ในขณะที่เนื้อหาของจดหมายมีความสำคัญการใช้รูปแบบที่ถูกต้องในจดหมายธุรกิจกำหนดเสียงระดับมืออาชีพสำหรับการโต้ตอบ จดหมายที่มีรูปแบบที่ถูกต้องแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของผู้ส่งและความรู้ในการดำเนินธุรกิจ เมื่อมีสองลายเซ็นบนจดหมายธุรกิจผู้ส่งมีตัวเลือกสำหรับการจัดรูปแบบบรรทัดลายเซ็น
การจัดรูปแบบลายเซ็นบรรทัด
บล็อกลายเซ็นบนจดหมายธุรกิจมีชื่อชื่อและที่ทำงานของผู้ลงนาม ผู้ส่งสามารถวางบล็อกลายเซ็นสองบล็อกบนตัวอักษรด้านข้างหรือด้านล่างอื่น ๆ บล็อกเริ่มต้นสี่หรือห้าบรรทัดด้านล่างปิดของตัวอักษรบนระยะขอบด้านซ้าย เมื่อทำการฟอร์แมทบล็อกลายเซ็นเคียงข้างกันให้เริ่มต้นอันแรกที่ขอบด้านซ้ายและบล็อคที่สองที่อยู่ตรงกลางของเอกสาร เมื่อใช้รูปแบบอื่นให้เริ่มบล็อกแรกบนระยะขอบด้านซ้ายและบล็อกลายเซ็นที่สองสี่บรรทัดด้านล่างบรรทัดแรก ผู้ส่งแต่ละคนลงนามในจดหมายด้านบนบล็อกลายเซ็นของเขา
