ธุรกิจจำนวนมากทั้งขนาดเล็กและใหญ่ใช้บัตรเครดิตที่ บริษัท ออกให้เพื่อให้พนักงานซื้อสินค้าเล็ก ๆ หรือชำระค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เพื่อลดความเป็นไปได้ในทางที่ผิดควรมีการสื่อสารนโยบายที่กำหนดไว้อย่างดีสำหรับการใช้บัตรให้กับพนักงานและหัวหน้างานของพวกเขา นโยบายเหล่านี้ควรแก้ไขปัญหาต่าง ๆ เช่นการใช้งานที่เหมาะสมความปลอดภัยข้อ จำกัด และขั้นตอนการตรวจสอบ
ความรับผิดชอบของผู้ถือบัตร
พนักงานที่ได้รับเลือกให้รับบัตรเครดิตทางธุรกิจจะต้องรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของบัตรรวมถึงความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท ความรับผิดชอบนี้ควรรวมถึงการรักษาการ์ดไว้ในที่ปลอดภัยปกป้องหมายเลขประจำตัวของบัตรและการตรวจสอบคำแถลงเกี่ยวกับการฉ้อโกง ไม่ควรใช้บัตรเครดิตของ บริษัท นอกเหนือจากผู้ถือบัตร ควรรายงานบัตรที่สูญหายหรือถูกขโมยไปยัง บริษัท ผู้ออกบัตรและ บริษัท โดยเร็วที่สุด
ข้อ จำกัด การใช้จ่าย
บัตรเครดิตของ บริษัท ควรมีขีด จำกัด การใช้จ่ายตามความต้องการที่คาดหวังของพนักงาน ควรมีการสื่อสารข้อ จำกัด เหล่านี้กับพนักงานเมื่อออกและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด พนักงานควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการใช้งานไม่เกินขีด จำกัด นี้หรือต้องเสียค่าปรับหรือค่าธรรมเนียมเกินขีด จำกัด ไม่ควรใช้บัตรเครดิตของ บริษัท สำหรับการเบิกเงินสดล่วงหน้า
การรายงานการใช้งาน
พนักงานควรรับผิดชอบต่อรายงานการใช้งานปกติต่อหัวหน้างานที่ได้รับมอบหมายรายงานเหล่านี้ควรมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลใบเสร็จรับเงินดั้งเดิมและรหัสบัญชี บริษัท ที่เหมาะสม ข้อมูลนี้ควรแนบมากับใบแจ้งยอดรายเดือนที่เกี่ยวข้องและส่งมาพร้อมเวลาเพียงพอเพื่อหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า
การใช้งานส่วนบุคคล
ยกเว้นในกรณีที่เป็นส่วนหนึ่งของแพคเกจค่าตอบแทนพนักงานไม่อนุญาตให้ใช้งานส่วนบุคคลของบัตรเครดิตของ บริษัท การใช้งานส่วนบุคคลควรถูกกำหนดเป็นค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินธุรกิจหรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง การใช้งานส่วนบุคคลในสถานการณ์ฉุกเฉินควรต้องการคำอธิบายเพิ่มเติมและชำระคืนให้กับ บริษัท ทันที
ตรวจสอบการใช้งาน
ควรทบทวนการใช้บัตรเครดิตของพนักงานเป็นประจำ การตรวจสอบนี้ควรดำเนินการโดยทั้งหัวหน้างานของพนักงานและสมาชิกฝ่ายบัญชีธุรกิจ หัวหน้างานของพนักงานควรรับผิดชอบในการพิจารณาการใช้งานตามความเหมาะสมและเหมาะสมกับความรับผิดชอบงานของพนักงาน ฝ่ายบัญชีควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินและเครดิตดำเนินการอย่างถูกต้องและไม่เกินขีด จำกัด การใช้งาน
