัดการที่ไม่พอใจหรือโกรธลูกค้าการรักษาความลับของลูกค้า (เช่นข้อบังคับ HIPAA) เช่นเดียวกับการตั้งค่าการนัดหมายและการแจ้งเตือน ทักษะการบริการลูกค้าที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับพนักงานสำนักงานแพทย์ส่วนใหญ่ ดังนั้นขั้นตอนควรแยกความแตกต่าง "ดี" จากการบริการลูกค้า "ไม่เพียงพอ" ขั้นตอนมาตรฐานในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉินหรือภัยธรรมชาติเช่นไฟไหม้หรือน้ำท่วมเป็นสิ่งจำเป็น จัดทำคู่มือพนักงานแยกต่างหากเพื่อหารือเกี่ยวกับนโยบายเกี่ยวกับการแต่งกายการเข้าร่วมการล่วงละเมิดทางเพศเงินเดือนการลาพักร้อนและผลประโยชน์
ประวัติ
สำนักงานแพทย์ที่ประสบความสำเร็จสามารถจัดการบันทึกผู้ป่วยได้อย่างมีประสิทธิภาพ ควรสำรองขั้นตอนการสำรองข้อมูลสำหรับสำนักงานไร้กระดาษ (เช่นข้อมูลผู้ป่วยที่เก็บไว้ออนไลน์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์) คู่มือแผนกต้อนรับส่วนหน้าจำเป็นต้องอธิบายวิธีการสร้างปรับปรุงและจัดเก็บบันทึกลูกค้า คู่มือควรมีขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการบันทึกที่ไม่ได้ใช้งานเช่นเมื่อผู้ป่วยย้าย อีกแง่มุมที่สำคัญเกี่ยวข้องกับปฏิทินแพทย์ ตัวอย่างเช่นโดยกำหนดเวลาผู้ป่วยสองรายในแต่ละชั่วโมงแพทย์อาจมีเวลาว่าง 20 ถึง 30 นาที ขั้นตอนควรอธิบายวิธีการกำหนดจำนวนผู้ป่วยที่เหมาะสมในแต่ละชั่วโมงและรายวัน ขั้นตอนต่าง ๆ อาจเป็นวิธีมาตรฐานในการกำหนดห้องสอบ
การเรียกเก็บเงิน
ขั้นตอนของสำนักงานแพทย์ด้านหน้าควรมีรายละเอียดวิธีการเก็บเงินจากผู้ป่วย หากผู้ป่วยใช้ประกันขั้นตอนควรอธิบายข้อมูลที่จำเป็นในการตรวจสอบการประกันและเพื่อรวบรวมการชำระเงินร่วมหากจำเป็น ขั้นตอนควรอธิบายว่าจะรับเงินก่อนหรือหลังการเยี่ยมชมเมื่อผู้ป่วยจ่ายเงินออกจากกระเป๋าหรือไม่ อธิบายขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อขอรับเงินชดเชยค่าประกันในเวลาที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นอธิบายว่าใครจะเป็นผู้กำหนดรหัสหรือระบุขั้นตอนทางการแพทย์สำหรับบันทึกผู้ป่วยรวมถึงการเรียกเก็บเงิน ขั้นตอนควรระบุวิธีจัดการกับบัญชีที่ครบกำหนดชำระในอดีตเช่นบัญชีที่ค้างชำระเป็นเวลา 6 เดือนหรือ 1 ปี
